Hướng dẫn chi tiết các bước làm hồ sơ dự thầu chuẩn nhất

1. Đôi nét về hồ sơ dự thầu

Hồ sơ dự thầu là một trong những hồ sơ chuyên biệt dùng để tham gia đấu thầu dự án, hồ sơ dự thầu khá phổ biến trong ngành xây dựng. Hồ sơ dự thầu là giấy tờ quan trọng, nó bao gồm toàn bộ những tài liệu do nhà thầu và nhà đầu tư lập ra, và những tài liệu giấy tờ này sẽ được nộp cho bên mời thầu theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu. Vậy bạn đã biết làm các hồ sơ dự thầu chưa? Nội dung sau đây sẽ đưa ra các bước làm hồ sơ dự thầu một cách chi tiết và đầy đủ nhất, giúp bạn hoàn thiện hồ sơ dự thầu một cách dễ dàng, hãy cùng tìm hiểu nhé.

2. Các bước làm hồ sơ dự thầu

Để hoàn thiện hồ sơ dự thầu bạn cần phải thực hiện 6 bước sau đây:

2.1. Đọc hiểu hồ sơ mời thầu và bản vẽ kỹ thuật thi công

Thường hồ sơ dự thầu xuất hiện trong ngành xây dựng nên bước đều tiên để làm hồ sơ dự thầu bạn cần phải đọc hiểu hồ sơ mời thầu và bản vẽ kỹ thuật thi công.

Những thông tin bạn cần tìm hiểu đó là những thông tin về hồ sơ mời thầu, nắm được những điều kiện kiên quyết của hồ sơ mời thầu. Đây là những thông tin quan trọng mà bạn cần phải tìm hiểu khi lập hồ sơ dự thầu.

Xem thêm: Việc làm nhân viên hồ sơ thầu

Ví dụ như: Điều kiện về doanh thu trung binh trong 2 năm của công ty phải hơn 10 tỷ, nếu những hồ sơ dự thầu mà không đáp ứng được điều kiện này đồng nghĩa với việc hồ sơ dự thầu sẽ bị loại.

Không chỉ vậy việc đọc hiểu hồ sơ mời thấy còn giúp bạn nắm được những nội dung quan trọng trong hồ sơ mời thầu, từ đó sẽ biết được mình cần phải làm những gì, cần xử lý những gì?

Một số nội dung quan trọng trong hồ sơ mời thầu bạn cần phải nắm chắc là:

- Các yêu cầu về tài chính, đây là một nội dung quan trọng cần nắm chắc.

- Các yêu cầu về kinh nghiệm nhà thầu và năng lực

- Các yêu cầu về máy móc thiết bị cũng như nhân lực.

- Các biểu mẫu dự thầu.

- Các yêu cầu về giải pháp kỹ thuật.

- Bảng khối lượng mời thầu.

2.2. Lập hồ sơ pháp lý dự thầu

Sau khi đã đọc hiểu hồ sơ mời thầu và bản vẽ kỹ thuật thi công thi bước tiếp theo bạn cần làm đó chính là lập hồ sơ pháp lý dự thầu.

Hồ sơ pháp lý dự thầu gồm những nội dung cơ bản sau đây:

- Đơn dự thầu: Đối với đơn dự thầu người lập cần phải thực hiện theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu, có thể bào gồm đơn dự thầu tài chính và đơn dự thầu kỹ thuật.

- Bảo lãnh dự thầu: Bao gồm giá trị bảo lãnh, thời gian, mẫu biểu theo ngân hàng hay theo mẫu biểu của hồ sơ mời thầu, những giấy tờ thông tin này đều làm theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu.

- Thỏa thuận liên doanh: Lập theo hồ sơ mời thầu, nếu hồ sơ dự thầu bao gồm 2 liên doanh trở lên.

- Giấy ủy quyền nếu có.

- Một số hồ sơ năng lực của công ty như: Quyết định thành lập công ty, báo cáo tài chính, báo cáo thuế và một số giấy tờ khác.

- Hồ sơ kinh nghiệm: Chuẩn bị các hợp đồng tương tự để thể hiện công ty bạn có kinh nghiệm trong lĩnh vực này.

Ngoài ra bạn cần chuẩn bị một số thông tin về năng lực tài chính để thi công gói thầu, vật tư thiết bị thực hiện gói thầu, nhân lực thực hiện gói thầu.. Trên đây là những thông tin cơ bản nhất bạn cần chuẩn bị, toàn bộ những thông tin trên bạn cần phải phô tô công chức hoặc cũng có thể chuẩn bị bản gốc nếu có yêu cầu của hồ sơ mời thầu. Người lập cần phải tập hợp những giấy tờ trê theo bộ có danh mục cụ thể để tiện theo dõi.

Tìm hiểu thêm: Việc làm trưởng phòng đấu thầu

2.3. Lập giá dự thầu

Lập giá dự thầu cũng là một trong những bước quan trọng của hồ sơ dự thầu, giá dự thầu là căn cứ để cạnh tranh với những nhà thầu khác. Giá dự thầu quyết định bạn có trúng thầu hay không.

- Người lập cần phải tìm hiểu kỹ thông tin, liệt kê các chi phí một cách chi tiết nhất, dưới đây là một số chi phí cần liệt kê trong quá trình lập bảng giá dự thầu hãy cùng tìm hiểu nhé.

- Chi phí bảo dưỡng, mũ sắm trang thiết vật tư.

- Chi phí bến bãi vật tư.

- Chi phí chuyển giao công nghệ và chi phí đào tạo nhân lực.

- Chi phí vật liệu.

- Chi phí thi công, lắp đặt, hiệu chính thiết bị.

- Và một số chi phí vật liệu khác bạn cần phải liệt kê một cách chi tiết và đầy đủ nhất khi lập giá dự thầu.

Việc lập bảng chi phí giá dự thầu người lập không được để giá quá cao cũng không được để giá quá thấp. Nếu quá cao cơ hội trúng thầu rất khó còn nếu để giá thấp thì lợi nhuận khi tham gia lại không có. Chính vì vậy mà bạn cần phải cân nhắc thật kỹ khi làm giá. Bạn cần phải phân tích thật kỹ năng lực và nguồn lực của doanh nghiệp để có được những bảng giá phù hợp.

2.4. Lập biện pháp thi công

Lập biện pháp thi công bao gồm bản vẽ biện pháp thi công và thuyết minh biện pháp thi công.

Người lấp cần phải căn cứ vào hồ sơ mời thầu để đưa ra những biện pháp thi công hợp lý cho công trình bạn có thể tham khảo cách làm sau.

2.4.1. Lập bản vẽ biện pháp thi công

Khi lập bản vẽ tổ chức mặt bằng thi công: Các bạn cần phải thể hiện đầy đủ các hạng mục của công trình tạm, những thông tin về thiết bị thi công, kho bãi vật liệu, cổng ra vào, biển bảo, giao thông, liên lạc... đây là những thông tin cần đưa vào khi lập bản vẽ tổ chức mặt bằng thi công.

Tham khảo thêm: Bản mô tả công việc trưởng phòng đấu thầu

- Bản vẽ mặt bằng cấp điện. bản vẽ cấp thoát nước, bản vẽ biện pháp trắc địa, bản vẽ biện pháp cọc, bản vẽ biện pháp đào đất móng, bản vẽ biện pháp thi công kết cầu móng, bản vẽ biện pháp thi công cốp pha cột, vách, bản vẽ biện pháp thi công cốt thép cột, vách... và rất nhiều những bản vẽ khác.

2.4.2. Lập thuyết minh biện pháp thi công

Dạng thuyết minh biện pháp thi công là một trong những phần nội dung quan trọng. Với dạng thuyết minh sẽ được gửi cho bên mời thầu qua video hoặc có thể thuyết minh trực tiếp.

Những thông tin về các máy móc thiết bị, công nghệ sử dụng và biện pháp thi công sẽ được giải đáp tường tận thông qua biện pháp này.

2.5. Lập tiến độ thi công

Tiến độ thi công công là một trong những thông tin quan trọng, nó thể hiện được năng lực của nhà thầu, đây cũng là căn cứ để bạn thắng thầu. Tuy nhiên lập tiến độ thi công là một trong những việc làm khó, để có thể đưa ra một tiến độ phù hợp người lập cần phải nắm được các thông tin và khi đưa đưa tiến độ thi công bạn cần phải quan tâm đến yếu tố chất lượng.

Hồ sơ dự thầu sẽ bao gồm 3 biểu mẫu liên quan đến tiến độ thi công: Tổng tiến độ thi công, huy động thiết bị thi công, huy động nhân lực thi công.

Người lập tiến độ thi công cần phải dựa vào nhiều yếu tố, năng suất của nhân lực, chất lượng của thiết bị, năng lực của nhà thầu... cũng như đặc điểm của công trình.

Xem thêm: Việc làm giám sát thi công

2.6. Hoàn thiện hồ sơ

Sau khi thực hiện 5 bước trên thì bước cuối cùng chính là bước hoàn thiện hồ sơ. Nội dung trong hồ sơ dự thầu sẽ được đưa ra xem xét và ký xác nhận. Điều chỉnh lại những thông tin còn thiết sót để hoàn thiện hồ sơ. Sau khi mọi ý kiến đã được thống nhất thì bàn hồ sơ dự thầu sẽ được in ra bản cứng và file mềm.

Trên đây là các bước làm hồ sơ dự thầu bạn có thể tham khảo để có được những thông tin hữu ích nhất.