Hướng dẫn tạo mẫu KPI cho trưởng phòng nhân sự chuẩn nhất

cv xin việc đơn giản

1. Xác định ai là người có trách nhiệm lập mẫu KPI cho trưởng phòng nhân sự?

Trước khi bắt tay vào việc lập KPI cho trưởng phòng nhân sự, các doanh nghiệp cần xác định được ai là người phụ trách nhiệm vụ này. Thông thường, những người xây dựng các mẫu KPI phải có kiến thức và sự am hiểu sâu sắc về vị trí cần xây dựng KPI. Do đó, người lập mẫu KPI cho trưởng phòng nhân sự cũng phải là người có kiến thức, chuyên môn về nhân sự.

Họ cần phải nắm vững các nhiệm vụ, công việc, mục tiêu hay định hướng của người làm nhân sự. Và đặc biệt nhất, là phải có kiến thức chính xác trong công đoạn xây dựng, thiết lập các chỉ số, chỉ tiêu KPI cho nhân sự.

Thông thường, ở các doanh nghiệp lớn, Giám đốc nhân sự chính là cá nhân có trách nhiệm xây dựng mẫu KPI cho trưởng phòng nhân sự. Giám đốc nhân sự là những người có cấp bậc cao hơn, chuyên môn cao hơn trưởng phòng nhân sự. Họ cũng là người am hiểu về tất tần tật những hoạt động, đặc trưng của bộ phận nhân sự công ty nói chung. Bên cạnh đó, KPI cho trưởng phòng nhân sự cần đảm bảo tính khách quan, do vậy, khá nhiều công ty hiện nay cũng thuê ngoài các dịch vụ tư vấn của chuyên gia trong việc thiết lập KPI cho những chức vụ lớn.

2. Hệ thống các tiêu chí đánh giá trong KPI cho trưởng phòng nhân sự

Bạn có tò mò về những tiêu chí, nội dung cụ thể bên trong mẫu KPI cho trưởng phòng nhân sự? Dưới đây là những tiêu chí cơ bản nhất.

2.1. Ứng viên đạt yêu cầu

Ứng viên đạt yêu cầu là chỉ số, tiêu chí đầu tiên cần đánh giá của trưởng phòng nhân sự. Đó là mức tỷ lệ mà các ứng viên (người lao động) chấp nhận các điều kiện cơ bản theo hệ thống tiêu chuẩn và quy định của công ty.

Chỉ số này sẽ được tính bằng việc lấy tổng lượng ứng viên đạt yêu cầu trong quá trình tuyển dụng chia cho tổng lượng ứng viên đã được chấp nhận vào làm việc.

Thông qua chỉ tiêu này, trưởng phòng nhân sự sẽ xác định được tính hiệu quả, hay kết quả của quá trình tuyển dụng có thành công hay không? Chỉ số này càng ở mức cao, đồng nghĩa với việc phòng tuyển dụng đã thành công trong việc quảng bá, truyền tải những giá trị tốt đẹp của công ty đến người lao động. Điều đó giúp bộ phận này thuận lợi hơn trong quá trình sàng lọc hồ sơ ứng viên.

Ngược lại, khi chỉ số này ở mức quá thấp, đồng nghĩa với việc trưởng phòng nhân sự đã không làm tốt trong công tác quảng bá và truyền tải thương hiệu công ty, văn hóa công ty cho ứng viên. Chẳng hạn như làm cho ứng viên không hiểu nội dung, tiêu chí, điều kiện dành cho công việc, công ty,....

Hiện nay trên thực tế, số lượng hồ sơ ứng viên không phù hợp với những gì mà công ty yêu cầu là khá lớn. Trên những hệ thống website tuyển dụng việc làm, số lượng các hồ sơ rác cũng không ít. Điều đó khiến các chuyên viên tuyển dụng vất vả và đầu tư khá nhiều thời gian trong việc sàng lọc, đánh giá, sắp xếp lịch phỏng vấn nhưng tỷ lệ thành công khi tuyển dụng lại rất thấp.

Xem thêm: [Tiêu chí đánh giá nhân viên] Nghiệp vụ nhân sự trong tầm tay!

2.2. Tỷ lệ chấp nhận yêu cầu tuyển dụng

Chấp nhận yêu cầu tuyển dụng là một tiêu chí khá quan trọng trong mẫu KPI cho trưởng phòng nhân sự. Đó là mức tỷ lệ được tính bằng việc lấy tổng ứng viên đồng ý lời mời tuyển dụng chia cho tổng ứng viên nhận được lời mời tuyển dụng. Công thức để tính tỷ lệ này = Số lượng offer được chấp nhận từ ứng viên chia với tổng offer được đưa ra.

Theo đó, tiêu chí này có thể làm thang đo đánh giá mức độ hiệu quả và tối ưu trong công tác quảng bá, truyền thông của công ty. Tiêu chí này thấp có nghĩa là công ty chưa đủ sức hút đối với một vài góc độ nào đó. Chẳng hạn như chế độ, chính sách phúc lợi, đãi ngộ của công ty chưa đủ cạnh tranh với thị trường. Người có trách nhiệm cải thiện chỉ số này lên mức cao hơn chính là trưởng phòng nhân sự, họ có thể thương lượng với ứng viên về mức lương, cũng như đưa ra những lời mời tuyển dụng hấp dẫn để nâng cao chỉ số này.

Có thể công khai luôn chính sách và quyền lợi hấp dẫn ngay trên tin tuyển dụng của công ty, hoặc cũng có thể thảo luận, thương lương thêm tùy vào nguyện vọng của ứng viên trong buổi phỏng vấn trực tiếp.

2.3. Thời gian tuyển dụng

Đó là tiêu chí đề cập đến khoảng trung bình về mặt thời gian tính từ lúc yêu cầu tuyển dụng được đồng ý cho đến lúc thực hiện công tác bổ nhiệm nhân sự mới. Chỉ số thời gian tuyển dụng có thể làm thước đo cho thời lượng được sử dụng để tuyển dụng một nhân viên thành công.

Tiêu chí này vừa mang tính ràng buộc về mặt trách nhiệm của cá nhân người trưởng phòng đứng đầu trong công tác điều phối tuyển dụng. Và đồng thời cũng chính là căn cứ, là nền tảng để hoạch định nhiệm vụ cho các phòng ban trong quá trình lập kế hoạch về nguồn nhân lực.

Thời gian trung bình để tuyển dụng thành công một nhân sự ở cấp bậc nhỏ nhất (nhân viên) thường dao động trong khoảng 1 tháng. Hoặc sẽ mất thời gian lâu hơn 1 tháng đối với những nhân sự ở cấp bậc cao hơn, chẳng hạn như trưởng nhóm, trưởng phòng, phó phòng, giám đốc,... Thế nhưng, ở một số công ty đã có thương hiệu trên thị trường tuyển dụng, được nhiều ứng viên biết đến với văn hóa công ty,... thì thời gian tuyển dụng sẽ nhanh hơn.

Xem thêm: Tìm việc làm trưởng phòng nhân sự

2.4. Chi phí dành cho công tác tuyển dụng

Chi phí dành cho công tác tuyển dụng có thể làm thước đó ngân sách mà công ty phải chi tiêu cho mỗi cơ hội tuyển dụng, hay chính xác là sở hữ một hồ sơ ứng viên. Chỉ số này được tính bằng việc lấy tổng ngân sách tuyển dụng chia cho tổng ngân sách tuyển dụng thành công. Hoặc cũng có thể được tính bằng việc lấy tổng ngân sách bên ngoài cộng với tổng ngân sách vận hành nội bộ và chia cho tổng lượng nhân sự đã tuyển dụng được.

Ngân sách chi tiêu nội bộ cho công tác tuyển dụng có thể là ngân sách phục vụ cho nhân sự để thực hiện công tác tuyển dụng. Ngân sách bên ngoài có thể là chi phí đăng tin, gọi điện, chi phí vận hành phần mềm quản lý nhân sự,... Tiêu chí này có trong KPI cho trưởng phòng nhân sự nhằm giúp xác định khoản ngân sách mà công ty phải chi trả cho việc truyền thông tại từng kênh tương ứng với mỗi hồ sơ ứng viên thu được.

2.5. Tính hiệu quả từ các nguồn kênh tuyển dụng

Tính hiệu quả từ các nguồn kênh tuyển dụng là một trong những chỉ số, tiêu chí thông dụng nhất. Chỉ số này nhằm đánh giá và nhìn nhận chất lượng từ nguồn kênh tuyển dụng của công ty. Chúng cho phép trưởng phòng nhân sự có thể khai thác, đối chiếu, đánh giá mức độ hiệu quả cũng như ngân sách cần chi trả cho các nguồn kênh khác nhau. Chẳng hạn như mạng xã hội, các website tuyển dụng việc làm online, hay website tuyển dụng chính thống của công ty.

Theo đó, trưởng phòng nhân sự cần đối chiếu và xem xét tiêu chí của từng nguồn kênh để đánh giá nguồn nào là hiệu quả nhất. Thế nhưng, việc này không đồng nghĩa với việc chỉ chú trọng thực hiện đăng tin hoặc quảng bá thương hiệu trên một nguồn kênh hiệu quả nhất. Vì chúng còn tùy thuộc vào khá nhiều nhân tố khác, chẳng hạn như đối tượng người dùng mà nguồn kênh đó hướng đến, hay vị trí công việc mà công ty cần tuyển dụng,...

Các công ty hiện nay thường lựa chọn các hình thức đăng tuyển. Trong khoảng 1 - 2 tuần, mỗi tin tuyển dụng sẽ được đăng có thể chiếm ngân sách từ 1 - 2 triệu đồng, nhưng kết quả nhận được chỉ là vài hồ sơ ứng viên đáp ứng được yêu cầu, đôi khi là không có.

Xem thêm: Mô tả về trường phòng nhân sự

2.6. Chất lượng đào tạo nhân viên

Chất lượng đào tạo nhân viên là một trong những tiêu chí quan trọng nhất trong mẫu KPI cho trưởng phòng nhân sự. Tiêu chí này giúp người trưởng phòng có thể nắm được thực trang nhân viên đã vận dụng hướng dẫn trong công việc cụ thể ra sao, có hiệu quả không, hiệu quả đến đâu...

Chỉ số này được tính bằng việc lấy tổng lượng nhân viên vận dụng được kiến thức sau quá trình hướng dẫn chia cho tổng lượng nhân viên được hướng dẫn.

Trên đây là những chia sẻ chi tiết về cách xây dựng mẫu KPI cho trưởng phòng nhân sự. Hy vọng bạn có thể vận dụng những tiêu chí này vào mẫu KPI cho công ty của bạn nếu cảm thấy phù hợp.