Cách quản lý doanh thu bán hàng hiệu quả và chính xác nhất

1. Tại sao cần quản lý doanh thu và chi phí?

Việc quản lý doanh thu, chi phí sẽ giúp doanh nghiệp có thể kiểm soát được đầu vào, đầu ra tránh trường hợp thất thoát do ghi nhận doanh thu khi khách hàng chưa thanh toán tiền. Bên cạnh đó giúp chủ doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về tình hình của cửa hàng, doanh nghiệp từ đó đưa ra cách quản lý chi tiêu hiệu quả và tối ưu nhất.

Một số loại doanh thu thường gặp trong quá trình bán hàng của doanh nghiệp như tổng doanh thu (total revenue) là toàn bộ số tiền mà doanh nghiệp hay cửa hàng nhận lại được sau khi bán sản lượng hàng hóa và dịch vụ mà họ đã sản xuất trong quá trình thương mại một thời gian nhất định. Doanh thu thuần là khoản doanh thu được thu lại từ việc bán sản phẩm và dịch vụ đã được trừ các khoản giảm từ doanh thu như thuế tiêu thụ đặc biệt. Đây là hai loại doanh thu mà các doanh nghiệp, cửa hàng cần biết để phân loại doanh thu và tính toán hiệu quả.

2. Hướng dẫn quản lý doanh thu cho cửa hàng buôn bán lẻ

2.1. Sử dụng file excel để quản lý doanh thu bán hàng

Với sử mở rộng của dữ liệu và ngày càng tăng theo từng cấp độ thì các cửa hàng bán lẻ đề mong muốn cố gắng tối đa hóa hiệu quả lưu trữ và quản lý hiệu suất của toàn bộ doanh thu của cửa hàng cũng như chi phí nhằm mục đích tăng năng suất.

Mỗi một cửa hàng buôn bán lẻ sẽ sở hữu cho mình những loại hình kinh doanh cũng như phương pháp hoạt động thương mại riêng biệt. Vì thế nhiều chủ cửa hàng chọn sử dụng file excel để quản lý doanh thu. Có thể nói đây là một phương pháp phổ biến của hầu hết các chủ cửa hàng vì cách sử dụng khá đơn giản mà còn mang tính tiết kiệm.

Tuy nhiên, đối với phương pháp này chỉ phù hợp cho những cửa hàng nhỏ lẻ chứ không phù hợp cho hoạt động của doanh nghiệp lớn vì nó còn một số hạn chế dẫn đến sự bất biện cho hoạt động quản lý của cửa hàng.

2.2. Những lưu ý khi sử dụng file exel để quản lý doanh thu bán hàng

Điều đầu tiên khi muốn sử dụng file exel để quản lý doanh thu bán hàng thì bạn cần có kiến thức cơ bản về tin học. Người dùng sẽ cần sử dụng đến các hàm tính toán cũng như thao tác sử dụng trong excel. Hiện nay, có rất nhiều trung tâm mở ra để dạy các lớp tin học văn phòng cơ bản, bạn có thể đăng ký học ở trung tâm hoặc một cách tiết kiêm hơn là tự học trên mạng. Việc sử dụng file excel cũng không quá khó nhưng nếu bạn không rành về tin học văn phòng thì việc theo dõi trên file excel sẽ gây bất tiện và dễ nhầm lẫn.

Khi sử dụng file excel thì mọi dữ liệu doanh thu mà cửa hàng tổng hợp được đều sẽ được nhân viên nhập bằng cách thủ công với các số lượng lớn đơn hàng. Sản phẩm càng nhỏ lẻ thì sẽ càng gây đến nhiều vấn đề vì việc nhập tay rất dễ xảy ra sai xót và nhầm lẫn. Muốn sửa chữa lỗi sai thì chỉ còn cách đi dò số liệu khiến người dùng mất nhiều thời gian và công sức.

Bên cạnh đó, việc sử dụng file excel cho các cửa hàng buôn bán nhỏ lẻ cũng sẽ có một số hạn chế nhất định cho người dùng. Ví dụ như không thể sử dụng cùng lúc cho nhiều nhân viên, tính bảo mật thấp và dễ thất lạc file, khó cập nhật dữ liệu và không có các tính năng cảnh báo khách hàng xấu như các phần mềm quản lý khách hàng hiện nay.

3. Hướng dẫn quản lý doanh thu bán hàng cho các doanh nghiệp

3.1. Quản lý doanh thu bán hàng doanh nghiệp bằng phần mềm quản lý

Sau quá trình phát triển kinh doanh của doanh nghiệp thì doanh thu chính là kết quả biểu thị sự thành công mà bạn đã đạt được trong việc quản lý doanh thu. Đối với các doanh nghiệp thì quy mô và số lượng hàng hóa sẽ vô cùng lớn. Vì vậy không thể sử dụng file excel để quản lý doanh thu như các cửa hàng bán lẻ mà cần sự trợ giúp của các phần mềm quản lý bán hàng để tối ưu hóa nguồn nhân lực và tránh tình trạng xảy ta sai xót ảnh hưởng đến doanh thu bán hàng. Đây gọi là bước tiến mới trong quá trình bán hàng giúp cho chủ các doanh nghiệp có thể tối ưu hóa nguồn lực và tránh tình trạng xảy ra sai sót trong quá trình quản lý doanh thu bán hàng.

Việc sử dụng phần mềm quản lý bán hàng hiện nay được coi là một xu hướng tất yếu để các cửa hàng có thể cắt giảm chi phí và tối đa hóa lợi nhuận. Rất quan trọng khi tạo ra thói quen sử dụng phần mềm quản lý bán hàng đa kênh vì nó giúp bạn tiết kiệm thời gian và nỗ lực đáng kể trong việc quản lý doanh thu, chi phí cũng như các tiện ích khác. Một số tiện ích của các phần mềm quản lý doanh thu có thể kể đến như:

- Báo cáo hoạt đông kinh doanh chi tiết, đầy đủ: các phần mềm quản lý doanh thu được tích hợp nhiều tính năng như báo cáo theo ngày/tháng/năm. Những thông tiên chi tiết về thời gian, lịch làm việc, chương trình giảm giá, ưu đãi đều được thống kê và hiển thị đầy đủ trên phần mềm. Nhờ vậy mà các doanh nghiệp có thể theo dõi tình hình doanh thu của mình mọi lúc mọi nơi.

- Báo cáo hoạt động thu – chi theo ngày: các phần mềm quản lý doanh thu đều có chức năng báo cáo số liệu thu – chi theo từng này. Điều này giúp cho các doanh nghiệp có thể tính toán được lợi nhuận đưa ra những giải pháp, chiến lược kinh doanh kịp thời.

- Quản lý hàng nhập kho: trong hoạt động của doanh nghiệp thì chi phí hàng nhập kho chiếm một phần rất lớn. Do đó mà các thông tin về thời gian, số lượng, mã nhập, nhân viên chịu trách nhiệm, số tiền nhập,... đều được hiện thi một cách rõ ràng. Nhờ có vậy mà các doanh nghiệp có thể giảm thiểu tối đa tình trạng thất thoát.

- Quản lý công nợ một cách dễ dàng: nếu bạn không xử lý công nợ hiệu quả hoặc bỏ xót thì sẽ phải chịu thiệt hại rất lớn. Khi sử dụng phần mềm quản lý bán hàng thì việc sử lý công nợ của bạn sẽ trở nên dễ dàng, chính xác và chặt chẽ hơn bao giờ hết. Bởi những thông tin về số tiền, người nợ, thời gian nợ,... đều được hiện thị đầy đủ trong phần mềm. Qua đó, doanh nghiệp có thể nắm được tính hình thanh toán công nợ của từng người mà không sợ bị nhầm lẫn.

3.2. Lựa chọn phần mềm quản lý doanh thu bán hàng phù hợp

Hiện nay, có rất nhiều phần mềm bán hàng ra đời nhưng không phải cái nào cũng có thể thực sự đáp ứng yêu cầu và nhận được sự hỗ trợ của bản trong quản lý doanh thu bán hàng. Chính vì vậy mà cần có một số tiêu chí đề ra giú bạn có thể lựa chọn phần mềm quản lý bán hàng phù hợp với bản thân như tiện ích trong quá trình sử dụng, khả năng kết nối linh hoạt, khả năng đồng bộ kho hàng,...

Đáp ứng đủ các tiêu chí trên các bạn có thể tham khảo phần mềm quản lý kho vận của work247.vn đây là phần mềm giúp cho bạn có thể quản lý bán hàng đa kênh nhanh chóng và tiện lợi nhất. Một số tính năng nổi bật có thể kể đến như: thanh toán nhanh chóng, quản lý kho hàng, đề xuất hóa đơn, theo dõi nhà cung cấp, đa dạng báo cáo,... Nếu bạn đang muốn tìm một giải pháp cho quá trình quản lý doanh thu bán hàng thì đây sẽ là một phương án tối ưu và tiết kiệm cho các doanh nghiệp.

Trên đây là toàn bộ chia sẻ của mình về cách quản lý doanh thu bán hàng cho các cửa hàng nhỏ lẻ và các doanh nghiệp lớn. Mong rằng những thông tin trong bài viết sẽ giúp bạn có thể lựa chọn phương pháp phù hợp nhất để đưa vào quản lý doanh thu bán hàng cho doanh nghiệp của mình một cách hiệu quả.