Cách viết mail xin việc hay để gây ấn tượng với nhà tuyển dụng

1. Định hướng cách viết mail xin việc đúng ngay từ khâu chuẩn bị

Gửi email vốn là một trong những công việc phổ biến ở thời buổi công nghệ hiện đại vì nó giúp truyền tin nhanh. Tuy nhiên, khi gửi mail xin việc, đó lại là một phạm trù khác, việc này đòi hỏi ứng viên không những biết cách gửi mail như thế nào để các dữ liệu đến được với địa chỉ nhận mà còn phải thực hiện nhiệm vụ quan trọng hơn, đó chính là biết cách viết mail xin việc, tức là xây dựng hoàn hảo phần nội dung cho email. 

Vậy muốn xây dựng được nội dung tốt, dễ dàng được nhà tuyển dụng tiếp nhận thì bạn cần làm tốt ngay từ khâu chuẩn bị. Dựa vào kinh nghiệm và lời khuyên của nhà tuyển dụng, bạn nên tập trung vào hai yếu tố trước khi viết mail xin việc, đó là tên email, tên hiển thị email. 

1.1. Lưu ý đặt tên email

Từ cách dùng mail của chính mỗi bạn đọc, thêm vào đó chúng ta cũng bắt gặp rất nhiều email kết nối đến hay danh sách các email dùng để đăng ký đăng nhập tài khoản nào đó, nhận thấy rằng đang tồn tại khá nhiều “tư tưởng” đặt email theo phong cách ngộ nghĩnh, đáng yêu hoặc đặt theo bí danh nào đó như conangxinhdep@, cuncungdethuong@, kelamat@, có cả những loại email rất dài …Những cái tên này thường được dùng bởi những bạn trẻ còn đang đi học hoặc mới ra trường. Do đó chúng ta đa phần sẽ bắt gặp chúng trong cách viết mail xin việc part time.

Tên và cách đặt tên cho email như vậy không hề sai nhưng nó lại không phù hợp trong hoàn cảnh tạo mail phục vụ mục đích xin việc. Thay vào đó một cái tên đơn giản, thể hiện thương hiệu của bạn không gì hay hơn chính tên bạn, chẳng hạn như Phamvuminh@gmail.com hoặc tên bạn kèm theo thông tin ngày/tháng/năm sinh như Tuananh96@gmail.com. Những cách đặt tên như vậy vừa đơn giản vừa dễ dàng thể hiện sự chuyên nghiệp và chín chắn, đương nhiên nhà tuyển dụng sẽ rất hài lòng và thoải mái mà tiếp nhận email được gửi tới. 

Đừng bao giờ lấy lý do rằng bạn không có email như vậy. Chỉ cần khoảng 5 phút, chúng ta hoàn toàn có thể tạo được một địa chỉ email mới. Đừng để ngay từ những chi tiết nhỏ đã khiến cho nhà tuyển dụng có ấn tượng đầu tiên không tốt về bạn. 

1.2. Tên hiển thị của email dùng để xin việc

Tên hiển thị email cũng rất quan trọng, không kém gì so với tên email mà chúng ta vừa bàn tới. Tuy vậy, không nhiều người biết mà để ý tới yếu tố này. Và trong nhiều trường hợp, nó có thể trở thành tấm thẻ bài có vai trò quyết định cơ hội cạnh tranh mạnh mẽ cho bạn. 

Thông thường, ứng viên dễ mắc phải hai lỗi chính khi viết tên hiển thị cho email, một là không sử dụng tên thật, hai là không viết hoa tên hiển thị. Mặc dù xét thấy đây không phải là những lỗi lớn nhưng nếu phải đặt ra so sánh thì mọi lỗi sai đều không bao giờ được chấp nhận. Bản CV không lỗi đương nhiên được trao cho tấm vé cơ hội đi vào vòng trong. 

Thậm chí ngay cả khi không đặt email của bạn so sánh với bất kỳ ai thì nhà tuyển dụng cũng sẽ không lựa chọn những giá trị lỗi. Bởi dù nhỏ thì chúng vẫn thể hiện sự lơ là, bất cẩn, thiếu cẩn thận của bạn. Đặc điểm này đương nhiên không phải là đối tượng nhà tuyển dụng muốn tìm. Huống chi nhà tuyển dụng lúc nào cũng đặt ra những tiêu chí tuyển dụng vô cùng khắt khe thế nên để tên hiển thị email mắc một trong hai lỗi trên, bạn bị loại khỏi cuộc cạnh tranh việc làm này cũng là điều dễ hiểu.

Vậy thì đừng để lỗi nhỏ trở thành lý do lớn cho việc chúng ta bị loại. Trong khi cách tạo tên hiển thị email lại vô cùng đơn giản thì bạn hãy học hỏi để tạo tên phù hợp trước khi học cách viết mail xin việc hay nhé. 

Nếu bạn đã có địa chỉ mail nhưng phần tên hiển thị mắc một trong hai lỗi vừa nêu thì hãy điều chỉnh lại theo hướng dẫn chi tiết sau đây:

Bước 1: Mở tài khoản email của bạn, chọn mục cài đặt và chọn tiếp danh mục Tài khoản và Nhập (Accounts and Import)

Bước 2: Chọn tính năng Chỉnh sửa thông tin (Edit Info)

Bước 3: Đổi lại tên chuẩn trong ô hiển thị, sau đó nhấn lưu lại tại Save. 

Chỉ 3 bước cực kỳ nhanh chóng thì đã đổi được tên email hiển thị. Vậy thì chẳng có lý do gì để chúng ta lại chấp nhận đem một email còn lỗi về từ cái tên để xin việc đúng không nào.

Nếu như đã yên tâm hoàn toàn về sự xuất hiện của tên email, hãy dành thêm nhiều sự chú ý cho việc tạo nội dung email xin việc. Đây sẽ là giá trị chính mà cả ứng viên và nhà tuyển dụng đều quan tâm, cũng là lý do nhà tuyển dụng đưa ra quyết định về cơ hội việc làm. 

Việc làm kế toán

2. Cách viết mail xin việc khiến nhà tuyển dụng muốn chọn ngay

Bạn đã có sự chuẩn bị tốt thì đương nhiên khâu thực hiện chính thức cũng sẽ suôn sẻ. Tất nhiên vẫn cần tuân thủ đúng cách làm. Nếu chưa biết những quy chuẩn để mail xin việc đáp ứng, cũng không có bí quyết để khiến nó thu hút hơn thì hãy dành ra một chút thời gian để có được tất cả qua việc khai thác nội dung được work247.vn chia sẻ dưới đây.

2.1. Viết tiêu đề email thu hút, không nhàm chán

Tiêu đề email là một phần khá quan trọng đối với một email xin việc. Nó có thể được “dặn dò” trước bởi nhà tuyển dụng hoặc không. Ở mỗi trường hợp đó, người ứng viên sẽ có các cách xử lý khác nhau như thế nào? 

Trường hợp 1: Nhà tuyển dụng đã ghi rõ yêu cầu về việc đặt tiêu đề cho email xin việc. Lúc này, bạn sẽ nhìn thấy yêu cầu ở cuối của tin tuyển dụng kèm theo công thức cho tiêu đề bạn gửi phải xuất hiện như thế nào. Chẳng hạn như: ứng viên vui lòng gửi thông tin ứng tuyển về email địa chỉ … với tiêu đề email rõ ràng gồm Họ và tên - vị trí ứng tuyển - tên công ty. 

Nếu thông tin yêu cầu rõ ràng như vậy, rất đơn giản, bạn chỉ cần copy lại nguyên vẹn dòng công thức đã cho thay các yếu tố tương đương vào một cách chi tiết, chính xác. Theo đó, giả sử bạn sẽ điền tên email theo trường hợp của bạn như sau:

Nguyễn Trường An - Nhân viên kế toán - Công ty Dịch vụ kế toán

Có thể không phải mẫu này mà là nhiều yêu cầu khác, chỉ cần từ phía nhà tuyển dụng đã đưa sẵn công thức thì ứng viên chỉ cần áp dụng đúng mẫu được yêu cầu là xong. Điều duy nhất bạn cần nhớ đó là đừng làm lệch vì không phải ngẫu nhiên họ lại đưa ra yêu cầu cụ thể như thế, đó có thể là công thức dùng để phục vụ cho việc lọc mail ứng tuyển. Nếu không áp dụng đúng, bạn sẽ bị loại ngay từ vòng đầu tiên.

Trường hợp 2, khi nhà tuyển dụng thông tin tuyển nhân sự nhưng không kèm theo yêu cầu về việc đặt tên email. Lúc này, chắc chắn bạn phải đánh cược nhưng không phụ thuộc vào sự may rủi mà nằm trong cách xử trí thông minh, khéo léo và kinh nghiệm của bạn. Quan trọng nhất là bạn biết tới nguyên tắc trình bày và đảm bảo tuân thủ đúng: viết ngắn gọn, chứa tên bạn và vị trí ứng tuyển. Ngoài ra, tránh tuyệt đối sự dài dòng và yếu tố cảm xúc cá nhân. 

Có thể tham khảo ví dụ sau và áp dụng:

Nguyễn Quỳnh Hoa - Giao dịch viên - Ngân hàng ABS - 18/04/2024

Mẫu CV xin việc

2.2. Cách viết email xin việc - làm đẹp phần nội dung

Đã đến lúc chúng ta bắt tay vào “làm đẹp” cho phần quan trọng nhất - đó là nội dung email xin việc. Mặc dù từ tổng thể, toàn bộ nội dung mail được trình bày rất ngắn nhưng nó lại có đầy đủ các phần buộc ứng viên phải đảm bảo. Bạn hãy cùng chúng tôi tìm hiểu cách viết đúng của từng phần ngay dưới đây.

2.2.1. Phần mở đầu email xin việc viết thế nào?

Bạn cần mở đầu email xin việc làm một cách đầy tôn trọng người nhận mail. Theo đó, từ Kính gửi sẽ thích hợp hơn cả. Đằng sau cụm từ này, chúng ta sẽ tiếp tục có cách xử lý thật khéo léo. 

Nếu bạn đã biết rõ người nhận mail là ai thì hãy ghi thành Kính gửi Anh/chị (tên người nhận) - Tên phòng chuyên môn. 

Nếu bạn không biết rõ người nhận mail mà chỉ biết bộ phận phụ trách tiếp nhận thì hãy ghi kính gửi tới bộ phận đó theo công thức Kính gửi Tên bộ phận - Tên công ty. 

2.2.2. Viết nội dung chính trong email xin việc

3 đại ý sau sẽ tạo nên phần nội dung phần nội dung email hoàn chỉnh:

Đầu tiên, bạn cần đưa thông tin giới thiệu vắn tắt về bản thân. Các thông tin cơ bản không thể thiếu bao gồm: họ tên đầy đủ, ngày tháng năm sinh (thể hiện tuổi tác), địa chỉ nơi ở, số điện thoại.

Thứ hai là mục đích viết email để ứng tuyển vị trí nào. Bạn đón nhận thông tin tuyển dụng từ đâu. 

Thứ ba, đưa ra các yếu tố nổi bật của bạn ở kỹ năng, trình độ, kinh nghiệm để chứng tỏ bạn phù hợp với vị trí ứng tuyển. 

2.2.3. Kết thúc nội dung xin việc trong email

Phần này hãy viết thật ngắn gọn, chỉ cần một câu cảm ơn gửi tới nhà tuyển dụng vì đã dành thời gian để xem xét đơn ứng tuyển của bạn và thông báo về các giấy tờ được đính kèm.. Đừng bày tỏ bất kỳ điều gì khác ngoài lời cảm ơn để tránh làm mất đi tính trang trọng của email xin việc. 

Việc làm nhân viên kinh doanh

2.3. Chữ ký email xin việc

Chữ ký email là một phần không thể thiếu khi gửi email xin việc. Nếu như bạn cho rằng nó không quan trọng nên không đưa vào mail thì dù có cách viết email xin việc “xịn” đến thế nào cũng sẽ không thể nào giúp cho email của bạn được đầy đủ để nhà tuyển dụng tiếp nhận mail được. 

Vì thế, nhất định phải tạo chữ ký cho mail xin việc nhé.

Về cách tạo chữ ký chuẩn, bạn cần đưa được các thông tin sau vào email:

- Họ tên đầy đủ

- Số điện thoại

- Các thông tin đính kèm theo như địa chỉ facebook, địa chỉ nhà hay địa chỉ website

- Thông tin nghề nghiệp

Không phải viết chúng ta ở đâu đó trong nội dung email là được mà bạn cần tạo riêng cho nó ở trạng thái là chữ ký của email đó. Cài đặt để tạo được chữ ký theo các bước sau:

- Bước 1: Vào mục Cài đặt ở trong mail

- Bước 2: Chọn mục General, chọn tiếp “Chữ ký”

- Bước 3: Khung chữ ký hiển thị, bạn điền các thông tin cần thiết để tạo chữ ký và nhấn Lưu.

Trên đây là cách viết email xin việc giúp bạn hoàn thiện nội dung email vừa chuẩn chỉnh vừa thu hút. Nội dung tốt chưa đủ, ứng viên còn cần đính kèm trong email này các file cần thiết như CV, đơn thư xin việc, sơ yếu lý lịch để nhà tuyển dụng tiếp nhận và xem xét hồ sơ của bạn. Bạn nên áp dụng những điều đã nêu cho cách viết mail xin việc kế toán bởi vì nghề kế toán đòi hỏi sự chỉn chu và chính xác gần như là tuyệt đối. Ngoài ra còn một số nghề cũng sẽ được nhà tuyển dụng xem xét khắt khe hơn từ mail xin việc gửi đến bạn cần phải cẩn trọng như ngân hàng, thu ngân, ... Như thế, work247.vn đã giúp bạn dễ dàng hơn trong kế hoạch chinh phục nhà tuyển dụng. Để tìm được việc làm ưng ý và áp dụng những mẹo hay chúng tôi vừa chia sẻ, bạn có thể truy cập work247.vn để tìm việc.