Tìm hiểu về chấm công 2 lần 1 ngày và chấm công 2 lần liên tiếp

1. Tổng quan về hoạt động chấm công 2 lần

Chấm công là hình thức hỗ trợ hoạt động quản lý cán bộ nhân viên trong các tổ chức, công ty hay doanh nghiệp. Việc chấm công 2 lần có thể được hiểu là việc công ty thực hiện chấm công 2 lần trong ngày. Hoặc trường hợp đặc biệt hơn đó là nhân viên thực hiện hành động chấm công liên tiếp 2 lần trong một khoảng thời gian ngắn.

1.1. Chấm công 2 lần trong 1 ngày làm việc

Những doanh nghiệp có quy định nhân viên cần chấm công 2 lần trên 1 ngày làm việc chủ yếu để đảm bảo nhân viên trong hoạt động đi sớm về muộn. Đối với hình thức này thì công ty không chú tâm quá nhiều đến thời gian cụ thể mà nhân viên đó thực hiện công việc khi ở công ty.

1.1.1. Trường hợp có thể chấm công 2 lần trong 1 ngày

Trong trường hợp công ty có 2 ca làm cụ thể là ca sáng, ca chiều trong một ngày làm việc và công ty không tính lương theo ca làm mà thực hiện chia công, tính lương theo ngày làm việc thì công ty có thể quy định chấm công nhân viên 2 lần.

Lần một là chấm công vào đầu giờ làm việc và lần hai là chấm công vào cuối giờ làm việc trong ngày. Hình thức chấm công này không được áp dụng phổ biến, vì các tổ chức, doanh nghiệp thường trả lương dựa vào sự cống hiến và giờ làm việc cụ thể của nhân viên.

Ví dụ công ty có 2 ca làm việc cụ thể là ca sáng từ 8h - 12h, ca chiều từ 14h - 18h một ngày làm việc 8 tiếng và thực hiện chấm công 2 lần/ngày. Trong trường hợp này, nhân viên sẽ thực hiện chấm công vào 8h sáng và 18h chiều. Công ty sẽ quản lý được nhân viên đi sớm hay muộn, tan làm có đúng giờ hay không, chứ không xác định được nhân viên đó tan ca sáng vào lúc nào hay vào làm việc ca chiều có đúng giờ không.

Hoặc đối với trường hợp nhân viên làm việc 1 ca trong ngày thì đối tượng nhân viên đó sẽ thực hiện chấm công 2 lần, một lần vào đầu ca làm việc và một lần là chấm công vào cuối ca làm đó.

1.1.2. Ưu và nhược điểm khi quy định chấm công 2 lần trên ngày

Chấm công 2 lần trong một ngày làm việc có thể giúp công ty có được số liệu về thời gian làm việc của nhân viên trong một ngày. Từ đó nâng cao quy trình quản lý nhân viên trong công ty.

Qua những báo cáo trích xuất giờ làm việc thì sẽ mặc định là 8 tiếng/ ngày nên công ty có thể biết được nhân viên nào đi làm muộn, hay nhân viên nào tan làm sớm để đánh giá và đưa ra mức phạt thưởng hợp lý.

Thêm nữa, việc chấm công 2 lần trên ngày cũng giúp nhân viên tiết kiệm thời gian, giúp doanh nghiệp giảm chi phí và tạo nên tính minh bạch cũng như đảm bảo được nhân viên thực hiện đúng nghĩa vụ chấm công đầy đủ của mình để có thể nhận được quyền lợi đúng với công sức mình bỏ ra.

Tiện lợi hơn khi chấm công 2 lần có thể thực hiện dễ dàng bằng nhiều phương pháp: Có thể chấm công theo phương thức ghi chép truyền thống, chấm công bằng app, chấm công bằng phần mềm miễn phí, hoặc bằng máy chấm công nhận diện thẻ từ, nhận diện khuôn mặt, nhận diện vân tay.

Tuy nhiên, việc chấm công 2 lần trên 1 ngày có thể gây ra bất cập trong việc quản lý giờ làm việc của nhân viên. Doanh nghiệp không thể biết được chính xác nhân viên làm việc có đúng giờ hay không cũng như không nắm chắc được thời gian mà nhân viên đó tan làm ca sáng hay vào làm ca chiều có đúng giờ không.

Và nếu trong một ngày làm việc chấm công 2 lần như thế thì công ty có thể mặc định số giờ làm việc của nhân viên trong một ngày, do đó khi nhân viên làm một ca hay nửa ca thì khó khăn trong việc tổng hợp và tính toán lương cho nhân viên.

1.2. Chấm công 2 lần liên tiếp có gây ảnh hưởng gì không?

Việc chấm công 2 lần liên tiếp có thể xảy ra khi nhân viên chấm công nhưng vô tình quên nên thực hiện chấm công thêm 1 lần nữa vào đầu ca hoặc cuối ca làm. Hoặc nhân viên cũng có thể cố tình chấm công 2 lần liên tiếp để có thể được tính thêm công, thêm giờ làm việc nếu doanh nghiệp không chú ý đến xuất báo cáo chấm công một cách chi tiết.

Thông thường hoạt động chấm công sẽ thực hiện đầu và cuối ca làm việc, khi đó 2 lần này sẽ truy xuất được số giờ làm của nhân viên. Nếu nhân viên thực hiện chấm công 2 lần liên tiếp vào đầu ca và 2 lần liên tiếp và cuối ca thì tổng hợp sẽ có thể tự động xuất ra được 2 ca làm việc cho nhân viên đó.

Đối với trường hợp có 2 lần chấm công liên tiếp và tổng là 3 lần chấm công trong 1 ca làm việc thì hệ thống có thể không trích xuất được chính xác giờ làm việc của nhân viên và có thể gặp trục trặc trong quá trình quản lý công, tính lương cho nhân viên.

Việc chấm công 2 lần liên tiếp có thể gây ảnh hưởng đến quá trình tổng hợp tính công làm việc của nhân viên. 

Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng có thể sử dụng những phần mềm chấm công, hay máy chấm công có tính năng cao, có khả năng nhận diện và báo cáo hoạt động chấm công 2 lần liên tiếp để tránh được những ảnh hưởng của vấn đề này.

2. Nên quy định chấm công 2 hay 4 lần trên 1 ngày làm việc

Công ty nên có quy định chấm công 4 lần trên 1 ngày, điều này giúp doanh nghiệp có thể linh hoạt hơn trong hoạt động quản lý thời gian làm việc của nhân viên cũng như có thể quản lý một cách chặt chẽ hơn.

Khi công ty chia 2 ca làm việc cụ thể sáng, chiều thì việc chấm công 4 lần là cần thiết và nó có thể giúp nhân viên chủ động trong thời gian làm việc của mình cũng từ đó việc trích xuất công, tính lương cho nhân viên cũng trở nên hiệu quả hơn.

Ngoài ra, nếu công ty có tính thêm ca tối, ca làm thêm giờ thì công ty cũng nên quy định chấm công 6 lần/ ngày để xác định cụ thể hoạt động làm việc của nhân viên.

Hiện nay việc sử dụng các phần mềm công nghệ chấm công hay máy chấm công có tình năng cao cũng giúp đơn giản hóa quy trình chấm công cũng như tổng hợp, trích xuất báo cáo chấm công, tính lương. Do đó, việc chấm công 4 hay 6 lần cũng không là vấn đề lớn đối với các tổ chức, doanh nghiệp.

3. Khai báo chấm công 2 lần và 4, 6 lần trong 1 ngày

Để có thể đảm bảo được hoạt động chấm công diễn ra đúng, đủ. Nhân viên có thể xem và khai báo chấm công thông qua hệ thống quản lý chấm công của web chấm công hay app chấm công.

Việc khai báo chấm công được tự động cập nhật khi nhân viên thực hiện chấm công qua app, máy chấm công hay qua web chấm công. Nếu phát hiện trường hợp mình chấm công thừa, thiếu hay chấm công 2 lần liên tiếp thì nhân viên cũng có thể báo lại bộ phận nhân sự để được xử lý.

Còn đối với hoạt động quản lý khai báo chấm công của công ty thì doanh nghiệp có thể quản lý chấm công qua app, qua web và vào phần cài đặt chấm công để có thể cài đặt, khai báo chấm công theo ca, theo lịch trình làm việc.

Với những nội dung liên quan đến vấn đề chấm công 2 lần trên đây bạn đã biết đến những ảnh hưởng của việc chấm công 2 lần liên tiếp, cũng như việc nên hay không nên áp dụng phương thức chấm công 2 lần trong một ngày và các cách quy định chấm công có lợi hơn cho doanh nghiệp. Hy vọng những thông tin trên có thể phần nào phục vụ cho mục đích nghiên cứu của bạn.