Những lưu ý cần biết khi lập bảng quản lý văn phòng phẩm chuẩn form

1. Bảng quản lý văn phòng phẩm 

Trong các doanh nghiệp thì việc phải sử dụng các dụng cụ văn phòng phẩm là không thể tránh khỏi. Việc quản lý và sử dụng văn phòng phẩm khoa học và có hệ thống giúp cho các bộ phận như trưởng phòng và phòng hành chính có thể quản lý , điều chỉnh tốt hơn để tránh việc bị lãng phí về số lượng.
Đối với bộ phận hành chính thì quản lý đồ dùng văn phòng phẩm là việc quan trọng. Tuy nhiên không chỉ với bộ phận hành chính mà ngay cả những nhân viên trong tổ chức cũng cần phải có ý thức trách nhiệm với đồ dùng mà mình sử dụng. Phải luôn sắp xếp lại bàn làm việc của mình một cách khoa học và có hệ thống mang lại cảm giác thoải mái khi làm việc. Để có thể quản lý việc sử dụng, số lượng… của văn phòng phẩm thì bảng quản lý văn phòng phẩm ra đời. 

Bảng quản lý văn phòng phẩm giúp kiểm soát và phân tích việc sử dụng văn phòng, đảm bảo sự tiết kiệm nhưng vẫn đáp ứng đầy đủ nhu cầu vật chất cho nhân viên trong công ty. 

Không khó để có thể soạn thảo một bản quản lý văn phòng phẩm tuy nhiên bạn cần nhận biết bố cục của một bảng quản lý là như thế nào. Kết cấu của bảng quản lý văn phòng phẩm gồm có: 

• Số thứ tự 
• Loại văn phòng phẩm
• Tiêu chuẩn gồm có quy cách, chất lượng, giá 
• Ghi chú 

Đọc thêm: Tin học văn phòng là gì

2. Lập bảng quản lý văn phòng phẩm 

Tuy nhiên trước khi lập một bảng quản lý thì bạn cần phải tuân thủ những quy định chung như sau: 

2.1. Tiêu chuẩn sử dụng 

Trước hết nói đến các mức tiêu chuẩn của văn phòng phẩm. Hầu như không riêng gì loại văn phòng phẩm nào cũng có một mức tiêu chuẩn nhất định về quy cách, chất lượng, giá cả. Phòng hành chính cần phải rà soát và ghi đầy đủ các mức tiêu chuẩn để có thể đánh giá được chất lượng của vật phẩm đảm bảo tính liên tục trong công việc của nhân viên. 

Đồng thười bảng tiêu chuẩn văn phòng phẩm cần phải có đủ 3 chữ khí của người đề nghị, trưởng phòng hành chính và giám dốc thì mới có thể chấp nhận mua sắm vật dụng. 

Việc làm hành chính - văn phòng

2.2. Định mức về việc sử dụng văn phòng phẩm 

Nhắc đến định mức chính là nhắc đến số lượng của văn phòng phẩm, nếu như không ra quyết định về định mức của văn phòng phẩm thì sẽ gây ra tình trạng dư thừa lãng phí. chính vì vậy công việc của phòng hành chính còn là ước tính, tạm tính để có thể ra được quyết định mua số lượng cần thiết cho doanh nghiệp. 

Đồng thời vào mỗi tháng hoặc mỗi quý cần phải rà soát lại vật phẩm còn tồn tại trong kho hàng đồng thời phải kịp thời điều chỉnh theo mức thay đổi  của môi trường và đặc thù công việc đó 

2.3. Quy trình cấp phát văn phòng phẩm của doanh nghiệp

Xét về quy trình cấp phát văn phòng phẩm thì thông thường giấy đề thị cấp phát sẽ được ban hành vào ngày 28 hàng tháng và được Trưởng bộ phận duyệt, chuyển đến phòng Hành chính để kiểm tra xem việc cấp phát có đúng với mức quy trình hay không và sau đó chuyển lên cho giám đốc ký và tiến hành mua hàng. 

Phòng hành chính sẽ là người chịu trách nhiệm về kiểm tra các quy định, chuyển về bộ phận những phần cần phải sửa lại nếu chưa đúng. Đề xuất và làm bản tổng hợp đưa cho ban giám đốc phê duyệt, nếu được thông qua sẽ trực tiếp đi tìm đối tác và mua đồ cho doanh nghiệp 

Việc mua văn phòng phẩm sẽ được thực hiện 1 lần từ ngày 1 đến ngày 5 của tháng, quy định về mức tồn kho cần đảm bảo đó là 20% theo như mức đã được phê duyệt như ban đầu để tiến hành mua hàng. 

Sau khi hàng văn phòng phẩm được giao đến thì người trưởng văn phòng sẽ có trách nhiệm ký vào giấy kiểm tra số lượng, chất lượng sản phẩm ký vào giấy cam kết đã thực hiện cấp phát thành công. 

Đọc thêm: Nhiệm vụ của thư ký văn phòng

2.4. Quy trình cấp phát đột xuất văn phòng phẩm 

Trong trường hợp xảy ra nguyện vọng muốn được cấp phát văn phòng phẩm đột xuất thì trưởng phòng của bộ phận đó cần phải làm giấy xin cấp pháp ngay. Hoặc nhân viên của bộ phận đó có nhu cầu thì cần phải tự làm giấy rồi gửi cho trưởng bộ phận để ký giấy. 

Sau khi giấy được sự chấp thuận của trưởng bộ phận thì tiến hành gửi lên phòng hành chính. Phòng hành chính sẽ thực hiện công việc xem xét số lượng muốn cấp có đúng với quy định và mức sử dụng của công ty hay không. Nếu trong trường hợp không đúng quy định thì cần gửi lại cho bộ phận đó để sửa đổi lại, nếu hợp quy định thì có thể chuyển qua cho giám đốc phê duyệt lần cuối. 

Khi đã có đầy đủ các chữ kỹ thì bên phòng hành chính sẽ gửi cho nhà cung cấp và tiến hành phân phối theo trình tự như bình thường.

Đọc thêm: Đơn xin việc nhân viên văn phòng

2.5. Thực hiện quản lý và sử dụng văn phòng phẩm 

Trong nội bộ chung của các công ty về quản lý cũng như mức sử dụng văn phòng phẩm thì cần phải đảm bảo những quy định sau: 

• Văn phòng phẩm được cấp phải đảm bảo đúng cách sử dụng, sử dụng đúng nơi, đúng chỗ, không sử dụng bừa bãi gây lãng phí, không làm hỏng hay làm thất thoát những vật phẩm mà doanh nghiệp được cấp. 
• Trong khâu hướng dẫn và kiểm tra việc sử dụng của tất cả các công nhân viên sẽ do trưởng bộ phận nắm quyền và chịu trách nhiệm chính. 
• Về mức quản lý sản phẩm tồn kho tối đa là 20% theo quy định thì phòng Hành chính sẽ là người chịu trách nhiệm chính trong việc đảm bảo số lượng hàng hóa sẽ không vượt quá mức 20% đồng thời chịu trách nhiệm về lập thẻ kho và theo dõi sử dụng trong công ty. 

​Tìm việc làm nhân viên kinh doanh văn phòng phẩm

3. Một số lưu ý cơ bản khi quản lý sử dụng văn phòng phẩm 

3.1. Đối với người quản lý và phòng hành chính

Văn phòng phẩm phải luôn được cung cấp kịp thời, trong một doanh nghiệp, chỉ khi đầy đủ cơ sở vật chất thì năng suất làm việc mới cao. Chính vì vậy mà phòng hành chính cũng như người quản lý cần phải theo dõi những vật dụng trong kho để có thể dễ dàng kiểm soát văn phòng phẩm đã sử dụng, văn phòng phẩm chưa được sử dụng. Từ đó lập lên danh sách những vật dụng cần được cung cấp kịp thời để đảm bảo nhu cầu của nhân viên trong công ty, tránh tình trạng mua thừa gây hao phí, tổn thất cho ngân quỹ chung. 

Đồng thời trước khi mua văn phòng phẩm để cung cấp cho văn phòng thì phòng hành chính cần phải dựa trên bảng kê khai văn phòng phẩm để có thể xác định cũng như tổng hợp được số lượng những vật phẩm cần mua. Đồng thời ước tính và lên kế hoạch cho những lần mua tiếp theo. Việc thống kê và kê khai giúp cho việc mua sắm văn phòng phẩm chính là việc giúp cho ngân quỹ không bị hao mòn quá nhiều, vẫn tiết kiệm những vẫn đầy đủ tiện nghi.

Hơn thế nữa việc dựa vào mức quy định chung của công ty, phòng hành chính cũng như người quản lý cần phải đánh giá và ước lượng sự hao tổn có phù hợp với quy định chung hay không để có thể điều chỉnh số lượng mua một cách hợp lý, 

Đặc biệt, văn phòng phẩm dành cho công ty, doanh nghiệp thường được mua số lượng lớn, vậy nên phòng hành chính còn phải lựa chọn những nhà cung ứng có sự uy tín và đáng tin cậy thì mới có thể đảm bảo được chất lượng mua hàng đồng thời sự an toàn của nhân viên cũng không bị gián đoạn hay mất an toàn. 

So với việc mua những vật phẩm tốt của những hãng lớn mới mức phí hơi cao nhưng sẽ tốt hơn với việc mua đi mua lại những sản phẩm kém chất lượng nhưng giá rẻ. Điều này còn mang lại tính chuyên nghiệp cao cho một tổ chức. 

Tìm việc làm quản trị văn phòng

3.2. Đối với nhân viên sử dụng văn phòng phẩm

Đối với những người nhân viên, cần phải giữ gìn sử dụng văn phòng phẩm một cách văn mình, sạch sẽ. Cần phải thường xuyên lau chùi, dọn dẹp bàn làm việc, chỉ nên để những vật dụng cần thiết và quan trọng trên mặt bàn tránh để tình trạng bừa bộn mất mỹ quan công ty. 

Đối với những vật phẩm dùng chung và vật phẩm dùng riêng thì cần phải được sắp xếp đúng nơi đúng chỗ để tránh tình trạng nhầm lẫn dễ xảy ra xích mích trong nội bộ đồng thời có thể tự kiểm soát được các vật phẩm mình đang sử dụng. Mặc dù việc sắp xếp đồ đặc với tính cách mỗi người cũng là sự thể hiện về cá tính và lối làm việc của họ. Việc để riêng những vật phẩm của nhau cũng giúp việc tạo được không gian riêng và thỏa mái khi làm việc. 

Đối với những tập tài liệu, giấy tờ cần phải được chọn lọc, sắp xếp phù hợp và khoa học, nên sắp xếp giấy tờ theo hệ thống để có thể vừa gọn gàng vừa dễ tìm khi cần sử dụng tránh trường hợp giấy tờ quan trọng bị thất lạc, không thể tìm thấy được. Nếu muốn tìm kiếm các tệp giấy tờ một cách nhanh hơn thì hoàn toàn có thể mã hóa hoặc đánh dấu bằng giấy màu.

Quan trọng nhất đó chính là ý thức của từng nhân viên trong tổ chức. Một tổ chức cần phải có một ý thức làm việc và kiểm soát quan trọng. Mỗi tuần hoặc mỗi tháng đều phải sắp xếp gọn gàng lại văn phòng, phân loại giấy tờ cần thiết. Điều  này cũng giúp cho phòng hành chính có thể dễ dàng kiểm soát và cung ứng vật phẩm kịp thời trong mỗi tháng. 

Ngoài ra nhân viên trong tổ chức không nên tham lam, đem của chung về làm của riêng. Điều này khiến cho bản thân bị mất uy tín, sẽ bị đánh giá là tham lam và có thể gây ra nhiều xích mích trong nội bộ công ty. 

Trên đây là những thông tin quan trọng về lập bảng quản lý văn phòng phẩm hiệu quả. Mong rằng Work247.vn đã giúp bạn có thể tự soạn thảo một bảng quản lý văn phòng phẩm chuẩn mang tính chuyên nghiệp cao.