Nhiệm vụ của thư ký văn phòng? Nắm bắt để luôn “tròn vai”

cv online mẫu

1. Nhiệm vụ của thư ký văn phòng và những thông tin cần biết

Để biết được chính xác về nhiệm vụ của thư ký văn phòng thì các bạn cần hiểu rõ được khái niệm cũng như bản chất của thư ký văn phòng. Điều này sẽ giúp các bạn có thể phân biệt được với vị trí thư ký nói chung cũng như các vị trí thư ký riêng biệt khác.

1.1. Khái niệm chính xác về thư ký văn phòng

Thực tế thì có rất nhiều cách hiểu cũng như định nghĩa khác nhau về thư ký văn phòng. 

Hiểu theo nghĩa rộng thì thư ký văn phòng có thể được giải thích là những cán bộ, những công chức đang làm việc tại những cơ quan, tổ chức hay các doanh nghiệp. Có thể hiểu là tất cả một văn phòng đó chính là một bộ máy giúp việc cho người đứng đầu là thủ trưởng của cơ quan. Với khối nhà nước thì thư ký văn phòng là một bộ phận, vị trí khá đặc thù hiện  nay.

Về nghĩa hẹp, có thể hiểu thư ký văn phòng là người thư ký riêng, giúp việc riêng cho một lãnh đạo nào đó về các công tác liên quan tới hành chính văn phòng.

Có nhiều cách hiểu và định nghĩa khác nhau về thư ký văn phòng. Thế nhưng, một cách thực tế thì không phải mọi thư ký đều được coi là thư ký văn phòng. Những người thư ký thực hiện các công việc chuyên môn tới khối hành chính văn phòng thì mới được gọi là một thư ký văn phòng. Do vậy mà có thể giải thích về thư ký văn phòng với khái niệm như sau:

Thư ký văn phòng là những người được giao hay đảm nhận một phần hoặc toàn bộ các công việc chuyên môn về lĩnh vực văn phòng. Hỗ trợ và giúp việc cho cơ quan hay người đứng đầu của tổ chức. 

Xem thêm: Việc làm thư ký văn phòng

1.2. Những nhiệm vụ của thư ký văn phòng?

Khi đã hiểu được bản chất và nắm chắc được khái niệm của thư ký văn phòng thì việc xác định nhiệm vụ của thư ký văn phòng trở nên đơn giản hơn rất nhiều. Cụ thể thì những nhiệm vụ của thư ký văn phòng bao gồm:

- Đảm nhận việc thu thập thông tin, xử lý số liệu và cung cấp thông tin cho cơ quan, tổ chức cũng như người lãnh đạo.

- Thực hiện việc soạn thảo, biên tập văn bản và chuyển giao tới các bộ phận liên quan.

- Chịu trách nhiệm quản lý các loại văn bản đặc thù, lưu trữ các loại hồ sơ và tra cứu các thông tin trong văn bản liên quan.

- Chịu trách nhiệm giải quyết là hoàn thành các thủ tục về hành chính, giấy tờ, thực hiện những công việc như liên lạc, giao dịch theo các yêu cầu từ phía của lãnh đạo.

- Thực hiện các công việc có sự liên quan đến lễ tân.

- Chịu trách nhiệm đảm bảo các vấn đề về cơ sở vật chất, trang thiết bị cũng như các phương tiện di chuyển nhằm phục vụ cho công việc của cơ quan cũng như của lãnh đạo.

Đó là những nhiệm vụ cơ bản của một thư ký văn phòng hiện nay. Các công việc có thể không quá khó, thế nhưng, thư ký văn phòng lại là vị trí không thể thiếu. Đây được xem như là người hỗ trợ, chuẩn bị để giúp cho công việc của cơ quan, lãnh đạo có thể được thực hiện một cách hiệu quả và thuận tiện nhất. Thư ký văn phòng cũng sẽ là người giúp cho lãnh đạo có thể đưa ra được những quyết định có sự chính xác cao hơn dựa trên kinh nghiệm làm việc thực tế và tiếp xúc với nhiều người khác nhau. Hơn hết, đây chính là một mắt xích quan trọng để giúp cho việc duy trì các mối quan hệ giữa cấp trên và cấp dưới được nối liền và có tính bền vững hơn rất nhiều.

Xem thêm: Làm thư ký học ngành gì? - Đáp án chính xác nhất dành cho bạn

2. Nghiệp vụ của thư ký văn phòng

Là một việc làm có thể nói là quán xuyến khá nhiều vấn đề khác nhau, thư ký văn phòng được ví như một vị quản gia cần nắm bắt tất cả những thông tin liên quan đến gia chủ của mình. Chính vì thế mà nghiệp vụ chuyên môn của một thư ký văn phòng là rất quan trọng.

2.1. Nghiệp vụ thu thập, tiến hành xử lý và cung cấp các thông tin

Đây là một trong những nhiệm vụ cơ bản của người thư ký văn phòng và thực tế thì mọi công việc của thư ký văn phòng đều liên quan tới việc tập hợp, xử lý và cung cấp thông tin này. 

- Đối với việc thu thập các thông tin, các thư ký văn phòng có thể thu thập thông tin theo nhiều nguồn khác nhau. Ví dụ như từ các văn bản, sách báo, truyền hình, thậm chí là truyền miệng thông qua các cuộc gọi liên quan,... 

Sau khi đã có được những thông tin cần thiết thì thư ký văn phòng cần phân loại những thông tin mình có được. Là thông tin kinh tế, thông tin chính trị hay thông tin văn hóa - xã hội,... Thông tin nào có sự ảnh hưởng nhiều nhất tới cơ quan, lãnh đạo, thông tin nào ít quan trọng hơn,... Tất cả đều cần được phân loại một cách cụ thể và rõ ràng.

- Về việc xử lý thông tin, đây là một nghiệp vụ quan trọng và đòi hỏi thư ký văn phòng cần có sự hiểu biết cũng như có sự chắc chắn trong công tác xử lý thông tin mà mình có được. Các công đoạn gồm:

+ Kiểm chứng tính chính xác của thông tin

Khi các thông tin đã được phân loại ở trên thì thư ký văn phòng cần phải kiểm chứng các thông tin đó. Xác nhận những thông tin mà mình có được có thực sự chính xác hay không, nguồn cung cấp thông tin có đảm bảo hay không,... Đây là một bước mà bất cứ thư ký văn phòng nào cũng không được quên trong quá trình thực hiện  nhiệm vụ của mình. 

+ Hệ thống hóa các thông tin

Việc hệ thống hóa thông tin sẽ giúp thư ký văn phòng tổng hợp lại được những thông tin chung và lược bỏ được những thông tin có sự trùng lặp. Từ đó có thể khái quát lại toàn bộ thông tin mà mình có để xác định được những vấn đề cụ thể mà thông tin truyền tải.

+ Thực hiện việc phân tích các thông tin

Thư ký văn phòng sẽ đánh giá các thông tin mà mình có là nói về một vấn đề nhỏ hay lớn. Nếu là vấn đề lớn thì cần phải chia và tách ra thành những vấn đề nhỏ và cụ thể hơn. Còn nếu là vấn đề nhỏ thì cần tổng hợp lại để đưa ra một vấn đề cụ thể và bao quát. 

Việc tách thông tin hay tập hợp thông tin cần có một sự đánh giá chính xác, khách quan và có sự nhìn nhận theo nhiều chiều hướng, góc độ khác nhau. Điều này sẽ giúp cho các lý giải của thư ký văn phòng ở phía dưới của thông tin trở nên đáng tin cậy và có chiều sâu hơn.

Việc làm thư ký trợ lý

2.2. Nghiệp vụ tham mưu cho lãnh đạo

Với nhiệm vụ tham mưu và giúp lãnh đạo có thể đưa ra được các quyết định chính xác hơn, thư ký văn phòng cần có kỹ năng, nghiệp vụ tham mưu cho mình.

Về vấn đề tham mưu cần lưu ý những điều sau:

- Phát hiện ra các vấn đề để tham mưu

Thực tế thì việc phát hiện ra những vấn đề để thư ký văn phòng có thể tham mưu là không quá khó. Nếu như bạn có kỹ năng xử lý thông tin tốt thì việc phát hiện ra những vấn đề là rất dễ dàng.

- Vấn đề để tham mưu

Vấn đề được lựa chọn để tham mưu cần là những vấn đề nóng hổi, bức xúc và có nhu cầu được giải quyết ngay lập tức. Thêm vào đó thì những vấn đề này cần là vấn đề mang tính khả thi cao, cóp thể thực hiện, triển khai hay giải quyết. 

- Thời gian, địa điểm để tham mưu

Tốt nhất thì việc tham mưu nên được đưa ra trong thời gian làm việc và ngay tại cơ quan làm việc. Điều này đảm bảo sự chuyên nghiệp trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn của thư ký văn phòng.

- Phương thức để tham mưu

các phương thức để tham mưu có thể là bằng văn bản, lời nói hay kết hợp cả hai. Tùy theo yêu cầu của lãnh đạo cũng như phong cách làm việc của thư ký văn phòng mà có thể lựa chọn phương thức tham mưu phù hợp nhất.

Đọc thêm: Nhân viên văn phòng là gì? Tìm hiểu thông tin liên quan công việc văn phòng

2.3. Nghiệp vụ trong việc tổ chức các công việc

Với nhiệm vụ tổ chức công việc, thư ký văn phòng cần có các nghiệp vụ chuyên môn cụ thể như sau:

- Thực hiện việc xây dựng các kế hoạch, lịch làm việc cho cơ quan và lãnh đạo

Đây là công việc không thể thiếu của một thư ký văn phòng. các chương trình, kế hoạch làm việc có thể là trong 1 tuần, 1 tháng hay 1 năm tùy theo quy trình hoạt động của cơ quan, tổ chức cũng như lãnh đạo.

Những công việc có thể kể đến như việc hội họp, tiếp khách, đi công tác, hay nghiên cứu và giải quyết công việc tại văn phòng,... tất cả cần được sắp xếp và lên kế hoạch chi tiết, cụ thể nhất.

Bên cạnh đó, thư ký văn phòng cần có các kế hoạch dự trù để đề phòng cho những trường hợp khẩn cấp cần phải thay đổi lịch trình hay hủy bỏ một lịch nào đó,...

- Thực hiện việc tổ chức các cuộc họp, cuộc hội thảo, chương trình

Với vai trò là người thư ký văn phòng thì việc tổ chức các cuộc họp hay hội thảo là điều đương nhiên. Các công việc như:

+ Xác định mục đích của cuộc họp, cuộc hội thảo, chương trình sắp được tổ chức.

+ Xây dựng kế hoạch cụ thể, chi tiết về việc tổ chức cuộc họp, hội thảo hay chương trình đó.

+ Kiểm tra và giám sát các công tác chuẩn bị.

+ Trực tiếp tham gia vào việc đón tiếp các đại biểu, khách mời.

+ Thực hiện việc điều hành cuộc họp, hội thảo và chương trình.

+ Chịu trách nhiệm ghi các biên bản liên quan.

+ Đảm nhận các công việc sau khi chương trình được kết thúc.

- Thực hiện việc tổ chức các buổi công tác, chuyến đi của lãnh đạo và cơ quan

Thư ký văn phòng cần nắm được những thông tin cần thiết về chuyến đi đó. Mục đích của chuyến đi, thời gian, địa điểm, phương tiện di chuyển, lịch trình cụ thể và kinh phí dự trù là bao nhiêu,...

Việc nắm bắt thông tin sẽ giúp thư ký văn phòng có thể thực hiện việc chuẩn bị tốt nhất cho chuyến đi công tác của cơ quan cũng như lãnh đạo. Những sự chuẩn bị kỹ càng trước khi chuyến đi được diễn ra luôn là yêu cầu đối với các thư ký văn phòng.

Trên đây chính là những chia sẻ về nhiệm vụ của thư ký văn phòng. Hy vọng bài viết đã mang lại những thông tin bổ ích cho các bạn.