Tìm hiểu lợi ích và các công đoạn của quy trình quản lý hàng tồn kho

1. Tìm hiểu về quy trình quản lý hàng tồn kho

Việc quản lý hàng tồn kho không hề đơn giản, bao gồm nhiều công đoạn có sự liên hệ chặt chẽ với nhau. Thông thường, doanh nghiệp sẽ áp dụng một quy trình quản lý hàng tồn kho để kiểm soát chính xác số lượng, chủng loại cũng như tình trạng của những mặt hàng tồn kho.

Vậy quy trình hàng tồn kho bao gồm những công đoạn nào? Hãy cùng tìm hiểu ngay sau đây nhé!

1.1. Khái niệm quy trình quản lý hàng tồn kho

Quy trình quản lý hàng tồn kho bao gồm nhiều công đoạn khác nhau, được tiến hành kể từ thời điểm doanh nghiệp nhập vào kho các loại nguyên vật liệu cho đến khi những nguyên vật liệu đó được chuyển thành sản phẩm, hàng hóa và được xuất ra khỏi kho. Mục đích cuối cùng của quy trình quản lý hàng tồn kho đó là cắt giảm tối đa các chi phí cần thiết cho hàng hóa tồn kho, đồng thời bảo đảm hoạt động sản xuất của doanh nghiệp sẽ không bị gián đoạn.

Một quy trình quản lý hàng tồn kho thông thường bao gồm ba hoạt động chính đó là quản lý mã hàng, quản lý hoạt động nhập kho và quản lý hoạt động xuất kho.

1.2. Tìm hiểu sơ đồ quy trình quản lý hàng tồn kho

Trong một doanh nghiệp sản xuất, giá trị của hàng tồn kho thường sẽ chiếm từ 40% đến 50% tổng tài sản của doanh nghiệp. Vì vậy công tác quản lý hàng tồn kho là không thể thiếu được trong các doanh nghiệp này.

Quy trình quản lý hàng tồn kho được tiến hành một cách khoa học và đúng quy chuẩn có thể giúp doanh nghiệp giảm thiểu được một lượng lớn chi phí dành cho việc quản lý kho. Thêm vào đó, dữ liệu từ quy trình quản lý hàng tồn kho cũng sẽ là căn cứ cho những lần kiểm kê hàng hóa trong kho. Quy trình quản lý hàng tồn kho chặt chẽ và khoa học cũng giúp doanh nghiệp tránh được tình trạng thất thoát hàng hóa hoặc nhầm lẫn về số lượng, chủng loại hàng hóa trong kho.

Để hoạt động quản lý kho hàng được tiến hành hiệu quả, kế toán kho và nhân viên phụ trách kho vận cần phải nắm rõ được sơ đồ quy trình quản lý hàng tồn kho với ba quy trình nhỏ hơn sau đây.

1.2.1. Quy trình quản lý mã hàng

Quy trình quản lý mã hàng liên quan đến size số, màu sắc, nguồn gốc, chủng loại… của hàng hóa nhập kho, lưu kho và xuất kho. Không chỉ là một công đoạn cung cấp cơ sở dữ liệu giúp quy trình quản lý hàng tồn kho diễn ra thuận lợi hơn, quy trình quản lý mã hàng còn liên quan đến công việc in mã sản phẩm, in barcode, chuyển kho hoặc xuất kho.

Một quy trình quản lý mã hàng sẽ được tiến hành theo thứ tự các bước sau đây:

- Bước 1: Nhân viên phụ trách công tác đặt mã hàng sẽ tiếp nhận yêu cầu cập nhật lại mã hàng hoặc thêm mới mã hàng của hàng hóa trong kho lưu trữ.

- Bước 2: Nhân viên phụ trách sẽ kiểm tra, đối chiếu với và phân loại những mặt hàng chưa có mã và những mặt hàng cần cập nhật mã mới.

- Bước 3: Đối với những sản phẩm, hàng hóa chưa có mã hàng. Khi đó, nhân viên phụ trách cập nhật mã hàng sẽ ghi chép lại toàn bộ những thông tin về các mặt hàng đó, bao gồm cả việc xác định thuộc tính hàng hóa, chủng loại và đơn vị cung cấp hàng hóa. Từ những dữ liệu trên nhân viên ra mã hàng sẽ cập nhật mã hàng mới cho sản phẩm.

- Bước 4: Đối với những sản phẩm đã có sẵn mã hàng hóa từ trước, nhân viên phụ trách sẽ kiểm tra lại xem có cần thiết phải thực hiện bất kỳ sự thay đổi hay chỉnh sửa nào không. Trong trường hợp không cần thay đổi thì phải thông báo lại với các bên liên quan. Trong trường hợp cần phải thay đổi mã thì việc điều chỉnh mã hàng hóa cần được tiến hành theo đúng các quy tắc đặt mã..

1.2.2. Quản lý hoạt động nhập kho

Hoạt động nhập kho bao gồm nhập kho nguyên vật liệu và nhập kho hàng hóa thành phẩm.

- Thứ nhất, đối với trường hợp nhập kho nguyên vật liệu.

Hoạt động nhập kho nguyên vật liệu sẽ cần sự phối hợp của nhiều bộ phận có liên quan, bao gồm Bộ phận kinh doanh, Bộ phận bảo vệ, Bộ phận kế hoạch vật tư, Bộ phận quản lý chất lượng … và các phòng ban có liên quan khác. Một bản kế hoạch nhập kho sẽ được chuyển đến từng bộ phận liên quan.

Các đối tác liên quan sẽ dựa vào thông tin về số lượng, loại hình và trạng thái của sản phẩm được ghi trên Phiếu xuất kho và Hóa đơn nếu có.

Sau đó, Phiếu xuất kho và Hóa đơn trên sẽ chuyển tới bộ phận Kế toán, cụ thể ở đây là Nhân viên kế toán kho vật tư. Nhân viên Kế toán kho vật tư sẽ tiến hành đối chiếu số được ghi trong những giấy tờ trên để kiểm tra xem có đủ và đúng số lượng và chủng loại hàng hóa được nhập kho hay không. Những dữ liệu trên được thể hiện trong Đơn đặt hàng, hoặc Phiếu đề nghị mua hàng, Phiếu xuất kho và Hóa đơn cần phải thống nhất với nhau.

Tiếp theo, sau khi đã kiểm kê đủ số lượng và chủng loại hàng hóa, nhân viên thuộc vào bộ phận quản lý chất lượng sẽ tiến hành kiểm tra lại chất lượng hàng nhập kho.

Sau khi hoàn tất kiểm tra chất lượng, hàng hóa đạt đủ yêu cầu về chất lượng sẽ được vận chuyển và lưu trữ trong kho. Phiếu kiểm tra và thử nghiệm nguyên vật liệu sẽ được chuyển cho Nhân viên Kế toán kho vật tư.

Sau khi quá trình nhập kho hoàn tất, người quản lý kho hàng sẽ kiểm kê loại hàng hóa lần cuối cùng, sau đó mới ghi nhận hoạt động nhập kho và ghi chép lại dữ liệu trên thẻ kho.

- Thứ hai, đối với trường hợp nhập kho thành phẩm

Quy trình nhập kho thành phẩm cũng được tiến hành tương tự như quy trình nhập kho nguyên vật liệu. Người quản lý kho sau quá trình nhập kho hoàn tất sẽ ký xác nhận vào Phiếu bàn giao thành phẩm và lưu liên 1 tại kho, liên 2 sẽ chuyển đến Bộ phận sản xuất. Đồng thời người phụ trách kho cũng sẽ cập nhật thông tin hàng hóa mới nhập kho vào Thẻ kho và Báo cáo hàng tồn kho.

1.2.3. Quản lý hoạt động xuất kho

Hoạt động xuất kho bao gồm có 3 loại: Xuất kho bán hàng, xuất kho sản xuất và xuất chuyển kho.

- Thứ nhất, trường hợp xuất kho bán hàng

Kế toán chỉ thực hiện công tác kiểm tra hàng tồn kho sau khi nhận được lệnh xuất kho có kèm theo đơn bán hàng. Lúc này sẽ xảy ra 2 tình huống: số lượng hàng tồn kho đủ cho đơn bán hàng và số lượng tồn kho không đủ cho đơn hàng.

Nếu số lượng hàng tồn kho đáp ứng được đơn bán hàng thì nhân viên Kế toán kho sẽ dựa trên các thông tin trong đơn trả hàng để lập hóa đơn bán hàng. Nếu số lượng hàng hóa trong kho không đáp ứng được đơn hàng thì phải thông báo loại ngay lập tức cho bộ phận Kinh doanh.

- Thứ hai, trường hợp xuất kho sản xuất

Trước tiên, Phòng Kế hoạch vật tư, hoặc phòng ban khác có nhu cầu, sẽ làm đề nghị xuất kho cho sản xuất và trình lên Giám đốc hoặc người có thẩm để phê duyệt.

Nếu số lượng hàng hóa trong kho đủ đáp ứng nhu cầu thì bộ phận Kế toán sẽ lập phiếu xuất kho dựa trên yêu cầu xuất kho. Phiếu xuất kho cần có xác nhận của các cá nhân và bộ phận liên quan.

Nếu số lượng hoàng hóa trong kho không đủ thì cần báo cáo lại với các bộ phận liên quan để có kế hoạch thu mua thêm, song song với đó là xuất kho hàng hóa và ghi chép lại số lượng đã xuất.

- Thứ ba, trường hợp xuất chuyển kho

Trước tiên, bộ phận nào có nhu cầu xuất chuyển kho sẽ làm đề nghị chuyển kho và trình lên Giám đốc hoặc cá nhân có thẩm quyền để được xét duyệt. Sau khi đã được xét duyệt, nhân viên kế toán kho sẽ căn cứ vào phiếu đề nghị chuyển kho để thực hiện thao tác chuẩn bị xuất chuyển kho.

Thông tin về hoạt động xuất chuyển kho sẽ được in ra và cần có xác nhận của các bộ phận có liên quan.

Cuối cùng người quản lý kho sẽ căn cứ vào phiếu xuất kho có xác nhận của các bên liên quan để xuất kho chuyển sản phẩm.

- Thứ tư, trường hợp xuất lắp ráp

Các bộ phận nào có nhu cầu sẽ làm phiếu đề nghị và tiếp tục trình lên Giám đốc hoặc cá nhân có thẩm quyền phê duyệt.

Sau đó, nhân viên kế toán kho sẽ kiểm kê lại hàng hóa trong kho và lập giao dịch xuất kho lắp ráp. Tiếp theo nhân viên kế toán kho sẽ in phiếu xuất lắp ráp rồi xin xác nhận của các bên liên quan.

Sau khi đã hoàn tất xác nhận, người quản lý kho sẽ căn cứ vào đó để thực hiện thao tác xuất kho, đồng thời ký xác nhận vào phiếu xuất kho.

2. Lợi ích khi áp dụng quy trình quản lý hàng tồn kho hiệu quả

Một quy trình quản lý kho hàng hiệu quả sẽ  mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp.

- Quy trình quản lý hàng tồn kho hiệu quả sẽ giúp người chủ doanh nghiệp yên tâm hơn và tập trung tài nguyên để phát triển những dự án khác.

- Quy trình quản lý hàng tồn kho được thực hiện tốt cũng hỗ trợ cho các hoạt động xuất nhập kho được tiến hành thuận lợi hơn. Đồng thời, doanh nghiệp cũng sẽ quản lý và kiểm soát tốt tình trạng của hàng hóa và có những quyết sách phù hợp nhằm tăng cường quy mô sản xuất.

- Quy trình quản lý hàng tồn kho được tiến hàng chặt chẽ và khoa học cũng giúp cho các quy trình khác có liên quan diễn ra thuận lợi hơn, giúp doanh nghiệp hạn chế những công việc dư thừa, đồng thời tiết kiệm được chi phí trong hoạt động sản xuất và quản lý kho hàng.

Bài viết trên đây đã giới thiệu đến bạn đọc về khái niệm quy trình quản lý hàng tồn kho cũng như sơ đồ thực hiện quy trình này một cách chi tiết. Quy trình quản lý hàng tồn kho chặt chẽ và khoa học tạo tiền đề tốt cho những hoạt động có liên quan được diễn ra nhanh chóng và thuận lợi. Người chủ doanh nghiệp nên có sự quan tâm nhiều hơn nữa đến quy trình này để tối ưu hóa quy trình này trong doanh nghiệp.