Thông cáo báo chí là gì – Chiến thuật “thu hút” khách hàng hiệu quả

1. Thông cáo báo chí và những thông tin cơ bản bạn cần biết

1.1. Hiểu về thông cáo báo chí là gì?

Thông cáo báo chí hay trong tiếng Anh còn được gọi là Press Relaeses – một loại tài liệu không thể thiếu trong quá trình tổ chức các sự kiện, hoạt động văn hóa, xã hội, giải trí,... của các tổ chức, công ty, hội nhóm,... Mục đích chính khi tạo ra các thông cáo báo chí là để thông báo đến công chúng, giới truyền thông, báo chí về những thông tin liên quan đến các sự kiện, hoạt động này.

Thông cáo báo chí là văn bản sẽ thường nhắm đến các đối tượng làm trong lĩnh vực truyền thông, báo chí như các nhà báo, phóng viên, đài truyền hình hay cũng có thể là các đối tượng khách hàng, người tiêu dùng,... để mời họ đến tham dự cũng như đưa tin về các sự kiện, hoạt động đó của tổ chức, doanh nghiệp.

Xem thêm: Việc làm nhân viên kinh doanh sự kiện

1.2. Vai trò của thông cáo báo chí với các doanh nghiệp, tổ chức

Có thể thấy, với sự phát triển kinh tế cùng sự cạnh tranh ngày càng mạnh mẽ đã và đang khiến cho các doanh nghiệp đang đứng trước rất nhiều khó khăn, thách thức. Bởi vậy, họ cần phải đưa ra các chiến thuật mới làm sao thu hút khách hàng và có thể tiêu thụ được sản phẩm tốt hơn. Và hiện nay, việc tổ chức các sự kiện, hoạt động công chúng để PR, quảng cáo diễn ra khá phổ biến. Theo đó, họ sẽ cần đến các thông cáo báo chí để thông báo cũng như PR về các sự kiện của mình nhằm thu hút sự quan tâm của công chúng, giới truyền thông.

Xem thêm: Cạnh tranh lành mạnh là gì? Cạnh tranh không lành mạnh là gì?

Thực tế, các doanh nghiệp hiện nay muốn PR và quảng bá cho thương hiệu của mình thì không thể nào thiếu đi các phương tiện báo đài, truyền thông đại chúng,...Bởi hiệu quả cũng như phạm vi ảnh hưởng mà các phương tiện này mang lại là vô cùng lớn.

Thông cáo báo chí khi đó đóng vai trò quan trọng, như một công cụ thiết yếu giúp doanh nghiệp, tổ chức có thể thu hút được đông đảo người quan tâm, khách hàng, giới truyền thông, tạo nên hiệu ứng tốt và mang lại hiệu quả cao trong chiến lược PR sản phẩm, thương hiệu của doanh nghiệp.

Việc làm truyền thông

1.3. Các trường hợp cần gửi thông cáo báo chí

Thông cáo báo chí mặc dù đóng vai trò rất quan trọng trong các chiến lược truyền thông, quảng bá. Tuy nhiên, không phải lúc nào cũng được sử dụng và gửi đi một cách tùy tiện. Do đó, bạn chỉ nên sử dụng thông cáo báo chí cho các trường hợp sau đây:

- Tổ chức các sự kiện, hoạt động nhằm mục đích ra mắt sản phẩm, dịch vụ mới của doanh nghiệp.

- Tổ chức các sự kiện, hoạt động nhằm để công bố, ra mắt về các thành tựu, kết quả nghiên cứu sản phẩm mới với quy mô lớn, mang tầm cỡ quốc gia, thế giới.

- Tổ chức các sự kiện về văn hóa, xã hội, giải trí với tầm cỡ lớn và tầm ảnh hưởng lớn.

- Các sự kiện nhằm công bố về các giải thưởng danh giá, quan trọng cho các tổ chức, cá nhân.

- Tổ chức các sự kiện quy mô lớn và có tầm quan trọng của các doanh nghiệp lớn.

Xem thêm: Việc làm thiết kế sự kiện

2. Nội dung và hình thức của thông cáo báo chí gồm những gì?

2.1. Nội dung thông cáo báo chí

Thông cáo báo chí có nội dung tương tự như một bài báo và cần đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về 5W1H như sau:

- Who (ai) – xác định rõ ràng về chủ thể chính của thông cáo báo chí. Chủ thể ở đây sẽ tùy thuộc vào từng sự kiện, có thể là một cá nhân một nhóm tổ chức, một công ty, chương trình, sự kiện nào đó nằm trong chiến lược của sự kiện sắp diễn ra.

- What (cái gì) – Đây là phần sẽ chứa các thông tin liên quan đến chủ đề của các hoạt động, sự kiện mà người nhận thông cáo báo chí nên biết. Đặc biệt hãy thể hiện được điểm nhấn của các sự kiện, hoạt động để thu hút được công chúng.

Tìm hiểu thêm: Quản trị thương hiệu là gì?

- Where (ở đâu) – Bất kể sự kiện, hoạt động nào cũng cần có một địa điểm để tổ chức. Do đó, phần này hãy nêu rõ về nơi diễn ra sự kiện, hoạt động và có thể đính kèm bản đồ để giúp các nhà báo, phóng viên có thể tìm thấy một cách nhanh nhất.

- When (khi nào) – Thời gian diễn ra sự kiện là khi nào? Đây là yếu tố không thể thiếu trong thông cáo báo chí. Theo đó, thời gian cần được trình bày rõ ràng, cụ thể và chính xác nhất.

- Why (vì sao) – Đây là phần sẽ giải thích cho việc tại sao sự kiện, hoạt động đó được tổ chức và vì sao truyền thông, báo chí nên đến đưa tin cho các sự kiện này?

- How (như thế nào) – Phần này sẽ cần tóm tắt ngắn gọn về nội dung của sự kiện, các hoạt động sẽ diễn ra như thế nào để các nhà báo, phóng viên có thể nắm rõ lịch trình và tác nghiệp một cách tốt nhất.

Việc làm tổ chức sự kiện

2.2. Hình thức trình bày của thông cáo báo chí

Một mẫu thông cáo báo chí chuẩn và chuyên nghiệp sẽ có cấu trúc về hình thức cụ thể như sau:

- Tiêu đề sẽ chính là tên của thông cáo báo chí có liên quan đến tên sự kiện, hoạt động sắp diễn ra.

- Các thông tin liên hệ của ban tổ chức: đó là tên, số điện thoại, địa chỉ của người phụ trách ban truyền thông, đứng ra liên lạc với các cơ quan báo chí.

- Thông tin cụ thể về địa điểm sẽ tổ chức sự kiện, hoạt động.

- Những thông tin quan trọng không thể thiếu của một bản thông cáo báo chí bao gồm như sau: nội dung chính, thời gian, địa điểm cụ thể, mục đích diễn ra sự kiện, nội dung chính của sự kiện.

- Một mẫu thông cáo báo chí chỉ được in 1 mặt và nên dừng lại ở 2 trang giấy A4 là đủ.

Việc làm thư ký trợ lý

3. Bí quyết để có một thông cáo báo chí hiệu quả

Một sự kiện, hoạt động được tổ chức có thu hút được nhiều người tham gia hay không sẽ phụ thuộc khá nhiều vào thông cáo báo chí. Bởi thực tế, khi gửi thông cáo báo chí đến các nhà báo, phóng viên tức là đã một phần PR, quảng bá cho sự kiện. Theo đó, nếu như đủ thuyết phục, các cơ quan báo chí sẽ chấp nhận đưa thông tin đó đăng tải lên báo và truyền thông đến công chúng. Vậy bí quyết nào để có thể tạo ra một bản thông cáo báo chí chuẩn và đạt hiệu quả nhất?

Tham khảo: Cách viết 1 bài báo

3.1. Tạo ra một thông cáo báo chí như một nhà báo

Thông cáo báo chí cần phải được trình bày một cách thật rõ ràng, chính xác và mạch lạc về các thông tin cần thiết. Bạn có thể tạo một câu chuyện hấp dẫn nhưng viết theo cách của một nhà báo để thu hút sự quan tâm từ công chúng. Tuy nhiên, để có thể làm được điều đó thì cũng cần lưu ý một số vấn đề sau đây:

- Khi viết thông cáo báo chí, bạn cần phải đi thẳng vào vấn đề bởi điều kỵ nhất chính là lan man, không tập trung vào chủ đề chính và khiến cho người đọc khó có thể nắm bắt được các vấn đề chính. Chính vì vậy mà cần phải đi vào trọng tâm, nêu lên được mục đích rõ ràng của thông cáo báo chí.

- Một thông cáo báo chí cần phải có sự rõ ràng, không dài dòng bởi các nhà báo, phóng viên hay thậm chí khách hàng đều rất bận rộn, họ sẽ không có thời gian để đọc một tờ giấy rất dài mà thực tế lại có thể tóm gọn các nội dung đó trong vài dòng ngắn ngủi.

- Viết thông cáo báo chí cũng như bạn viết một bài báo, cần thể hiện giọng văn thân thiện, gần gũi, không quá khoa trương mọi thứ. Tuy nhiên, tất cả cần có giới hạn nhất định và vẫn phải đảm bảo sự nhã nhặn, lịch sự trong cách hành văn, giao tiếp. Tuyệt đối không sử dụng các từ ngữ mang tính chất quá đề cao về sự kiện hay các sản phẩm, dịch vụ.

Xem thêm: Việc làm chuyên viên PR

3.2. Nội dung thông cáo báo chí cần hữu ích

Đối với một bản thông cáo báo chí thì điều quan trọng nhất chính là phải đưa đến người nhận những thông tin có giá trị, hữu ích nhất, nằm trong phạm vi vấn đề mà họ có thể quan tâm. Cụ thể, nội dung đó cần phải liên quan đến các đối tượng mục tiêu nhưng cũng cần có mối liên quan mật thiết đến doanh nghiệp tổ chức.

Bên cạnh đó, một thông cáo báo chí cũng có thể đưa ra các trích dẫn từ các nhân vật quan trọng để tạo ra được điểm nhấn, sức hấp dẫn cho người nhận. Tuy nhiên, cần đảm bảo các trích dẫn đó phải chính xác và có giá trị đối với công chúng và tăng được sự thuyết phục với khách hàng, nhà báo, giới truyền thông.

Xem thêm: Lý thuyết hành vi người tiêu dùng

3.3. Thông cáo báo chí cần gắn liền với mục đích sản phẩm

Khi viết thông cáo báo chí, bạn cần phải lưu ý đến chủ đề chính bởi đối với giới báo chí, truyền thông, họ sẽ không quan tâm quá nhiều đến quy mô sự kiện mà điều họ hướng tới chính là những vấn đề có liên quan đến doanh nghiệp, đến sản phẩm, dịch vụ. Chính bởi vậy, hãy tạo ra một bản thông cáo báo chí gắn liền với sản phẩm, với mục đích PR cho thương hiệu. Đó có thể là ưu điểm của sản phẩm, những tính năng, điểm mới mẻ trong các dịch vụ,...

Việc làm PR tại Hà Nội

3.4. Đưa các thông tin dưới nhiều hình thức khác nhau

Để thu hút được sự quan tâm từ khách hàng, nhà báo, phóng viên thì thay vì việc gửi đi một bản thông cáo báo chí truyền thống chỉ với các con chữ thì bạn cũng có thể lựa chọn đưa thông tin đến người đọc qua nhiều hình thức khác nhau. Bạn có thể sử dụng các video, hình ảnh hay graphic với nội dung trình bày ngắn gọn, dễ hiểu. Điều này sẽ giúp cho việc tương tác giữa các bên được hiệu quả hơn rất nhiều và thu hút được sự quan tâm của công chúng.

4. Viết thông cáo báo chí cần lưu ý những vấn đề gì? 

Xem thêm: Cách thu hút khách hàng đến cửa hàng

Để một thông cáo báo chí được đánh giá là đạt chuẩn và thu hút, thuyết phục được các khách hàng, giới truyền thông báo chí cần chú ý đến những điều quan trọng sau:

- Thông cáo báo chí nên sử dụng một tiêu đề hấp dẫn, sinh động để thu hút được sự quan tâm, chú ý từ các nhà báo, phóng viên.

- Nên trình bày thông cáo báo chí theo mô hình là một chiếc kim tự tháp ngược, có nghĩa là những thông tin cần thiết, quan trọng thì nên đưa lên đầu và sắp xếp theo mức độ quan trọng giảm dần.

- Mặc dù thông cáo báo chí nhằm mục đích PR, quảng bá nhưng cũng không nên sử dụng những từ ngữ quá hoa mỹ, cường điệu và khoa trương về các sự kiện, hoạt động mà lại không có bằng chứng, dẫn đến sự thiếu tin cậy.

- Những nội dung cần đi thẳng vào vấn đề và cung cấp các thông tin cần thiết để liên hệ.

- Đặc biệt, khi viết thông cáo báo chí nên tránh sử dụng các thuật ngữ chuyên ngành khiến bởi có thể nhà báo, phóng viên hiểu nhưng khách hàng họ lại không tìm hiểu chuyên sâu và không biết về các thuật ngữ đó. Vì vậy hãy sử dụng từ ngữ, ngôn từ dễ hiểu nhưng vẫn đảm bảo lịch sự, chuyên nghiệp.

Xem thêm: Việc làm giám đốc truyền thông

Hy vọng những thông tin mà work247.vn cung cấp trên đây đã giúp các bạn hiểu về thông cáo báo chí là gì cùng phương pháp để tạo ra một bản thông cáo báo chí ấn tượng và hiệu quả nhất. Chúc các bạn thành công với các sự kiện, hoạt động của mình.