Hướng dẫn cách sử dụng máy chấm công vân tay cực dễ

1. Cơ chế vận hành của máy chấm công bằng vân tay

Những dòng máy chấm công bằng vân tay xuất hiện khá sớm ở nước ta từ những năm 2000. Qua 21 năm ra đời, các sản phẩm của máy chấm công ngày càng có nhiều biến đổi từ thấp tới cao nhưng nhìn chung cơ chế hoạt động đều như nhau.

Ban đầu bạn cần phải lắp đặt máy ở một vị trí phù hợp trong không gian văn phòng làm việc. Đó phải là một nơi để nhân viên dễ dàng nhìn thấy, dễ chấm công và không mất đi tính thẩm mỹ chung. Sau khi được lắp đặt, bạn nên đọc hướng dẫn sử dụng có đi kèm theo máy chấm công để biết cách vận hàng cũng như kết nối với máy tính bằng một hệ thống mạng nhất định. Ngoài ra, bạn có thể lên google và tìm hướng dẫn để biết cách kết nối máy chấm công vân tay với máy tính một cách chi tiết. Sau khi mọi thứ đã ổn thỏa thì bạn cần cài phần mềm riêng cho máy để quá trình xử lý dữ liệu và xuất các file ra bản Excel được tối ưu nhất.

Muốn dữ liệu chấm công được xuất ra với các thông tin chi tiết như mã phòng, họ tên, giờ vào làm, giờ tan làm,...thì bạn cần thiết lập ngay từ đầu để máy chấm công có thể mã hóa được vân tay nhân viên thành các con số.

2. Cách sử dụng các loại máy chấm công vân tay thông dụng

Để sử dụng được máy chấm công vân tay là chuyện không hề khó. Bạn chỉ cần dành ra 5 phút là có thể hoàn thiện được công tác tìm hiểu và tự thực hiện các thao tác một cách dễ dàng.

- Đầu tiên bạn cần phải vào phần menu của máy và tiến hành chọn “quản lý nhân viên”. Tại đây bạn nhấn chọn “OK” vào phần nhân viên mới và nhấn “đồng ý”. Sau đó bạn đạt cho mỗi nhân viên tương ứng với một mã số ID.

- Khi đã đặt xong mã số, bạn sẽ tiến hành làm vân tay cho nhân viên bằng cách chọn “đăng ký vân tay” rồi nhấn “đồng ý”. Màn hình sẽ hiện ra phần nhấn để bạn đưa ngón tay áp vào khu vực lấy vân tay và nhấn 3 lần. Màn hình máy hiển thị nhận diện được tức là bạn đã hoàn tất đăng ký vân tay rồi đó.

- Việc còn lại cần làm đó là chọn “kết thúc quá trình thiết lập”.

Tham khảo: App chấm công online chuyên nghiệp: https://chamcong.work247.vn/

3. Hướng dẫn cách sử dụng máy chấm công vân tay Ronald Jack X628-C

Máy chấm công vân tay Ronald Jack X628-C được ví như là “cỗ máy quản lý thời gian” bởi sự vô cùng chính xác, tính bảo mật cao lại còn thiết kế rất đơn giản, dễ sử dụng. Vậy cách sử dụng máy chấm công vân tay Ronald Jack X628-C như thế nào?

3.1. Hướng dẫn cài và lắp đặt máy chấm công Ronald Jack X628-C

- Bước 1: Lắp đặt khung giữ máy X628-C lên vị trí phù hợp. Tiếp theo, vít 4 đinh vào điểm chốt để cố định cho máy chấm công vân tay vào khung vừa lắp. Liên kết đường dây mạng LAN từ máy chấm công vân tay về bộ máy chủ chia mạng LAN của công ty (Modem, Switch, Router,…) và “bấm” 2 đầu dây RJ45. Cắm bộ chuyển đổi để máy chấm công được nối nguồn.

- Bước 2: Xem địa chỉ IP của mạng LAN hiện lên ký tự gì, Giả dụ: 192.181.1.XXX sau đó nhấn và giữ nút “M/OK” trong thời gian 3 giây để truy cập vào màn hình cài đặt. Chọn danh mục có chữ “Network”, tại đây bạn có thể cài đặt IP cho máy chấm công vân tay. Lưu ý, bạn cần phải đảm bảo rằng địa chỉ IP của bạn chưa có thiết bị hay máy tính nào chưa kết nối với bất kỳ máy chủ nào khác.

- Bước 3: Sau bước này quy lạo máy tính, mở giao diện và chọn “RUN: (phím tắt windows + R) gõ vào lệnh: Ping 192.161.1.201. Nếu kết nối thành công máy sẽ hiện thì dòng thời gian chạy liên tục dạng Reply from 192.161.1.201 bytes=32 time<1ms...

Nếu kết nối thất bại thì máy sẽ hiển thị: Rely from 192.168.1.201 - Destination host unreachable thì bạn cần kiểm tra hoặc bấm lại 2 đầu dây mạng. Như vậy là đã hoàn thành lắp đặt các bước ban đầu.

3.2. Cách sử dụng máy chấm công vân tay Ronald Jack X628-C

Máy chấm công vân tay Ronald Jack X628-C được hiển thị bằng 2 loại ngôn như là: tiếng Việt và tiếng Anh giúp người dùng dễ dàng sử dụng hơn. Dưới đây sẽ là hướng dẫn cụ thể từng chức năng cụ thể của máy chấm công vân tay Ronald Jack X628-C giúp các bạn dễ hình dung hơn.

3.2.1. Chức năng các phím trên máy chấm công

- Các phím từ 0 đến 9: vừa có chức năng đặt ID cho từng nhân viên (ID là chỉ số), vừa có các chức năng thể hiện các chữ cái tương ứng để đặt tên cho nhân viên.

- Phím ESC: nhấn để quay lại “menu” hoặc muốn thoát ra màn hình chính.

- Phím M/OK: Chọn nếu muốn để đăng nhập “menu chính” của thiết bị. Bên cạnh đó dùng để tùy chính các mực thêm, xóa, sửa trong tab quản lý nhân viên.

- Phím có biểu tượng hình tròn/ tam giác: khi khai báo ID nhân viên, nếu bạn muốn đặt ID bằng số khác mà không phải số ID mặc định thì dùng phím này để xóa. Ngoài ra, phím này có có tác dụng như một phím di chuyển sang trái.

3.2.2. Cách đăng nhập vào menu để thiết lập thông số kỹ thuật

Nhấn giữ phím M/OK trong vòng 5s để truy cập vào giao diện menu chính. Tại đây, người sử dụng có thể cài đặt các thông số như: cài đặt kết nối máy chấm công, quản lý khai báo nhân viên, thiết lập hệ thống thông tin,...

Đối với mục quản lý/ khai báo nhân viên: bạn chọn “nhân viên mới” nó sẽ cho phép bạn khai báo, vân tay, mật mã, đăng ký thông tin ID,... cho nhân viên mới. Tiếp đến nhấn phím “OK” để đăng nhập vào cửa sổ đăng ký thông tin của nhân viên mới.

- Số ID: cho phép bạn có thể đặt ID cho nhân viên.

- VT: Nhấn chọn để đăng ký vân tay.

- Mật mã: đăng ký mật mã.

- Quản lý: nếu đăng ký cho nhân viên thì đặt ở mục là “nhân viên”. Còn khai báo vân tay cho người quản lý thì đặt là mục “quản lý”.

Để đăng ký vân tay cho các nhân viên thì ta có thể làm theo trình tự như sau: 

Mỗi nhân viên sẽ được đăng ký sử dụng tối đa là 10 vân tay. Khi xác nhận vân tay cần được đặt ở đúng tâm, có hơi ấn nhẹ để đảm bảo cho thiết bị có thể nhận dạng một cách rõ ràng và chính xác.

Nếu màn hình hiển thị dấu tích xanh có nghĩa là người dùng đăng ký thành công, lưu dữ liệu và tiến hành thiết lập các thông số tiếp theo. Trong trường hợp xác nhận lỗi, màn hình sẽ hiển thị dấu X đỏ. Lúc này người dùng cần thực hiện lại một lần nữa các thao tác đăng ký trên.

Nếu bạn muốn đăng ký thêm vân tay trên cùng một ID người dùng, hãy nhấn chọn M/OK để tiếp tục đăng ký các bước như trên. Bên cạnh đó, để lưu trữ thông tin nhấn ESC 2 lần màn hinh sẽ hiện lên thông báo và bạn chỉ cần nhấn OK để lưu lại.

3.2.3. Cách kết nối máy chấm công vân tay với phần mềm quản lý nhân sự

Sau khi bạn thiết lập và kết nối thành công thì người sử dụng có thể giao tiếp 2 chiều giữa máy chấm công và các phần mềm chấm công chuyên dụng trên máy tính giúp cho việc quản lý, tính giờ làm, in xuất báo cáo hàng tháng,...một cách thuận tiện hơn.

Mong rằng với những hướng dẫn chi tiết cách sử dụng máy chấm công vân tay trên đây sẽ giúp bạn có thể thực hiện các thao tác trên máy chấm công một cách dễ dàng.