Tìm hiểu và phân tích quy trình quản lý hợp đồng doanh nghiệp

Việc làm hành chính văn phòng

1. Quy trình quản lý hợp đồng là gì?

Nói một cách dễ hiểu, quy trình quản lý hợp đồng ở đây là:

- Thứ nhất, giúp cho hợp đồng không bị hư hỏng hay thất lạc lung tung, gây khó khăn cho quá trình truy xuất thông tin sau này.

- Thứ hai, quy trình tạo ra giúp cho doanh nghiệp đảm bảo được quá trình thực hiện hợp đồng được diễn ra theo đúng kế hoạch, là một thể thống nhất, đảm bảo quy trình thực hiện đúng như ký kết. Điều này làm giảm tải được rủi ro không đáng có phát sinh trong quá trình. 

Để xây dựng được một quy trình quản lý hợp đồng, bạn sẽ phải trải qua nhiều giai đoạn khác nhau, như là: lưu trữ các loại hợp đồng, sắp xếp lại thông tin,...Từ đó, doanh nghiệp có thể tra cứu thông tin một cách nhanh chóng và chính xác, giúp thống kê và đánh giá chi tiết được hợp đồng.

Xem thêm: Việc làm hành chính văn phòng tại hà nội

2. Các phân đoạn của quy trình quản lý hợp đồng

Như những quy trình khác, để có thể hiệu quả cần mất thời gian đầu tư vào đó, phân tích kỹ lưỡng để đưa ra được một chuẩn mực. Đặc biệt với một quy trình quan trọng như quản lý hợp đồng, thì việc này càng cần thiết.

Các phân đoạn sau đây bạn sẽ thường thấy trong quy trình này:

+ Phân loại văn bản: Trước khi đặt bút ký kết bất kỳ một loại văn bản nào cũng thế, bạn phải biết được đây là loại hợp đồng gì và những bộ phận nào có liên quan trực tiếp đến hợp đồng này. Ai sẽ là người đại diện chính để quản lý hợp đồng, các đối tác liên quan là ai, sau khi ký kết xong thì ai sẽ có nhiệm vụ lưu trữ hợp đồng,... Trả lời được càng nhiều câu hỏi liên quan, tức là bạn càng nắm vững được nội dung của hợp đồng, tạo bước khởi đầu tốt cho sau này.

+ Người quản lý: Một hợp đồng sẽ bao gồm rất nhiều những phân đoạn khác nhau, từ ký kết, quản lý đến thanh lý hợp đồng. Và ở mỗi một giai đoạn khác nhau này, cần có một người định danh đứng ra quản lý, và trong giai đoạn nào xảy ra phát sinh, người quản lý đó sẽ hoàn toàn chịu trách nhiệm. Tùy theo quy định khác nhau ở các doanh nghiệp, người quản lý này có thể chỉ là một người hoặc nhiều người.

+ Thực hiện hợp đồng: Thông thường, nếu bên đối tác không làm đúng theo những trách nhiệm theo như đã ký kết, thì sẽ có những rủi ro phát sinh không  lường trước được. Vì vậy, người quản lý hợp đồng nên kiểm tra thông tin đối tác của mình trước xem có uy tín không, và đủ khả năng thực hiện hợp đồng hay không.

+ Lưu trữ, sao chép hợp đồng: Giải pháp hữu ích nhất hiện nay chính là scan ra thành nhiều bản sao, lưu trữ kỹ thuật số, vừa thuận tiện trong quá trình quản lý lại dễ dàng thống kê. 

Ngoài ra, tại một vài công ty, họ thường có cách lưu trữ là sao chép và gửi đến những phòng ban khác nhau, làm giảm thiểu được rủi ro lạc mất hay bị hư hỏng.

+ Nội dung công việc: Xác định rõ ngay từ đầu nội dung chi tiết của hợp đồng, giám sát tất cả các khía cạnh khác nhau. Nếu trong quá trình quản lý, người quản lý có sự thay đổi, doanh nghiệp cần phải nắm rõ được chuyển quản lý cho ai và tái phân công lại việc làm như thế nào.

+ Xét duyệt hợp đồng: Bước quan trọng, bạn phải kiểm tra đối soát lại tất cả các thông tin liên quan.

+ Mã số hợp đồng: Các doanh nghiệp thường tạo mã số cho các loại hợp đồng và cập nhật thường xuyên những mã số này. Từ mã số này có thể giúp quá trình tra cứu nhanh chóng hơn. Một mã số hợp đồng thường đi kèm với tên đối tác, điều khoản hợp đồng, ngày bắt đầu có hiệu lực, tên người quản lý hợp đồng,...

+ Thời gian lưu trữ hợp đồng: Phải có quy định về thời gian lưu trữ bản gốc và các bản sao của hợp đồng. Vì tùy theo thời gian và các loại hợp đồng khác nhau sẽ có thể tác động tới mặt kinh doanh của doanh nghiệp. 

Một quy trình quản lý hợp đồng hiệu quả sẽ vạch ra cho doanh nghiệp được một con đường đi hợp lý nhất, góp phần làm ổn định và cải thiện quá trình kinh doanh của doanh nghiệp.

Xem thêm: Đơn vị hành chính sự nghiệp là gì và có vai trò ra sao?

3. Tại sao cần có một quy trình quản lý hợp đồng chi tiết  

Một quy trình quản lý hợp đồng chi tiết sẽ làm hiệu quả doanh nghiệp tăng cao. Nói cách khác quản lý hợp đồng có mối liên hệ trực tiếp đến hiệu quả cũng như năng lực kinh doanh của doanh nghiệp, bên cạnh đó còn là mối  quan hệ của doanh nghiệp trên thị trường.

Về mục đích của quy trình quản lý hợp đồng, sẽ có những mục sau đây:

- Đưa ra tầm nhìn chính xác và tối ưu nhất trong giai đoạn đàm phán và ký kết hợp đồng.

- Bên cạnh đó, quy trình giúp thống nhất được trách nhiệm cũng như vai trò của từng bộ phận trong doanh nghiệp, tạo ra một thể thống nhất.

- Quy trình quản lý hợp đồng còn giúp cho doanh nghiệp có thể đưa ra những định hướng, kiểm soát và thực hiện được hợp đồng đã ký kết.

Xem thêm: Hướng dẫn cách viết mục tiêu nghề nghiệp hành chính nhân sự

cv xin việc

4. Vai trò của quy trình quản lý hợp đồng

Tóm lại, sau khi phân tích ở trên, bạn cũng có thể hình dung được những vai trò thiết yếu của quy trình quản lý hợp đồng rồi đúng không. Để tóm gọn lại, dưới đây là những vai trò quan trọng nhất của quy trình này mà các bạn nên biết:

- Quy trình giống như một khuôn mẫu, một chuẩn mực để hợp lý hóa từ khâu chuẩn bị hợp đồng cho đến đàm phán ký kết và gia hạn hợp đồng.

- Nếu biết cách tối ưu hóa toàn bộ quá trình quản lý hợp đồng, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được một khoản chi phí mà doanh thu đạt được có thể cao hơn.

- Thông qua việc phân tích số liệu, doanh nghiệp có thể đưa ra được những chiến lược mới thích hợp hơn.

- Cải thiện được mối quan hệ đối với các đối tác bằng cách cung cấp được những thông tin chính xác và minh bạch hơn. Điều này còn tốt cho doanh nghiệp về mặt pháp lý và hiệu suất công việc.

- Đảm bảo được trách nhiệm và nghĩa vụ của cả 2 bên (phía doanh nghiệp và bên đối tác, nhà cung cấp).

- Đưa ra một quy trình quản lý hợp đồng hiệu quả còn giúp doanh nghiệp của bạn tránh gặp phải những rủi ro không đáng có về mặt tài chính và pháp lý. Đồng thời qua đó có thể đề xuất những kế hoạch dự phòng giúp nhận diện được những nguy cơ đang tiềm ẩn và tìm cách khắc phục chúng.

- Khi sở hữu được quy trình quản lý hợp lý, doanh nghiệp sẽ tối ưu hóa được quy trình tổng thể, thúc đẩy phát triển những quy trình khác, giảm được thời gian vào các công việc nhập dữ liệu hay những công việc tiêu tốn thời gian khác.

- Xây dựng được một kho hợp đồng kỹ thuật số, điều cần thiết trong cuộc sống hiện nay. Kho kỹ thuật số giúp liên kết được các hợp đồng với các quy trình thiết yếu khác, đưa ra báo cáo chi tiết nhất, kho này còn giúp bạn tra xuất được thông tin nhanh chóng.

Trên đây, work247.vn đã đưa ra cho bạn những thông tin khái quát về quy trình quản lý hợp đồng, các phân đoạn cần thiết cũng như vai trò và mục đích của quy trình đó. Hy vọng thông qua bài viết này, các bạn đã nắm được những ý tổng quan nhất, có thể giúp ích được cho bạn trong quá trình làm việc.