Cách xây dựng KPI – Cách xây dựng chuẩn cho doanh nghiệp

1. Cách xây dựng KPI theo quy trình chuẩn các bước thực hiện

Hiện nay các doanh nghiệp đều có KPI khác nhau dành cho từng nhân viên, từng bộ phận để đảm bảo hiệu suất công việc được tốt nhất. Vậy xây dựng KPI cần thực hiện theo các bước như thế nào các bạn đã biết hay chưa? Cùng đọc và tìm hiểu ngay với những thông tin hữu ích về cách xây dựng KPI chi tiết qua các bước hướng dẫn cụ thể dưới đây như sau:

1.1. Bước 1: Tiến hành xác định người hoặc bộ phận xây dựng KPI

Để có thể xác định được người hoặc bộ phận trong công ty, doanh nghiệp cần xây dựng KPI phù hợp có 2 phương pháp chính như sau:

Thứ nhất, các bộ phận, các phòng ban chức năng trong công ty sẽ trực tiếp xây dựng hệ thống KPIs cho các vị trí nhân viên cụ thể trong bộ phận, phòng bạn của mình. Trong đó, vai trò hỗ trợ, chỉ dẫn về mặt phương pháp sẽ do đội ngũ quản trị nhân lực đảm nhận để đảm bảo cách xây dựng KPI tuân thủ đúng nguyên tắc.

Theo đó, người xây dựng KPI ở đây thường là trưởng bộ phận, hoặc trưởng phòng. Họ đều là những người hiểu rõ nhất về các yêu cầu, nhiệm vụ của từng vị trí chức danh trong bộ phận mình quản lý. Cách xây dựng KPI hiệu quả đó chính là chia nhỏ việc xây dựng KPI cho các cấp dưới quyền của mình để thực hiện.

Phương pháp này mang đến ưu điểm là có tính khả thi cao, thể hiện được rõ ràng về nhiệm vụ và chức năng của bộ phận cụ thể nào đó trong doanh nghiệp. Tuy nhiên thì nó cũng tồn tại nhược điểm, trong trường hợp phòng ban tự đặt mục tiêu sẽ khiến KPI đặt ra thiếu khách quan. Chính vì vậy mà cần phải có sự đánh giá và kiểm định chặt chẽ của đội ngũ quản lý nhân sự hoặc quản lý cấp cao của doanh nghiệp trước khi áp dụng.

Thứ hai, bộ phận nhân sự của doanh nghiệp hoặc đội ngũ quản lý cấp cao sẽ tiến hành đưa ra một bộ KPI cho các bộ phận, phòng ban. Đây là phương pháp mang tính khách quan hơn so với phương pháp trên, khoa học hơn. Tuy nhiên, nhược điểm lớn nhất của phương pháp này đó chính là thiếu thực tế, không thể hiện rõ ràng được nhiệm vụ, chức năng của bộ phận hay phòng bàn cụ thể. Để khắc phục được nhược điểm này, cách xây dựng KPI đúng chuẩn cần có sự thẩm định và đánh giá từ phía bộ phận chức năng trong doanh nghiệp.

Tham khảo: KPI cho trưởng phòng nhân sự

1.2. Bước 2: Xác định chính xác cho các chỉ số KPI

Trong cách xây dựng KPI hiện nay thì yếu tố quan trọng nhất là các chỉ số KPI. Các chỉ số này cần đảm bảo liên kết và gắn bó chặt chẽ với mục tiêu cụ thể của từng bộ phận, phòng ban trong doanh nghiệp. Sau khi có sự thống nhất về các chỉ số KPI với mục tiêu của các phòng ban, bộ phận thì doanh nghiệp cần đảm bảo đánh giá chúng theo các chỉ số như:

+ Mục tiêu cụ thể.

+ Mục tiêu hoàn toàn có thể đo lường được.

+ Mục tiêu có thể đạt được.

+ Mục tiêu thực tế.

+ Mục tiêu có thời hạn cụ thể.

Nếu doanh nghiệp hoặc các bộ phận xây dựng KPI không đạt những tiêu chí trên, nó sẽ tạo nên ảnh hưởng xấu cho việc đánh giá về chúng và hệ quả tiêu cực cho hệ thống quản trị tổ chức nói chung của doanh nghiệp.

Các chỉ số không thể đo lường được khi đưa ra sẽ mang đến kết quả thực hiện công việc sẽ không có ý nghĩa. Các chỉ số KPI đặt ra nếu không thể đạt được hay không đúng với thực tế thì mục tiêu xây dựng KPI đặt ra là quá xa với, nhân viên dù đã cố gắng hết mình vẫn không thể đạt được. Từ đó có thể dẫn đến tâm lý chán nản, mệt mỏi cho nhân viên và khiến họ thiếu động lực để làm việc.

Đặc biệt, khi KPI được xây dựng không có hạn định cụ thể về thời gian sẽ khiến nhân viên không biết được công việc phải làm trong thời gian như thế nào, bao lâu thì cần hoàn thành chúng, nó sẽ khiến chính công việc của họ khó được kiểm soát chặt chẽ hơn.

Tùy thuộc theo loại hình kinh doanh của doanh nghiệp mà chỉ số hiệu suất KPI sẽ được chọn là khác nhau. Cần đảm bảo phù hợp với ngành nghề, lĩnh vực hoạt động và đáp ứng đủ 5 tiêu chỉ như trên đã trình bày.

Đọc thêm: KPI cho nhân viên kinh doanh

1.3. Bước 3: Tiến hành đánh giá về mức độ hoàn thành KPI

Sau khi xác định được chính xác KPI cho từng bộ phận, phòng ban và từng vị trí công việc trong công ty, doanh nghiệp. Đưa KPI được xây dựng vào áp dụng trong việc quản trị và đảm bảo về năng suất lao động hiệu quả.

Mọi đầu việc đều có thể chia thành 3 nhóm chính như sau: 

+ Nhóm A – Tốn nhiều thời gian để thực hiện và ảnh hưởng nhiều đến mục tiêu chung của doanh nghiệp.

+ Nhóm B – Tốn ít thời gian để thực hiện, tuy nhiên nó ảnh hưởng nhiều đến mục tiêu chung của doanh nghiệp hiện nay.

+ Nhóm C – Tốn ít thời gian để thực hiện và ít ảnh hưởng.

Tùy thuộc vào mức độ quan trọng của chúng khiến mỗi nhóm KPI sẽ có trọng số khác nhau. Để có thể đánh giá về mức độ hoàn thành công việc của một nhân viên thì bộ 3 KPI bao gồm cả A, B, C đều phải đảm bảo hoàn thành công việc và tính theo công thức được đưa ra của doanh nghiệp.

Tuyển dụng: Việc làm Nhân viên kinh doanh

1.4. Bước 4: Liên hệ giữa lương, thưởng và kết quả đánh giá KPI

Tùy thuộc vào mức độ mà nhân viên hoàn thành KPI mà người xây dựng hệ thống KPI của công ty, phòng ban, bộ phận sẽ xác định cụ thể mức lương, mức thưởng cho nhân viên của mình. Đây là một trong những chính sách thường được quy định bởi các cấp lãnh đạo trong công ty, hoặc quản lý cao cấp của các phòng ban, bộ phận, hoặc do chính nhân viên tự thống nhất với nhau tạo thành.

Thông thường, trong các doanh nghiệp sẽ có buổi đánh giá nghiệm thu kết quả công việc định kỳ vào cuối ngày, cuối tháng. Việc thực hiện đánh giá cần có sự khách quan và kết hợp toàn diện với các ý kiến từ cấp trên, đồng nghiệp, khách hàng, cũng như bản thân của nhân viên đó.

Ứng tuyển: Việc làm Trưởng phòng nhân sự

1.5. Bước 5: Tiến hành điều chỉnh và có những tối ưu với KPI

Để đảm bảo cách xây dựng KPI đạt hiệu quả tốt nhất và luôn bám sát với thực tế thì cần có sự theo dõi và điều chỉnh nó theo thời gian.

Ban đâu, khi xây dựng KPI hãy xem xét các số liệu có phù hợp với thực tế hay không. Có thể doanh nghiệp hoặc các bộ phận sẽ phải mất thời gian vài tháng đầu để mọi thứ đạt đến mức tối ưu. Tuy nhiên, khi KPI được xây dựng ở mức tối ưu nhất rồi hay duy trì nó một cách hiệu quả nhất trong 1 năm sau đó hay thay đổi phù hợp với thực tế nhé!

2. Một số sai lầm thường gặp trong cách xây dựng KPI hiện nay

Bạn đã nắm được cách xây dựng KPI qua chia sẻ ở trên, tuy nhiên trong thực tế khi tiến hành xây dựng KPI thì rất nhiều quản lý, doanh nghiệp đang mắc phải một số những sai lầm như sau:

Thứ nhất, KPI đặt ra không liên kết với mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp. Một trong những sai lầm mà nhiều doanh nghiệp hiện nay đang gặp phải trong cách xây dựng KPI đó chính là đặt ra KPI không ăn khớp với mục tiêu cụ thể, điều này có thể gây lãng phí tài nguyên, nguồn lực, đồng thời đem lại kết quả không được như kỳ vọng.

Thứ hai, bỏ qua KPI dẫn đắt mà chỉ tập trung vào các chỉ số KPI kết quả. Không xây dựng KPI tập trung thể hiện nguyên nhân bổ sung thêm sẽ khiến kết quả đạt được vô hình chung bị mung lung với chỉ số này. Giữa các chỉ số KPI đặt ra luôn có mối quan hệ nhân quả chặt chẽ với nhau, doanh nghiệp nên cân bằng chi tiêu KPI về kết quả và nguyên nhân để đảm bảo kết quả đầu ra được hiệu quả nhất và đúng với mong đợi nhất.

Thứ ba, không có sự tùy chỉnh và cập nhật KPI theo thời gian cũng là một trong những sai lầm trong cách xây dựng KPI hiện nay của nhiều doanh nghiệp đang gặp phải. Họ thường sử dụng KPI cổ định vì theo thời gian thì sẽ có sự thay đổi, các doanh nghiệp cần có sự tùy chỉnh KPI sao cho phù hợp nhất để đảm bảo kết quả và hiệu suất làm việc của người lao động được tốt nhất.

Thứ tư, đặc biệt với các doanh nghiệp hoạt động trong các lĩnh vực sáng tạo thì không nên xây dựng hệ thống KPI cố định. Việc đưa ra chỉ số đo lường và áp đặt với chỉ tiêu trong lĩnh vực sáng tạo sẽ làm hạn chế sức sáng tạo của nhân viên. Cụ thể đó chính là thiết kế, kiến trúc, phát triển phần mềm, chuyên gia phân tích dữ liệu,… là những lĩnh vực không nên áp dụng KPI.

Trên đây là toàn bộ thông tin chia sẻ đến bạn đọc về cách xây dựng KPI hiện nay. Hy vọng với chia sẻ này các bạn sẽ biết cách xây dựng một hệ thống KPI chuẩn cho từng bộ phận, từng phòng ban hiệu quả nhất và thực tế nhất với doanh nghiệp của mình nhé!

CV online