Đặc điểm chi tiết chức năng nhiệm vụ của bộ phận kho vận

1. Bộ phận kho vận là gì?

Trước khi tìm hiểu chi tiết về chức năng, nhiệm vụ hay vai trò của bộ phận kho vận, chúng ta sẽ đi vào vấn đề giải thích định nghĩa của kho vận và bộ phận kho vận trong một doanh nghiệp. Tùy vào loại hình doanh nghiệp và sự khách biệt trong phương thức kinh doanh mà bộ phận kho vận có thể là một nhánh nhỏ của phòng kinh doanh, phòng logistics hoặc phòng sản xuất. Đây là một bộ phận chịu trách nhiệm nhiều công việc quan trọng trong quá trình hoạt động của công ty, đặc biệt là liên quan trực tiếp đến khối tài sản lưu động lớn nhất trong doanh nghiệp đó chính là hàng hóa.

Ngay từ cái tên bộ phận kho vận, ta đã có thể phân tích được sơ lược hai nhiệm vụ chính của bộ phận này đó là “kho” và “vận”. Hai chức năng lưu kho và vận chuyển hàng hóa đóng một vai trò vô cùng thiết yếu trong quá trình lưu chuyển và đảm bảo lưu thông hàng hóa, từ đó đảm bảo được hiệu quả kinh doanh và dòng tài chính của công ty.

2. Những chức năng, nhiệm vụ của bộ phận kho vận trong doanh nghiệp

Để hiểu rõ hơn về những chức năng, nhiệm vụ chi tiết của bộ phận kho vận, chúng ta sẽ tiếp tục với phần 2 của bài viết với những thông tin được phân chia rõ ràng và sâu rộng hơn về tầm quan trọng của bộ phận kho vận. Không chỉ đơn giản là hai công việc kho và vận mà ở đây, work247.vn đã đi vào những nhiệm vụ nhỏ, cụ thể và chi tiết hơn để bạn có thể nắm được chắc chắn những nhiệm vụ, chức năng của bộ phận này.

2.1. Thực hiện các hoạt động xuất, nhập hàng hóa trong kho

Đầu tiên, một chức năng quan trọng của bộ phận kho vận đó chính là thực hiện các hoạt động xuất hàng và nhập hàng ra vào kho. Công việc này được thực hiện thường xuyên và kỹ càng bởi những sai sót trong quá trình này có thể dẫn tới những tổn thất vô cùng lớn cho doanh nghiệp. Có nhiều trường hợp vì sự nhầm lẫn, bất cẩn trong khâu xuất nhập hàng hóa mà khiến doanh nghiệp lao đao với những vấn đề về tài chính, uy tín và doanh thu.

Công việc xuất hàng và nhập hàng bao gồm nhiều hoạt động nhỏ hơn, trong đó quan trọng nhất là kiểm kê hàng hóa sẽ được xuất hoặc nhập để đảm bảo những yếu tố về chất lượng, số lượng, loại hàng, cũng như tình trạng hàng hóa. Những yếu tố này sẽ được so sánh với những yêu cầu, cam kết được thỏa thuận từ trước giữa khách hàng và người bán hoặc trong quá trình xem xét các giấy tờ, chứng từ yêu cầu xuất, nhập hàng hóa. Bên cạnh đó, bộ phận kho vận cũng chịu trách nhiệm cấp phát những chứng từ, giấy xác nhận liên quan đến sự thay đổi về hàng hóa trong kho. Từ đó, bạn có thể biết được công việc của bộ phận kho còn có liên quan một chút đến các loại thủ tục giấy tờ cần thiết, đảm bảo sự minh bạch cho quá trình lưu chuyển hàng hóa ra, vào kho.

2.2. Quản lý số lượng hàng hóa tối thiểu

Nhiệm vụ tiếp theo cũng quan trọng không kém của bộ phận kho vận trong một doanh nghiệp đó là quản lý số lượng hàng hóa tối thiểu. Trong lĩnh vực quản lý kho vận hoặc chuỗi cung ứng, việc nắm chắc những thông tin về số lượng hàng hóa tối thiểu là rất quan trọng. Công việc này đảm bảo rằng các hoạt động hàng hóa của công ty luôn được ổn định, tránh xảy ra tình trạng nguồn hàng đã cạn nhưng số lượng hàng hóa mới vẫn chưa được nhập vào kho khiến doanh nghiệp rơi vào tình trạng thiếu hụt hàng hóa. Từ đó, mọi hoạt động kinh doanh, đơn hàng đều phải tạm dừng, thậm chí là chậm trễ trong quá trình cung cấp hàng hóa cho khách hàng, dẫn tới sự sụt giảm về úy tín cũng như mất mát về doanh thu.

2.3. Quản lý, sắp xếp hàng hóa trong kho

Ngoài ra, bộ phận kho vận còn có nhiệm vụ phải đảm bảo một sơ đồ sắp xếp hàng hóa sao cho hợp lý và hiệu quả nhất. Đây tưởng như là một việc làm đơn giản, thế nhưng lại đem lại hiệu quả lớn trong công tác quản lý kho vận trong một công ty. Lý do là việc sắp xếp hàng hóa phải đảm bảo được những yếu tố không ảnh hưởng đến chất lượng, tình trạng hàng hóa, đảm bảo mọi loại hàng hóa phải được lưu trữ trong tình trạng tốt nhất, không bị đổ vỡ, tránh ẩm ướt hoặc các điều kiện khác có thể gây ra sự biến đổi về sản phẩm. Thậm chí, việc sắp xếp hàng hóa trong kho một cách khoa học còn là tiền đề giúp cho quá trình tìm kiếm hàng hóa, vận chuyển, xuất, nhập hàng hóa được nhanh chóng và hiệu quả hơn rất nhiều. Đồng thời, khi có những thay đổi về loại hình hàng hóa cần nhập vào, dẫn tới sự thay đổi trong sơ đồ kho thì chính bộ phận kho vận sẽ thực hiện công việc điều chỉnh và báo cáo tới cấp trên để có sự quản lý đồng bộ phù hợp hơn.

2.4. Quản lý chất lượng hàng hóa

Thực tế, quản lý chất lượng hàng hóa trong kho là một hoạt động quan trọng đóng vai trò giảm thiểu những rủi ro và tổn thất. Khi việc quản lý chất lượng hàng hóa được diễn ra một cách có hiệu quả, những mặt hàng sẽ được đảm bảo về điều kiện và trạng thái tốt nhất, giảm thiểu tỷ lệ, số lượng hàng kém chất lượng, hỏng bị khách hàng trả lại. Việc đảm bảo chất lượng này cũng sẽ giúp danh tiếng của công ty được đảm bảo và nâng cao hơn cũng như tránh những khoản phí tổn để xử lý hậu quả.

Công việc quản lý chất lượng hàng hóa này yêu cầu những hoạt động nghiên cứu về loại hình sản phẩm, những yêu cầu của nhà sản xuất trong quá trình lưu trữ và bảo quản để từ đó bộ phận kho vận có thể sắp xếp một vị trí và điều kiện lưu kho lý tưởng nhất cho những mặt hàng này. Đặc biệt, đối với từng loại hàng, cách thức xuất nhập cũng vì thế được điều chỉnh, đối với những hàng hóa ngắn hạn, mau hỏng thì sẽ được quản lý theo phương thức FIFO (first in first out), một số loại hàng khác không bị ảnh hưởng bởi yếu tố thời gian thì có thể dùng LIFO (last in first out).

2.5. Giao hàng và thu tiền từ khách hàng

Bên cạnh những hoạt động xuất nhập hàng hóa và công việc trong kho thì vận chuyện hàng hóa tới khách hàng cũng là một hoạt động không kém phần quan trọng trong tổng thể nhiệm vụ của một bộ phận kho vận. Việc giao hàng tới tay khách hàng mục tiêu cần đảm bảo một số những tiêu chí về độ an toàn, chính xác về số lượng, chất lượng, phân loại hàng hóa, độ tiết kiệm và nhanh chóng nhất có thể. Đây là những yếu tố quyết định giúp giảm thiểu những chi phí và rủi ro có thể xảy ra đối với quá trình giao hàng và lợi ích của doanh nghiệp.

Tùy vào những yêu cầu cụ thể của từng công ty khác nhau mà việc giao hàng của bộ phận kho vận có thể đi kèm hoặc không đi kèm công việc thu tiền thanh toán từ khách hàng của mình. Tuy nhiên, trong trường hợp bộ phận kho vận có phụ trách việc thu tiền từ khách hàng thì cần phải đảm bảo số tiền được thanh toán đúng và đủ như trong hóa đơn, đồng thời, đảm bảo hàng hóa nằm trong tầm kiểm soát của công ty trong trường hợp gặp những khó khăn trong quá trình thanh toán và báo cáo tới cấp trên để kịp thời xử lý.

Trên đây là tất cả những thông tin chi tiết nhất về những chức năng nhiệm vụ của bộ phận kho vận trong một doanh nghiệp. Về cơ bản, dù thuộc phòng ban nào thì bộ phận kho vận cũng đóng một vai trò quan trọng trong quá trình hoạt động ổn định và phát triển của công ty. Vì vậy, hiểu được cặn kẽ những chức năng của bộ phận này sẽ giúp bạn có được cái nhìn tổng thể để quản lý hàng hóa của mình tốt hơn.