Mô tả công việc nhân viên quản lý đơn hàng đầy đủ và cụ thể nhất

Tìm việc làm Quản Lý

1. Giới thiệu chung về vị trí nhân viên quản lý đơn vị

Đúng như tên gọi, nhân viên quản lý đơn hàng sẽ phụ trách tất cả các công việc liên quan đến đơn hàng của cửa hàng, đại lý hoặc chi nhánh mà họ đang làm việc. Nhiều người thường nhầm lẫn rằng nhân viên quản lý đơn hàng sẽ giống như thu ngân hay bộ phận bán hàng. Song trên thực tế, thu ngân chỉ là một nhánh rất nhỏ của quản lý đơn hàng, và một nhân viên quản lý đơn hàng còn có tên riêng là Merchandiser. Bộ phận này sẽ thường làm việc cùng với khách hàng, nhà cung cấp hoặc bộ phận sản xuất, kho để cung ứng hàng hóa, đảm bảo quá trình từ khâu nhận hàng cho đến khi sản phẩm đến tay khách hàng thuận lợi.

Nhân viên quản lý đơn hàng là một công việc văn phòng, nhìn chung nó là sự kết hợp giữa kinh doanh và quản lý kho, quản lý cửa hàng. Cho nên phần lớn các nhân viên này sẽ làm việc ở các văn phòng, trợ giúp cho bộ phận kinh doanh hoặc marketing. Đôi khi nhân viên quản lý đơn hàng cũng làm việc trực tiếp tại các cửa hàng và chịu sự quản lý của cửa hàng trưởng. Tùy thuộc vào từng quy mô, lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp đó mà công việc cụ thể của vị trí này cũng có sự khác nhau. Tuy nhiên trách nhiệm cuối cùng của bộ phận này vẫn là đảm bảo về doanh số bán hàng của đơn vị mình quản lý. 

Tin tuyển dụng: Tìm việc làm nhân viên quản lý đơn hàng

2. Mô tả công việc nhân viên quản lý đơn hàng 

2.1. Tiếp nhận đơn hàng 

Mặc dù không trực tiếp tìm kiếm và chốt đơn hàng với khách hàng, thế nhưng nhân viên quản lý đơn hàng sẽ phải tiếp nhận các đơn hàng từ bộ phận kinh doanh hoặc nhân viên bán hàng. Việc tiếp nhận này bao gồm các công việc cụ thể như:

• Ghi chép đơn hàng, thông tin khách hàng lên hệ thống quản lý và hóa đơn
• Sàng lọc loại sản phẩm, hàng hóa trên mỗi hóa đơn 
• Xác nhận phương thức thanh toán với khách hàng
• Lấy địa chỉ, thời gian giao hàng cho khách hàng 
• Thu và làm hóa đơn đặt cọc trước với những đơn hàng đặt trước hoặc giá trị hàng hóa lớn 
• Xuất hóa đơn (đối với loại hóa đơn đỏ) theo đúng quy định của Pháp luật
• Gửi lại hóa đơn bản sao hoặc ảnh chụp lại cho khách hàng 

Những công việc trên đều phải được thực hiện lần lượt và theo thứ tự đảm bảo đúng quy trình bán hàng và giao hàng của công ty, doanh nghiệp. Không chỉ vậy, thông qua việc tiếp nhận đơn hàng từ bộ phận bán hàng, nhân viên quản lý đơn hàng có thể nắm được số lượng đơn hàng một ngày, từ đó có thể thống kế để gửi lại cho bộ phận kế toán doanh thu. 

2.2. Theo dõi tiến độ sản xuất và vận đơn

Công việc thứ hai mà nhân viên quản lý đơn hàng phải làm đó chính là theo dõi tiến độ sản xuất và vận đơn. Việc theo dõi này sẽ kéo dài từ khi bộ phận này gửi yêu cầu xuất hàng đến bộ phận sản xuất hoặc bộ phận kho. Trong quá trình, các bạn phải luôn nắm được tình hình sản xuất cũng như chuẩn bị đơn hàng đã đến đâu. Trong một vài trường hợp thì nhân viên quản lý đơn hàng còn phải cập nhập tiến độ này lên trên hệ thống đơn hàng của khách hàng ở ứng dụng đặt hàng hoặc các website. Đây được xem một nhiệm vụ điển hình mới đối với nhân viên quản lý đơn hàng của doanh nghiệp kinh doanh thương mại điện tử hiện nay. Nếu tiến độ sản xuất hoặc xuất kho bị chậm trễ thì các bạn cũng có trách nhiệm hối thúc để đảm bảo kịp thời gian giao hàng cho khách. 

2.3. Làm thủ tục xuất hàng

Sau khi hàng hóa đã được chuẩn bị đầy, nhân viên quản lý đơn hàng sẽ tiếp tục thực hiện công việc đóng gói và gửi hàng. Ở đây, công việc này sẽ được chia ra làm 2 hình thức cụ thể đó là đối với đơn hàng ship COD (khách hàng trả tiền sau khi nhận hàng) và đơn hàng ship thường (khách hàng thanh toán trước khi nhận hàng). Tùy từng hình thức mà thủ tục xuất hàng cũng có sự khác nhau để đảm bảo sự an toàn tuyệt đối của đơn hàng khi đến tay khách hàng. Để thực hiện trơn tru công việc này, bộ phận quản lý đơn hàng sẽ phải làm việc với một bên thứ ba đó chính là bộ phận vận chuyển. Trong đó nếu như bộ phận vận chuyển là một công ty khác, thì nhân viên quản lý đơn hàng cũng chịu trách nhiệm về việc hợp tác và thanh toán với công ty này. 

2.4. Hỗ trợ thắc mắc của khách về đơn hàng

Tuy không phải bộ phận làm việc với khách hàng từ đầu nhưng nhân viên quản lý đơn hàng vẫn phải thực hiện hỗ trợ khách hàng sau khi đơn hàng thành công. Công việc hỗ trợ này thực hiện qua 2 cách:

• Thứ nhất nhân viên quản lý đơn hàng tự động liên lạc với khách hàng để hỏi về trải nghiệm khách hàng về dịch vụ
• Thứ hai khách hàng khi có thắc mắc gọi điện hoặc email lại về đơn hàng, nhân viên quản lý đơn hàng sẽ có trách nhiệm giải đáp cũng như đưa ra hướng giải quyết

Việc hỗ trợ khách hàng này nhằm mục đích đó là giúp cho bộ phận quản lý đơn hàng có thể nắm được kết quả của đơn hàng cũng như giữ được nguồn khách hàng lâu dài cho doanh nghiệp. Bên cạnh đó, những tình hình hoặc vấn đề phát sinh về đơn hàng sau khi giao ấy qua quá trình hỗ trợ cũng sẽ được bộ phận này gửi về và báo cáo lại cho các bộ phận liên quan. Từ đó đảm bảo được quyền lợi khách hàng cũng như uy tín doanh nghiệp. 

2.5. Xử lý các hóa đơn, chứng từ 

Thứ năm không thể thiếu khi nói về công việc của nhân viên quản lý đơn hàng chính là việc xử lý các hóa đơn, chứng từ. Vì làm việc liên quan trực tiếp đến đơn hàng cho nên việc xuất và làm hóa đơn, đặc biệt là làm hóa đơn đỏ cũng thuộc trách nhiệm của bộ phận này. Để xử lý các loại hóa đơn, chứng từ này đôi khi nhân viên quản lý đơn hàng cũng phải làm việc cùng bộ phận kế toán. Thông qua việc trao đổi giữa 2 bộ phận, nhân viên quản lý đơn hàng sẽ có những số liệu chuẩn xác nhất, đồng thời kế toán cũng nắm được tình hình doanh thu để sao lưu dữ liệu, giải trình trước thanh tra Thuế. 

2.6. Báo cáo tình hình đơn hàng theo định kỳ

Cuối cùng, mỗi nhân viên quản lý đơn hàng phải có trách nhiệm tổng hợp cũng như báo cáo tổng số đơn hàng, tình hình đơn hàng theo định kỳ hàng tháng, hàng quý và hàng năm. Trong báo cáo, nhân viên quản lý đơn hàng phải ghi rõ tình hình đơn hàng như:

• Phân loại các giá trị đơn hàng 
• Tính tổng giá trị các đơn hàng theo loại và tổng hợp 
• Ghi rõ các đơn hàng còn chưa xong 
• Ghi rõ các đơn hàng đã xong 
• Thống kê các đơn hàng của khách hàng cũ 
• Thống kê các đơn hàng của khách hàng lần đầu 
• …

Tất cả các số liệu báo cáo này sẽ được trình duyệt tại các cuộc họp trước toàn thể ban quản trị, ban lãnh đạo doanh nghiệp. Đồng thời sẽ được đối chứng với các kết quả của phòng kinh doanh, phòng kế toán, kho hàng để có được kết quả bán hàng chính xác nhất trong khoảng thời gian cố định được tổng hợp để làm báo cáo.

Xem thêm: Mô tả công việc Product manager

3. Yêu cầu khi tuyển dụng nhân viên quản lý đơn hàng 

Với mỗi quy mô doanh nghiệp mà yêu cầu khi tuyển dụng nhân viên quản lý đơn hàng cũng có sự khác nhau. Song nhìn chung, yêu cầu tuyển dụng bộ phận này không quá chú trọng vào trình độ chuyên môn mà thay vào đó là kỹ năng cũng như thái độ và kinh nghiệm làm việc trước đó. Trong đó, về trình độ chuyên môn có thể đơn giản là tốt nghiệp các trường đại học, cao đẳng trung cấp về bất kỳ ngành nào liên quan đến kinh doanh, thương mại hoặc các ngành thuộc nhóm ngành dịch vụ, kế toán, … Ở một vài vị trí nhân viên quản lý đơn hàng tại cửa hàng bán lẻ, nhà tuyển dụng còn chấp nhận đối với ứng viên chỉ cần tốt nghiệp THPT trở lên. 

Tuy nhiên đổi lại, điều kiện cần nhất về kỹ năng làm việc của vị trí này khi tuyển dụng đó là sự thành thạo về các phần mềm bán hàng, phần mềm quản lý đơn hàng và các ứng dụng tin học văn phòng khác. Không chỉ vậy ứng viên còn phải biết cách sử dụng các loại máy thu ngân, máy in hay kiến thức về các loại hóa đơn bán hàng để có thể đảm bảo việc chính xác trong quá trình quản lý đơn hàng. Tiếp đó, các điều kiện khác về kỹ năng mềm, thái độ cần có ở ứng viên ứng tuyển vị trí này bao gồm:

• Nhanh nhẹn, tháo vát trong công việc 
• Có nhạy bén với con số cũng như các loại hóa đơn, chứng từ 
• Linh hoạt xử lý các tình huống xảy ra với khách hàng và đơn hàng 
• Kỷ cương, tuân thủ các quy trình bán hàng, vận đơn, xuất kho của doanh nghiệp
• Có khả năng làm việc nhóm hiệu quả với các bộ phận khác 
• Chủ động, cẩn thận và chăm chỉ trong các công việc thuộc trách nhiệm 
• Trung thực và luôn có ý chí cầu tiến trong công việc
• Không ngại khó và sẵn sàng học hỏi 

4. Mức lương và đãi ngộ dành cho nhân viên quản lý đơn hàng

Một trong những điều mà ứng viên quan tâm nhất khi nhìn vào một tin tuyển dụng đó chính là mức lương và đãi ngộ. Cũng như các bộ phận, vị trí công việc khác, nhân viên quản lý đơn hàng sẽ được hưởng các chính sách đãi ngộ của doanh nghiệp như:

• Được đóng đầy đủ các loại bảo hiểm theo quy định của nhà nước
• Được khám sức khỏe tổng quát định kỳ hàng năm  
• Được làm việc trong các môi trường năng động
• Được phát huy các thế mạnh của bản thân 
• Được tăng lương theo số năm cống hiến 
• Được thưởng sinh nhật, lễ, Tết đầy đủ 
• Được đào tạo và bồi dưỡng nghiệp vụ nâng cao 
• Được mở rộng mối quan hệ thông qua khách hàng và đối tác 

Đáng chú ý là mức lương của vị trí này, bạn có thể nhận được từ 7.000.000đ cho đến 9.000.000đ một tháng. Đây là lương cơ bản, quân đội và được đánh giá là ổn định ở thành phố lớn và khá cao đối với lao động ở nông thôn. 

Với các quyền lợi trên, còn điều gì khiến bạn phải nâng cấp mà không đi ứng dụng nhân viên quản lý đơn hàng. Không chỉ thông qua bản mô tả công việc nhân viên quản lý đơn hàng, nếu bạn là doanh nghiệp, bạn có thể tạo ngay một JD thu hút để đăng ký lên trang web work247.vn để tìm ứng dụng có chất lượng tốt nhất! Các bạn có thể tham khảo mẫu mô tả dưới đây!

Mô tả công việc nhân viên quản lý đơn hàng.doc