Chuẩn xác quy trình quản lý kho thành phẩm - Tối ưu hoạt động doanh nghiệp

1. Quy trình quản lý kho thành phẩm chuẩn xác và giải pháp tối ưu

1.1. Quy trình quản lý kho thành phẩm chuẩn xác

1.1.1. Chi tiết quá trình nhập kho thành phẩm

Hàng hóa sau khi được sản xuất với số lượng lớn cần được cất trữ cẩn thận nhằm phục vụ cho các đợt kinh doanh của doanh nghiệp. Để quá trình bảo quản lưu trữ sản phẩm được diễn ra thuận lợi, không xảy ra sai sót thì đòi hỏi một sự chuẩn xác từ khâu đầu tiên đó là nhập hàng về kho thành phẩm. Ở quá trình nhập kho thành phẩm này, doanh nghiệp cần làm đúng và chuẩn chỉnh theo các bước sau.

Bước đầu tiên là đưa sản phẩm về kho thành phẩm. Sau khi được sản xuất với số lượng lớn, sản phẩm sẽ được tập hợp lại, theo các xe hàng di chuyển về kho chứa thành phẩm và tiến hành thủ tục nhập kho. Xuyên suốt quá trình này, cần có một người giám sát quá trình vận chuyển, người giám sát đó phải thuộc bên bộ phận sản xuất hoặc giám sát sản xuất. Vì trực tiếp tham gia vào quá trình và theo dõi khâu sản xuất ra thành phẩm nên người đó sẽ biết được tình trạng hàng hóa trong quá trình vẩn chuyển về kho thành phẩm.

Sau khi hàng hóa được vận chuyển tới kho, việc giám sát, kiểm kê về số lượng cũng như chất lượng hàng được diễn ra. Quá trình kiểm kê được diễn ra dưới sự tham gia của thủ kho, người giám sát bên bộ phận sản xuất và người có thẩm quyền làm chứng. Kết thúc kiểm kê hàng hóa, thủ kho sẽ tập kết hàng hóa tại đúng nơi quy định.

Tiến hành lập phiếu nhập kho. Sau khi hàng hóa được giám sát và đảm bảo về mặt số lượng cũng như chất lượng, người kế toán giám sát sẽ tiến hành lập phiếu nhập kho dựa trên số lượng thành phẩm thực tế và để cho các bên liên quan ký tên xác nhận.

Sau khi kế toán giám sát thực hiện làm phiếu nhập kho cho hai bên giao nhận và đã ký các nhận tại địa điểm bàn giao. Phiếu nhập kho cần được trình lên kế toán trưởng để theo dõi, cân nhắc và phê duyệt.

Cuối cùng là thủ kho sẽ nhận lại phiếu nhập kho với đầy đủ các chữ ký xác nhận từ các bên liên quan có thẩm quyền để tiến hành ghi chép về số lượng, tình trạng hàng hóa, cập nhật các chứng từ vào thẻ kho một cách cẩn thận. Sau đó, thủ kho sẽ tiến hành đưa hàng hóa vào các vị trí đã sắp xếp rồi ghi báo cáo hoàn tất quá trình nhập kho thành phẩm để trình lên cấp trên.

Lưu ý với quá trình nhập kho thành phẩm cần có sự tham gia của các bên liên quan dưới sự giám sát của người có thẩm quyền. Các quá trình nhập hàng cần được thủ kho ghi lại một cách chi tiết vào báo cáo quản lý để trình lên cấp trên. Việc này đảm bảo hàng hóa trong quá trình sau được nguyên vẹn.

1.1.2. Chi tiết quá trình xuất kho thành phẩm

Theo mục đích của doanh nghiệp mà quá trình xuất kho thành phẩm sẽ được chia làm hai hướng khác nhau. Thứ nhất là việc doanh nghiệp xuất hàng để bán ra thị trường, đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Thứ hai là việc luân chuyển kho, nghĩa là chuyển hàng từ kho này sang kho khác. Với mỗi một hình thức như vậy, quy trình xuất kho thành phẩm sẽ có những thao tác vào báo cáo khác nhau.

1.1.2.1. Quy trình xuất kho thành phẩm nhằm bán ra thị trường tiêu dùng

Mục tiêu sản xuất của doanh nghiệp cuối cùng là đưa sản phẩm ra thị trường và tăng doanh số bán hàng. Vì vậy, trong quá trình nghiên cứu thị trường, nhận thấy nhu cầu tiêu dùng của khách đang nhiều và nguồn hàng trên thị trường không đủ để đáp ứng, người phụ trách sẽ đề xuất hoạt động xuất kho thành phẩm nhằm tiếp thêm hàng hóa vào thị trường tiêu dùng và tiến hành lập biểu mẫu để làm thủ tục xuất kho. Biểu mẫu này cần có xác nhận của giám đốc bán hàng hoặc người có thẩm quyền.

Sau khi có lệnh từ phía ban giám đốc, kế toán phụ trách cần thực hiện lập phiếu xuất kho và phiếu chuyển kho với nhiều bản lập lại. Mục đích là để phục vụ cho quá trình lưu trữ hồ sơ và cũng để bàn giao tới thủ kho phiếu xuất kho.

Tiếp theo, thủ kho sẽ tiến hành lên số lượng hàng và tiến hành quy trình xuất kho thành phẩm theo đúng như yêu cầu đưa ra trong biên bản nhận được từ bên kế toán và giao cho người phụ trách nhận hàng. Người nhận hàng khi đã nhận và kiểm tra đủ lượng hàng sẽ ký tên xác nhận vào biên bản xuất kho để thủ kho có thể tiến hành ghi chép lại chính xác các thông tin vào thẻ kho để làm thông tin đối chứng và đưa lại cho bên kế toán.

Thủ tục xuất kho ra thị trường kết thúc khi bên kế toán nhận được biên bản từ phía chủ kho và làm thủ tục hạch toán xuất hàng.

1.1.2.2. Quy trình xuất kho thành phẩm nhằm chuyển giao kho lưu trữ

Trong một vài trường hợp, mục đích xuất kho là di chuyển hàng hóa tới một kho thành phẩm khác thì bên kế toán thực hiện thủ tục cần lưu ý một số vấn đề cần thiết. Tại bước kiểm tra hàng xuất, cần được kiểm tra bởi kế toán và thủ kho xem hàng có đạt yêu cầu về số lượng xuất kho, di dời đi hay không rồi mới thực hiện lập phiếu xuất kho. Trong phiếu xuất kho, kế toán cần ghi rõ số lượng hàng xuất đi, thông tin xuất và tên địa điểm kho nhận mà hàng sẽ được chuyển đến. Cuối cùng là nhập đầy đủ thông tin vào phiếu lưu kho.

1.1.3. Chi tiết quá trình kiểm kê hàng tồn kho

Sau mỗi đợt xuất kho thành phẩm, một quá trình hết sức quan trọng sau khâu đó nhằm giúp doanh nghiệp nhận ra tình trạng hàng hóa trong kho như nào để đưa ra giải pháp kinh doanh hoặc giải pháp xuất nhập kho tốt hơn là kiểm kê hàng tồn kho. Điểm đầu tiên cần lưu ý khi thực hiện kiểm kê hàng tồn là cập nhật lượng hàng còn lại trong kho thành phẩm sau mỗi lần xuất kho, điều này nhằm mục đích để bên phía lãnh đạo nhận ra tình hình và có những giải pháp kinh doanh phù hợp với từng thời điểm. Tiếp đó, trong quá trình kiểm kê hàng tồn, người phụ trách cần kiểm tra cả chất lượng hàng trong kho để tìm ra những yếu tố, nguyên nhân có thể gây ảnh hưởng tới hàng được lưu trữ. Cuối cùng là ghi chép lại thông tin vào sổ kho một cách chính xác và cẩn thận để làm thông tin đối chứng cho sau này.

1.2. Giải pháp tối ưu quy trình quản lý kho thành phẩm

Để các hoạt động trong quy trình quản lý kho thành phẩm diễn ra nhanh chóng, thuận lợi và dễ dàng kiểm soát, các doanh nghiệp có thể cân nhắc tới giải pháp tối ưu đó là sử dụng hệ thống giá kệ kho. Việc ứng dụng giá kệ kho vào quy trình đem đến khả năng tối ưu trong việc tiết kiệm được khoảng không gian trong kho từ đó tăng khả năng lưu trữ hàng hóa cũng như việc xuất nhập hàng diễn ra thuận lợi hơn. Ngoài khả năng giúp việc xuất nhập kho được dễ dàng hơn thì việc sử dụng hệ thống giá kệ còn giúp loại bỏ một số yếu tố gây ảnh hưởng tới hàng hóa trong thời gian lưu kho. Cuối cùng là dễ dàng cho việc kiểm soát hàng hóa của thủ kho, kế toán.

2. Quản lý kho thành phẩm tối ưu hoạt động khác của doanh nghiệp

Quá trình quản lý kho thành phẩm có một vai trò tác động lớn đối với các hoạt động khác của doanh nghiệp bởi vì kho thành phẩm là nơi tập trung các mặt hàng hay nói cách khác là lợi nhuận chính của doanh nghiệp nên việc tối ưu quy trình quản lý kho thành phẩm một mặt nào đó sẽ giúp cho các hoạt động khác của doanh nghiệp được vận hành trơn tru hơn. Đồng thời, doanh nghiệp cũng dễ dàng trong công tác theo dõi quá trình di chuyển của một mặt hàng hay nắm rõ được tình trạng, chất lượng, số lượng hàng tồn trong kho để tìm ra các giải pháp khác phục, các chiến lược kinh doanh phù hợp.

Đọc tới đây, chúng tôi hi vọng bạn đã nắm rõ được tầm quan trọng cũng như quy trình quản lý kho thành phẩm chính xác nhất để từ đó đưa ra được cách áp dụng thích hợp với doanh nghiệp của bạn. Bạn cũng có thể tìm đọc thêm các bài viết chi tiết khác liên quan tới doanh nghiệp tại phần mềm quanlykhovan.work247.vn của chúng tôi.