Mẫu biên bản họp Hội đồng thành viên mới nhất
Tác giả: Hoàng Thanh Vân 14-05-2024
Biên bản họp Hội đồng thành viên là một mẫu biên bản được sử dụng nhiều hiện nay. Biên bản họp Hội đồng thành viên được sử dụng như thế nào? Mục đích sử dụng là gì? Cách viết ra sao và có những lưu ý gì khi lập. Tham khảo ngay bài viết sau
Việc làm hành chính - văn phòng
1. Khái quát về biên bản họp Hội đồng thành viên
Mẫu Biên bản họp Hội đồng thành viên là một trong những mẫu biên bản được nhiều công ty sử dụng vào mục đích cụ thể, hãy cùng tìm hiểu thông qua những thông tin dưới đây:
1.1. Biên bản họp Hội đồng thành viên là gì?
Mẫu văn bản Biên bản họp Hội đồng thành viên là một loại văn bản hành chính văn phòng được sử dụng nhằm đưa ra những quyết định mang tính chất quan trọng, loại biên bản này có tính chất và giá trị pháp lý cao nhất trong công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên và được áp dụng chủ yếu cho loại hình công ty này.
1.2. Khi nào sử dụng Biên bản họp Hội đồng thành viên?
Nắm được những trường hợp sử dụng mẫu Biên bản họp Hội đồng thành viên thì các bạn sẽ dễ dàng nắm dược thời điểm cần thiết và thích hợp để sử dụng loại biên bản này trong quá trình làm việc tại các công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên.
Vậy, khi nào thì chúng ta sử dụng bien ban hop hoi dong thanh vien? Câu trả lời rất đơn giản, mỗi công ty trách nhiệm hữu hạn từ hai thành viên trở lên sẽ thành lập hội đồng thành viên để có thể thông qua các ý kiến khi muốn đưa ra quyết định nào đó quan trọng trong hội đồng thành viên.
Hội đồng thành viên bao gồm từ 5 đến 7 người, đó là những người được chủ sở hữu của công ty trách nhiệm hữu hạn từ hai thành viên trở lên đánh giá và bổ nhiệm trở thành thành viên trong Hội đồng thành viên.
Khi công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên có mong muốn được thực hiện bất kỳ quyết định quan trọng nào thì lúc này Hội đồng thành viên sẽ tiến hành mở cuộc họp để thông qua ý kiến, sau đó sẽ đưa ra hội đồng thành viên để bàn bạc và đưa ra quyết định cuối cùng sau khi đã thống nhất được toàn bộ ý kiến của những thành viên trong hội đồng thành viên.
Điểm qua một số quyền hạn và nghĩa vụ của Hội đồng thành viên:
Hội đồng thành viên sẽ thay mặt chủ sở hữu của công ty trách nhiệm hữu hạn để thực hiện những quyền – nghĩa vụ của chính người chủ sở hữu của công ty đó. Họ cũng sẽ có quyền đại diện cho một công ty, tuy nhiên họ không được phép sử dụng quyền của giám đốc hoặc là Tổng giám đốc công ty để đưa ra quyết định. Các quyết định quan trọng vẫn phải thông qua giám đốc hoặc Tổng giám đốc công ty.
1.3. Cách thức để tạo ra Biên bản họp Hội đồng thành viên
Những cuộc họp Hội đồng thành viên được diễn ra sẽ được thu ký cuộc họp ghi chép lại bằng giấy bút tất cả các vấn đề được đưa ra trong cuộc họp. Bên cạnh đó, họ còn sử dụng phương cách ghi âm lại toàn bộ cuộc họp để có thể lưu nội dung cuộc họp bằng hình thức online, điện tử để cập nhật lên hệ thống công ty. Hình thức lưu giữ này phải được thông qua trong cuộc họp, trước khi cuộc họp kết thúc.
Điều kiện để các cuộc họp Hội đồng thành viên được diễn ra
Khi cuộc họp được tổ chức, để cuộc họp được diễn ra theo đúng dự kiến thì Hội đồng thành viên đáp ứng được điều kiện phải có ít nhất là 2/3 số thành viên trong hội đồng có mặt để dự họp. 1/3 số thành viên còn lại không dự họp được vì lý do bất khả kháng trong công việc.
Khi kết quả cuộc họp đã có thì đây phải là kết quả được tỷ lệ biểu quyết tán thành trên 50% so với tổng số người có mặt trong cuộc họp.
Về vấn đề sửa đổi hoặc là có bổ sung các vấn đề, các quy định của công ty, bộ máy của công ty, vốn... thì cần phải được sự đồng ý, tán thành của ¾ tổng số thành viên có mặt trong cuộc họp.
2. Hướng dẫn cách lập Biên bản họp Hội đồng thành viên
Nội dung chủ yếu được trình bày trong Biên bản họp Hội đồng thành viên bao gồm những nội dung cơ bản sau đây:
- Thời gian họp Thư ký cuộc họp cần phải ghi rõ thời gian bắt đầu cuộc họp và thời gian kết thúc cuộc họp (ghi chi tiết về giờ và phút)
Ví dụ: Thời gian họp:
+ Thời gian bắt đầu cuộc họp: 8 giờ 00 phút.
+ Thời gian kết thúc cuộc họp: 10 giờ 05 phút.
- Địa điểm họp: Bạn cần ghi rõ địa điểm cụ thể của cuộc họp.
Ví dụ: Tại phòng ABC, tầng 20, tòa nhà XYZ, đường ..., phường .... thành phố ...
- Mục đích diễn ra cuộc họp: Thư ký cuộc họp cần thông qua hội đồng thành viên hoặc người có thẩm quyền cao nhất trong hội đồng thành viên để nắm rõ mục đích của cuộc họp là gì.
- Họ và tên những người tham gia cuộc họp: Thư ký cuộc họp cần phải ghi đầy đủ họ và tên những người trong hội đồng thành viên tham gia cuộc họp, kèm theo đó là chức vụ mà họ đang giữ trong công ty trong biên bản cuộc họp.
- Tỷ lệ mà các thành viên tán thành hay không tán thành.
- Thời gian cấp giấy chứng nhận cho hội đồng thành viên về các vấn đề được đưa ra để bàn bạc.
- Liệt kê các vấn đề mà hội đồng thành viên đã tiến hành thảo luận trong cuộc họp, sau đó các vấn đề được biểu quyết kèm theo đó là các ý kiến mà các thành viên phát biểu (thư ký cuộc họp sẽ phải tóm tắt phần này để ghi vào trong Biên bản họp Hội đồng thành viên).
- Thống kế tổng số phiếu biểu quyết: ở phần này, thư ký cuộc họp sẽ thống kế, tính toán và ghi rõ ràng các vấn đề: tổng số phiếu tán thành, tổng số phiếu không tán thành và số phiếu trống.
Ngoài những nội dung trên đây thì thư ký cuộc họp cũng cần phải ghi vào trong biên bản họp những quyết định có liên quan đến cuộc họp, đã được hội đồng thành viên thông qua.
Chữ ký của các thành viên tham gia cuộc họp cũng cần phải được ký đầy đủ trong biên bản cuộc họp.
3. Những lưu ý khi trình bày Biên bản họp Hội đồng thành viên
Biên bản cuộc họp hội đồng thành viên là một mẫu biên bản quan trọng giúp ghi lại tất cả những vấn đề diển ra trong cuộc họp, do đó biên bản họp cần phải được trình bày rõ ràng, thể hiện trên các câu từ súc tích, mạch lạc, dễ đọc, dễ hiểu.
Trong tất cả những cuộc họp Hội đồng thành viên thì nội dung của cuộc họp bắt buộc phải được ghi vào sổ biên bản họp theo quy định của công ty, sau đó tạo thành biên bản họp được trình bày trên giấy A4 để gửi lên lãnh đạo công ty và lưu giữ lại trong tài liệu của công ty.
Đồng thời, nội dung cuộc họp cũng có thể được lưu giữ lại bằng cách ghi âm lại để lưu trữ dưới hình thức biên bản họp điện tử và gửi lên hệ thống điện tử của công ty để tất cả các lãnh đạo công ty và nhân viên công ty đều nắm được tình hình và nội dung cuộc họp. Những biên bản cuộc họp mà các bạn được triển khai rất nhiều
Biên bản họp Hội đồng thành viên cần phải được thực hiện hoàn chỉnh trước khi kết thúc cuộc họp, đồng thời cần phải được ban lãnh đạo hoặc chủ trì của cuộc họp thông qua và có chữ ký của tất cả những thành viên tham gia cuộc họp.
Người chủ trì của cuộc họp cùng với thư ký cuộc họp sẽ là người chịu trách nhiệm đối với tính chính xác của những gì được ghi trong biên bản họp.
4. Tải mẫu Biên bản họp Hội đồng thành viên mới nhất
Hiện nay, bạn có thể download mẫu biên bản hội đồng thành viên tại đây. Những biên bản họp hội đồng thành viên giải thể, công ty cổ phần, bổ nhiệm giám đốc, về việc bán xe, góp vốn, công ty họp danh, công ty NHHH 1 thành viên:
Trên đây là những thông tin về cách trình bày cũng như những lưu ý khi lập Biên bản họp Hội đồng thành viên tại các công ty trách nhiệm hữu hạn. Để cuộc họp trở nên có giá trị thì các biên bản họp cần phải được trình bày rõ ràng và súc tích các vấn đề được nêu trong cuộc họp, có giá trị áp dụng trong quá trình phát triển của công ty.