Chia sẻ kinh nghiệm - quản lý chuỗi cửa hàng hiệu quả

1. Tổng quan về quản lý chuỗi cửa hàng

Trong marketing có 4P bao gồm: product (sản phẩm), price (giá), place (địa điểm), promotion (xúc tiến bán). Như vậy, việc mở rộng các cửa hàng thành chuỗi chính là tác động vào một trong 4 yếu tố quan trọng của marketing. Mở các chuỗi cửa hàng giúp cho các khách hàng có nhiều cơ hội tiếp cận với thương hiệu hơn, giúp cho tăng doanh số bán ở khắp các khu vực. 

Trên thế giới, nhiều thương hiệu chỉ từ kinh doanh nhỏ lẻ dần dần đã biến thành một thương hiệu quốc gia, thương hiệu toàn cầu, được ưa chuộng ở nhiều nước trên thế giới. Ở Việt Nam, hình thức kinh doanh chuỗi cửa hàng cũng rất phổ biến ở các lĩnh vực như hàng tiêu dùng, thời trang may mặc, thực phẩm, nhà thuốc, nhà hàng, salon,...

Việc bắt đầu mở rộng ra các chuỗi nhà hàng cũng gặp không ít khó khăn trong việc quản lý. Làm sao để người chủ sở hữu có thể quản lý được tất cả các cửa hàng khi vị trí của các cửa hàng không gần nhau, có thể là từ đầu đất nước đến cuối đất nước. Làm sao để họ có thể kiểm soát hết được nguồn tài chính của các cửa hàng. Và còn vô vàn các vấn đề khiến cho người kinh doanh phải đau đầu. 

2. Nằm lòng kinh nghiệm trong việc quản lý chuỗi cửa hàng

2.1. Quản lý tài chính hiệu quả

Người quản lý cửa hàng cần có hiểu biết cơ bản về các chỉ số tài chính: lãi lỗ, tài sản và dòng tiền. 

Người quản lý cần thực hiện thống kê lại tài chính doanh nghiệp sau một thời gian quy định như theo tuần, theo tháng. Nên thống kê tài chính trong thời gian ngắn để kiểm soát được các vấn đề trong hoạt động kinh doanh để có những điều chỉnh thích hợp. 

Đồng thời, việc thống kê tài chính cũng giúp cho chủ cửa hàng hạn chế những thất thoát trong quá trình hoạt động kinh doanh cửa hàng. 

Ngoài ra, nó cũng giúp cho các chủ cửa hàng có thể có những kế hoạch quay vòng vốn ổn định để không xảy ra tình trạng lúc nguồn vốn nằm im, lúc lại không có nguồn vốn đầy đủ để tiếp tục nhập hàng hóa kinh doanh. 

Ở một số các chuỗi cửa hàng còn sử dụng hình thức cộng hóa đơn truyền thống, dù chỉ với 2 - 3 cửa hàng cũng gây khó khăn cho người quản lý bởi phải cộng trừ tính toán rất nhiều. Với những chuỗi cửa hàng lớn hơn, một ngày có không biết bao nhiêu khách hàng giao dịch, chắc chắn người quản lý không thể thực hiện thống kê tài chính truyền thống được. Vậy làm cách nào để quản lý nguồn tiền dễ dàng nhất? 

Hiện nay, có rất nhiều các phần mềm quản lý tài chính, có cả những phần mềm miễn phí phục vụ cho những người quản lý chuỗi cửa hàng. Các cá nhân đang và sắp kinh doanh chuỗi cửa hàng có thể tìm hiểu thêm thông tin về các phần mềm để phục vụ cho doanh nghiệp của mình quản lý tốt nhất, dễ dàng nhất. 

2.2. Quản lý đội ngũ nhân viên

Tình trạng ở một số các chuỗi cửa hàng, các chủ cửa hàng phó mặc cửa hàng của mình cho đội ngũ nhân viên làm việc, cách xa về vị trí địa lý nên họ phải điều khiển từ xa.
Sau khi tuyển dụng các nhân viên trong cửa hàng, người quản lý cần phải thường xuyên tổ chức các buổi đào tạo, nhắc nhở để nâng cao kỹ năng bán hàng của nhân viên, đặc biệt là kỹ năng giao tiếp với khách hàng. 

Vai trò của người quản lý là vô cùng quan trọng, họ chính là cánh tay đắc lực, là sợi dây gắn kết, truyền tải thông điệp từ người chủ cửa hàng tới những nhân viên và báo cáo các vấn đề của cửa hàng. 

Thái độ làm việc của nhân viên phụ thuộc vào các yếu tố quan trọng sau đây: môi trường làm việc, lương thưởng, khích lệ, chế độ đào tạo. Theo mô hình quản trị nhân sự của Harvard, các doanh nghiệp cần phải thực hiện đồng thời các yếu tố này thì mới giúp cho đội ngũ nhân viên đạt trạng thái làm việc tốt nhất. 

2.3. Quản lý hàng tồn kho

Việc đảm bảo lượng hàng hóa trong các cửa hàng là vô cùng quan trọng, nó không những ảnh hưởng đến doanh số bán của các cửa hàng mà còn ảnh hưởng đến uy tín của cửa hàng. 

Ví dụ điển hình như việc một khách hàng ghé thăm cửa hàng để mua sản phẩm A, nhưng nhân viên trong cửa hàng báo sản phẩm đã hết. Lúc này, cửa hàng đã mất đi một cơ hội bán hàng, tăng doanh số lại vừa làm giảm trải nghiệm của khách hàng. Vị khách đó lần tiếp theo muốn mua sản phẩm, họ sẽ có suy nghĩ “chừa cửa hàng đó ra” vì chỗ đó rất hay hết hàng, đến mua cũng chỉ tay không ra về mà thôi. 

Các chuỗi cửa hàng nên sử dụng các phần mềm quản lý hàng tồn kho để giúp ích quản lý tốt nhất hàng tồn kho, thiết lập định mức tồn kho tối thiểu và thông báo nhập hàng sớm nhất để không gặp tình trạng thiếu hàng. 

Cửa hàng cũng cần phải thường xuyên kiểm tra lại lượng hàng hóa, đối chiếu với các thông tin trong kho hàng để có những phương án thích hợp, kiểm tra thất thoát và nguyên nhân thất thoát hàng hóa. Điều này còn giúp hạn chế thấp nhất tình trạng những nhân viên không trung thực và nâng cao tinh thần làm việc của các nhân viên trong cửa hàng. 

2.4. Quản lý khách hàng

Một số doanh nghiệp đặc thù như thời trang, nhà hàng, salon cần quản lý dữ liệu khách hàng, chăm sóc, nhắc nhở khách hàng thường xuyên. Chính vì thế, cần phải quản lý data khách hàng, theo dõi hành vi mua của khách hàng để có những chính sách phù hợp. 

Ví dụ như việc thông báo trên fanpage một chương trình khuyến mãi cho khách hàng nhân các dịp lễ kỷ niệm như mua 1 tặng 1. Tuy nhiên, các khách hàng đến cơ sở A thì được hưởng ưu đãi này, nhưng với những khách hàng đến cơ sở B lại không được hưởng. Điều này sẽ khiến cho các khách hàng cảm thấy khó chịu khi bị “lừa”. Chính vì thế, ngoài các chương trình cho các khách hàng cá nhân thì các chương trình đối với toàn bộ khách hàng cần có thông báo rõ ràng, đồng nhất. 

Đây chỉ là một ví dụ trong số vô vàn công việc cần phải thực hiện trong chăm sóc khách hàng, làm sao để họ cảm thấy hài lòng, thoải mái nhất khi mua và sau mua có hành vi mua lặp lại. 

Ngày nay, có rất nhiều phần mềm được sản xuất nhằm giúp ích cho những người kinh doanh chuỗi cửa hàng. Với các phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng, người bán có thể giải quyết mọi khó khăn liên quan đến việc quản lý nhân viên, quản lý hàng tồn khó, khách hàng và tài chính. Một số phần mềm tân tiến hơn còn giúp người bán nghiên cứu xu hướng thị trường để đưa ra các quyết định kinh doanh phù hợp. Nếu các bạn đang có ý định mở rộng kinh doanh thì nên lựa chọn các phần mềm này để giảm được áp lực trong việc quản lý, tối giản nhân lực trong công tác quản lý chuỗi cửa hàng,...

Mong rằng bài viết đã cung cấp cho các bạn những thông tin hữu ích trong quản lý chuỗi nhà hàng. Chúc các bạn có thể xây dựng được quy trình quản lý tốt nhất cho cửa hàng của mình.