Xây dựng quy trình quản lý doanh nghiệp nhỏ như thế nào?

1. Có cần thiết xây dựng quy trình quản lý doanh nghiệp nhỏ không? 

Có thể các bạn đã biết, số lượng doanh nghiệp từ vừa tới nhỏ chiếm phần lớn trong tổng số doanh nghiệp đang có trên thị trường Việt Nam, các doanh nghiệp này đóng góp cho đất nước 40% GDP. 

Tuy nhiên, trong thời điểm hiện tại, thị trường vô cùng bão hòa, sự góp mặt của các tập đoàn lớn, các doanh nghiệp đầu tư từ nước ngoài khiến cho các doanh nghiệp nhỏ gặp không ít khó khăn để đứng vững trên thị trường. Đặc biệt, dịch bệnh hoành hành khiến cho rất nhiều các doanh nghiệp từ nhỏ tới lớn phải dừng hoạt động do không đủ nguồn vốn để duy trì. 

Việc xây dựng một quy trình quản lý doanh nghiệp nhỏ bài bản, thống nhất giúp cho doanh nghiệp có một hướng đi đúng đắn và nền tảng vững chắc để duy trì và phát triển hoạt động trong doanh nghiệp. 

Với một quy trình quản lý chuẩn chỉnh, các doanh nghiệp sẽ đạt được các lợi ích như sau: 

Quy trình thực hiện công việc tuần tự: Nhà quản lý sẽ nắm được quy trình thực hiện công việc một cách bài bản, phân công công việc dễ dàng, nhanh chóng phù hợp cho từng đối tượng, tăng sự liên kết giữa các phòng ban trong doanh nghiệp. 

Bên cạnh đó, nhà quản lý doanh nghiệp cũng sẽ đưa ra được các thông tin cụ thể về KPI cho từng đối tượng, lên kế hoạch kiểm tra, đánh giá phù hợp để tăng hiệu quả công việc của đội ngũ nhân viên. 

Cuối cùng, xây dựng quy trình quản lý doanh nghiệp nhỏ hiệu quả còn giúp cho các doanh nghiệp có chế độ đãi ngộ, khen thưởng cho nhân viên đúng cách, vừa đảm bảo được lợi ích của doanh nghiệp lại làm hài lòng các nhân viên, tạo động lực để họ cố gắng hơn trong công việc. 

2. Xây dựng quy trình quản lý doanh nghiệp nhỏ

2.1. Những kỹ năng cần thiết trong xây dựng quy trình quản lý doanh nghiệp

2.1.1. Kỹ năng hoạch định chiến lược

Người quản lý có thể không có nhiều kỹ năng chuyên môn những họ phải biết kỹ năng quản lý và hoạch định chiến lược. Đó chính là lý do tại sao mà nhiều người rất giỏi chuyên môn, được đề bạt lên làm các vị trí quản lý, trưởng phòng nhưng lại không thể đảm nhận được hoạt động của phòng ban, khiến cho kết quả thụt lùi. 

Hoạch định chiến lược đúng đắn sẽ giúp cho các hoạt động trong tương lai được thực hiện đúng hướng, giúp cho doanh nghiệp có thể đạt được các mục tiêu trong quá trình hoạt động và phát triển. 

2.1.2. Kỹ năng giao tiếp, đàm phán

Kỹ năng giao tiếp là vô cùng quan trọng đối với tất cả mọi người, không riêng gì đối tượng là người quản lý. Nó là công cụ đắc lực trong công tác quản lý nhân sự nội bộ công ty và đàm phán với các đối tác, khách hàng, nhà cung cấp. 

Đặt trong hoàn cảnh là một doanh nghiệp nhỏ, có ít tiếng nói trên thị trường, kỹ năng giao tiếp của người quản lý tốt sẽ giúp đảm bảo lợi ích tốt nhất cho doanh nghiệp trong việc ký kết hợp đồng và hợp tác với các doanh nghiệp khác. 

2.1.3. Kỹ năng sử dụng công nghệ

Trong thời đại công nghệ 4.0, doanh nghiệp nào tiếp cận càng sớm thì càng có “đất diễn” trên thị trường. Nó không những giúp cho các hoạt động trong doanh nghiệp được xử lý nhanh gọn hơn, tiết kiệm hơn mà còn mang lại hiệu quả cao. 

Ví dụ: Bộ phận kế toán trước kia khi thực hiện tính lương cho nhân viên hàng tháng phải mất rất nhiều thời gian để cân đo đong đếm: lương cơ bản, lương phụ cấp, thưởng, phạt,... thì bây giờ chỉ cần sử dụng phần mềm tính lương, không cần đến một ngày đã có thể hoàn thành xong bảng lương. Và còn nhiều ví dụ thực tế khác nữa trong việc áp dụng công nghệ 4.0 vào công việc. 

2.1.4. Kỹ năng ủy thác

Mỗi một người lại có một thế mạnh khác nhau trong công việc, có người giỏi cái này, có người giỏi cái kia. Do đó, nhà quản lý cần biết học cách ủy thác đúng người đúng việc để phát huy hiệu quả cao nhất kết quả làm việc của các nhân viên trong công ty. 

2.2. Các bước xây dựng quy trình quản lý doanh nghiệp nhỏ

Bước 1: Xây dựng quy trình

- Xác định mục đích hướng dẫn khi xây dựng quy trình quản lý doanh nghiệp nhỏ, phạm vi (áp dụng trên cá nhân hay phòng ban nào), nhu cầu 

- Mô tả quy trình: Tại sao phải xây dựng quy trình? Nếu không thực hiện theo quy trình thì sẽ gây ra hậu quả như thế nào? Nội dung của từng công việc, địa điểm, thời gian, người phụ trách và phương pháp thực hiện. Các nguồn lực (tài chính, nhân lực, cơ sở vật chất) thực hiện nội dung công việc này. 

- Phân loại đối tượng tham gia: người thực hiện, giám sát và hỗ trợ. 

- Kiểm tra quy trình bằng các công cụ đo lường, xác định rõ đối tượng kiểm tra là ai, tần suất kiểm tra quy trình và những điểm quan trọng trong quy trình cần kiểm tra kỹ hơn. 

- Hoàn thiện tài liệu quy trình quản lý doanh nghiệp nhỏ

Bước 2: Xây dựng mô hình

Trên cơ sở mô tả quy trình, nhà quản lý sẽ biến đổi nội dung thành một mô hình tổng quan để có thể dễ dàng theo dõi và thực hiện. 

Bước 3: Triển khai quy trình

Các nội dung trong quy trình cần được thực hiện theo đúng trình tự và đầy đủ để xác định được mức độ hiệu quả của quy trình quản lý doanh nghiệp. 

Bước 4: Theo dõi và đánh giá

Cần thường xuyên theo dõi các hoạt động trong quy trình và đưa ra những đánh giá khách quan khi áp dụng quy trình này trong công việc như kết quả đầu ra, thời gian và chi phí thực hiện theo đúng quy trình đó. 

Bước 5: Điều chỉnh quy trình

Trong quá trình thực hiện, cần xem xét đâu là những điểm mạnh và đâu là những thiếu sót trong quy trình để điều chỉnh phù hợp, giúp thúc đẩy hoạt động quản lý doanh nghiệp hiệu quả và ổn định lâu dài. 

3. Kết luận

Không có một quy trình cụ thể thì doanh nghiệp không thể biết mình phải làm gì. Khôn khéo và ứng phó tốt là chưa đủ mà doanh nghiệp còn phải có một nền tảng, cơ sở vững chắc mới có thể giúp cho hoạt động công việc ổn định và phát triển bình thường được.

Trên đây là toàn bộ nội dung về quy trình quản lý doanh nghiệp nhỏ. Mong rằng qua bài viết này, các bạn có thể biết được tầm quan trọng trong việc xây dựng truy trình quản lý và xây dựng cho doanh nghiệp của mình một quy trình đúng đắn và phù hợp nhất.