Bật mí cho bạn cách quản lý nhiều cửa hàng hiệu quả

1. Tại sao phải tìm hiểu cách để quản lý nhiều cửa hàng?

Nếu bạn đang là chủ shop của một mô hình kinh doanh nhỏ và chỉ sở hữu một cửa hàng thì chắc chắn bạn sẽ thắc mắc về câu hỏi này. Thế giới không ngừng thay đổi và phát triển, thành công trong tài chính là điều mà ai trong chúng ta cũng hướng tới. Một sự thật xảy ra đối với ngành kinh doanh bán lẻ đó là những chủ shop chỉ thực sự có số lợi nhuận đáng kể khi nắm trong tay nhiều chi nhánh cửa hàng cùng hoạt động. Khi ấy cũng là lúc mà những bài toán về quản lý chuỗi cửa hàng sẽ xuất hiện và khiến bạn đau đầu.

Tình hình kinh doanh phát triển và chủ shop muốn đầu tư để mở rộng chi nhánh thì việc quản lý nhiều cửa hàng cùng một lúc là điều mà họ sẽ phải đối diện và tìm cách giải quyết. Quản lý trong kinh doanh không phải điều đơn giản. Khi hệ thống cửa hàng mở rộng đồng nghĩa với việc bạn sẽ phải quản lý nhiều hàng hóa hơn, nhiều nhân viên hơn, nhiều giao dịch hơn,... Những chi nhánh có vị trí cách xa nhau cũng khiến cho công việc giám sát, quản lý gặp trở ngại. Công việc cũng nhiều hơn khiến cho bạn không biết cách làm sao để cân bằng và có thể quản lý hiệu quả.

Tại Việt Nam phần lớn các mô hình bán lẻ đều là tự phát và bắt đầu bằng quy mô gia đình. Một sự thật là những nhà bán lẻ này lại thường hay thành công ở cửa hàng đầu tiên, nhưng khi mở rộng và “làm to” thì lại không được hiệu quả như mong muốn. Có thể thấy rằng vấn đề ở đây không phải là họ không biết cách kinh doanh mà họ chỉ đang gặp trở ngại trong việc quản lý nhiều hệ thống. Kỹ năng  quản trị còn hạn chế nên khi ấy, việc tìm hiểu về cách quản lý nhiều cửa hàng cùng một lúc là điều mà một chủ shop kinh doanh nào cũng nên làm.

2. Kinh nghiệm và cách thức để quản lý chuỗi cửa hàng

Như đã nói ở trên thì công việc quản lý chuỗi cửa hàng không hề dễ dàng. Để kiểm soát được hoạt động kinh doanh, bao quát toàn cảnh thì người chủ chuỗi hệ thống có thể tham khảo một số tư vấn của work247.vn ngày hôm nay.

2.1. Quản lý, kiểm soát tài chính chuỗi hệ thống cửa hàng

Khó khăn đầu tiên mà những chủ nhân của chúng ta hay gặp phải đó là bị rối trong quản lý tài chính, tài sản của nhiều cửa hàng cùng một lúc. Trong quá trình quản lý hệ thống, người chủ các shop phải nắm trong tay và kiểm soát được 3 chỉ số tài chính căn bản nếu muốn tình hình kinh doanh phát triển. Đó là chỉ số về lỗ, lãi trong hoạt động buôn bán; chỉ số về hiệu quả đầu tư trong tài sản, hàng hóa và cuối cùng là chỉ số về dòng tiền trong kinh doanh. 

2.1.1. Quản lý các chỉ số tài chính về lãi và lỗ trong kinh doanh

Về chỉ số lãi và lỗ thì sẽ bao gồm những số liệu về doanh thu, giá vốn hàng hóa để bán, số tiền để chi trả cho những nhà cung cấp, số lãi gộp lãi ròng trên doanh số, chi phí cửa hàng như mặt bằng, điện nước,... Những số liệu này sẽ được chủ hệ thống quản lý và tính toán cho từng cửa hàng với ngành hàng nhất định. Với mỗi mặt hàng kinh doanh khác nhau thì những chỉ số này sẽ khác nhau. Việc quan tâm đến những chỉ số này là rất quan trọng đối với bất cứ một mô hình kinh doanh nào.

2.1.2. Quản lý các chỉ số về tài sản và những hiệu quả trong đầu tư

Những chỉ số tiếp theo mà chủ shop cần quan tâm đó là về tài sản, hàng hóa và những hiệu quả đầu tư trong hoạt động kinh doanh của mình. Các tham số này thường thấy trong lĩnh vực kinh doanh bao gồm chỉ số về hàng tồn kho, cách thức quản lý công nợ đối với khách hàng, tài sản đầu tư cố định và hệ thống, tài sản trong các cửa hàng (đồ dùng, vật dụng,...), tổng tài sản được sử dụng cho việc đầu tư và tỷ lệ tài sản so với tổng doanh số (tỷ lệ một tài sản tạo ra bao nhiêu doanh số). 

2.1.3. Quản lý các chỉ số về dòng tiền trong hoạt động kinh doanh

Đây là chỉ số cuối cùng trong quản lý tài chính mà các chủ shop cần lưu tâm. Đó là chỉ số về dòng tiền vào (doanh thu, doanh số, khoản phụ thu thêm,...) và dòng tiền ra (chi phí phải trả cho công việc kinh doanh,...) trong hoạt động kinh doanh.

Tại những hệ thống thương hiệu bán lẻ lớn thì công việc quản trị tất cả các chỉ số này sẽ do những vị trí quản lý có chuyên môn phụ trách. Còn với những chủ shop với quy mô vừa và nhỏ thì để quản lý những chỉ số này, bạn hoàn toàn có thể nhờ đến sự trợ giúp của những phần mềm quản lý bán hàng hiệu quả.

Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng sẽ giúp các nhà quản lý kiểm soát được các chỉ số trên. Chỉ với một vài thao tác đơn giản mà người quản lý có thể kiểm soát được tình hình kinh doanh cửa các cửa hàng. Dựa vào các kết quả đó nhà quản trị đưa ra những phân tích, nhận định và thay đổi kế hoạch kinh doanh kịp thời phù hợp với từng thời điểm, nâng cao hiệu quả kinh doanh chuỗi cửa hàng.

2.2. Quản lý nhân viên của toàn bộ chuỗi cửa hàng

Việc mở rộng quy mô thì đồng nghĩa với việc bạn sẽ phải thuê và quản lý thêm nhiều nhân viên. Nhiều cửa hàng hoạt động, vị trí thì không nằm gần nhau khiến cho việc giám sát và sát sao không còn được hiệu quả.. Việc này có thể tạo ra rất nhiều sơ hở trong quá trình vận hành và sẽ thật đáng buồn cho những người chủ đang quản lý những người nhân viên không được trung thực cho lắm.

Để hạn chế  được việc này thì các chủ shop có thể giao công việc giám sát cho những nhân viên quản lý cơ sở, cam kết chịu trách nhiệm trong công việc nếu xảy ra bất cứ điều gì. Tuy nhiên, việc đó sẽ tốn của chủ shop một số tiền kha khá để có thể thuê nhân viên cho những vị trí quản lý chịu trách nhiệm này.

Cách thứ hai là chủ shop có thể dành thời gian để “visit” cửa hàng một cách ngẫu nhiên, quan sát tác phong làm việc, hiệu quả công việc của nhân viên. Hoặc để tối ưu hơn cả thì bạn có thể sử dụng những phần mềm quản lý bán hàng.

Với những phần mềm này, các chủ chuỗi cửa hàng có thể dễ dàng quản lý, giám sát được hiệu quả trong công việc bán hàng của nhân viên mà không cần tốn quá nhiều thời gian, công sức. Mọi hoạt động của nhân viên liên quan đến giao dịch tài chính sẽ được ghi lại trên hệ thống, những số liệu về doanh thu, hàng hóa , hóa đơn sẽ được thống nhất với nhau. Việc đó sẽ giúp cho quản lý dễ dàng biết được hành động của nhân viên từ đó cũng nâng cao ý thức trung thực và trách nhiệm công việc cho từng người. 

2.3. Quản lý và kiểm soát hàng hóa

Quản lý nhiều cửa hàng , nhiều cơ sở thì số lượng hàng hóa cũng sẽ tăng lên. Việc có khoảng cách khiến cho công việc luân chuyển số lượng lớn hàng hóa sẽ gặp rất nhiều khó khăn. Khó khăn mà chúng tôi nói đến ở đây không phải là di chuyển mà là khó khăn trong việc kiểm soát số lượng cũng như chất lượng của hàng hóa liên quan đến dịch vụ.

Giải pháp cho các chủ shop đó là hãy chọn cho mình một đối tác vận chuyển uy tín chuyên chịu trách nhiệm luân chuyển hàng trong các cơ sở với nhau. Kết hợp với việc sử dụng phần mềm quản lý bán hàng để có thể kiểm soát số lượng hàng hóa cụ thể ở từng địa điểm sẽ giúp cho công việc quản lý này có thể đơn giản hơn rất nhiều.

2.4. Quản lý khách hàng của nhiều cửa hàng 

Kinh doanh rộng mở, kinh tế phát triển khiến cho nhu cầu về chất lượng dịch vụ tăng lên. Quản lý nhiều cửa hàng và mong muốn hệ thống càng phát triển thì đối tượng mà những người chủ phải quan tâm hàng đầu đó chính là khách hàng. Cũng không có gì khó hiểu khi các thương hiệu bán lẻ càng mở rộng thì chất lượng phục vụ lại càng phải đi lên. Khi đó, để đưa ra các chương trình ưu đãi, marketing, thu hút và chăm sóc khách hàng thì dữ liệu là điều vô cùng quan trọng. 

Dữ liệu về khách hàng là quan trọng, nhưng với một khối dữ liệu lớn về khách hàng của nhiều cửa hàng thì phải làm sao? Lúc này các nhà quản lý có thể nhờ đến những phần mềm quản lý thông minh tiện ích. Thay vì việc ghi chép thủ công từng thông tin của từng khách hàng thì bạn hoàn toàn có thể nhập dữ liệu bằng một vào thao tác đơn giản trên phần mềm có sẵn. Điều này sẽ hỗ trợ bạn rất nhiều trong quá trình cải thiện dịch vụ, đưa tình hình kinh doanh phát triển hơn nữa.

3. Sử dụng phần mềm Quanlykhovan.work247.vn để quản lý nhiều cửa hàng

Quanlykhovan.work247.vn là một cái tên mà chúng tôi muốn giới thiệu cho bạn ngày hôm nay. Đây là một phần mềm quản lý bán hàng sẽ hỗ trợ công việc của bạn diễn ra một cách trôi chảy hơn. Thực hiện hỗ trợ công việc bán hàng, kiểm soát hàng hóa, kiểm soát số liệu liên quan đến kinh doanh hệ thống chỉ qua những vài thao tác đơn giản.

Khi đó người chủ của nhiều cửa hàng có thể nhận lại được những kết quả dữ liệu để từ đó phân tích, nhận định lại và đưa ra những chiến lược kinh doanh phù hợp cho từng thời điểm, mang lại những thành công trong công việc kinh doanh nhiều cửa hàng. Sở hữu giao diện thân thiện với người sử dụng cùng những tính năng hữu ích, Quanlykhovan.work247.vn hoàn toàn có thể trở thành cánh tay phải đắc lực trên con đường phát triển sự nghiệp của bạn.

Trên đây là những chia sẻ của chúng tôi về cách quản lý nhiều cửa hàng dành cho bạn. Hy vọng sau khi đọc xong, bạn đã có thêm những kinh nghiệm hữu ích trong công việc quản trị kinh doanh của mình. Work247.vn chúc bạn đọc thật nhiều sức khỏe và đừng quên đón chờ những bài viết tiếp theo của chúng tôi nhé!