Khám phá mô tả công việc Nhân viên tổ chức sự kiện ấn tượng

Việc làm tổ chức sự kiện

1. Khái quát vị trí Nhân viên tổ chức sự kiện

Hiện nay, nhu cầu tổ chức sự kiện của các công ty, tập đoàn hay các tập thể, gia đình ngày càng nhiều, đó chính là cơ hội lớn dành cho những bạn trẻ có niềm đam mê đối với nghề tổ chức sự kiện. Nhân viên tổ chức sự kiện chính là những người có nhiệm vụ hỗ trợ các công việc hậu cần của tất cả những sự kiện.

Công việc của nhân viên tổ chức sự kiện rất phổ biến, họ sẽ làm các công tác truyền thông, tìm kiếm và chuẩn bị các địa điểm phù hợp để tổ chức sự kiện, sau đó họ sẽ chuẩn bị các thiết bị, đồ trang trí cho sự kiện, giám sát quá trình thực hiện và diễn ra của sự kiện...

Ngoài ra, có rất nhiều công việc khác mà một người nhân viên tổ chức sự kiện cần phải làm. Để biết cụ thể nhân viên tổ chức sự kiện cần làm những gì thì chúng ta hãy đi sâu vào tìm hiểu về công việc của nhân viên tổ chức sự kiện.

2. Mô tả công việc Nhân viên tổ chức sự kiện

2.1. Lên kế hoạch cho từng sự kiện

Nhân viên tổ chức sự kiện sẽ phải tiến hành đưa ra kế hoạch cho từng tính chất sự kiện, trong kế hoạch sẽ phải nêu rõ nhân viên tổ chức sự kiện sẽ phải làm những gì, tìm địa điểm phù hợp tùy thuộc vào tính chất của sự kiện.

Đánh giá các sự kiện chuẩn bị được tổ chức, liệt kê ra danh sách những đồ dùng cần mua để phục vụ cho công việc trang trí trong sự kiện. Với mỗi sự kiện sẽ có tính chất khác nhau. Do đó, nhân viên tổ chức sự kiện cần nắm bắt được đặc điểm của từng loại sự kiện mà có kế hoạch tổ chức sao cho phù hợp.

Nhân viên tổ chức sự kiện cũng sẽ phải tiến hành việc lên kế hoạch Tổ chức sự kiện của các công ty, đưa ra các ý tưởng và viết thành kịch bản sự kiện, sau đó sẽ trình bày ý tưởng kịch bản của sự kiện cho khách hàng nắm được. Tiến hành soạn thảo các văn bản có liên quan tới tổ chức sự kiện.

Nhân viên tổ chức sự kiện sẽ tiến hành thuê địa điểm tổ chức sự kiện, tiệc tùng... phù hợp, sau đó sẽ liên hệ với những bên cung cấp các trang thiết bị, văn phòng phẩm, đồ dùng trang trí, đặt tiệc, các thiết bị phục vụ cho quá trình diễn ra sự kiện (âm thanh, loa, máy tính,...)

2.2. Tìm kiếm và thiết lập mối quan hệ với khách hàng

Khách hàng là yếu tố quan trọng nhất của bất kỳ loại hình dịch vụ nào, trong đó có dịch vụ tổ chức sự kiện. Họ là những người duy trì các mối quan hệ với khách hàng và không ngừng tìm kiếm các khách hàng mới.

Nhân viên chăm sóc khách hàng cần phải tìm hiểu từng đối tượng khách hàng và xu hướng nhu cầu của các đối tượng này, họ có thể lập kế hoạch để khai thác nguồn khách hàng sau đó thực hiện kế hoạch này. Nhân viên tổ chức sự kiện sẽ làm việc trực tiếp với các khách hàng, đối tác, các nhà cung cấp phụ kiện cho sự kiện...

2.3. Báo cáo công việc lên cấp trên

Nhân viên tổ chức sự kiện tham gia vào toàn bộ quá trình tổ chức, từ khâu chuẩn bị cho tới khâu kết thúc sự kiện, chính vì thế họ là người nắm rõ tình hình của sự kiện nhất, họ có nhiệm vụ phải báo cáo tình hình sự kiện được tổ chức lên cấp trên.

Nếu có vấn đề trục trặc thì họ sẽ báo cáo ngay lên cấp trên ngay sau khi vấn đề xảy ra. Nếu nhân viên tổ chức sự kiện có đề xuất giải quyết vấn đề thì có thể đề xuất và hỏi ý kiến của lãnh đạo để tiến hành giải quyết các vấn đề, sự cố trong quá trình tìm sự kiện đang được tổ chức.

Nhân viên tổ chức sự kiện sẽ tiến hành thực hiện công việc theo sự chỉ đạo của các lãnh đạo, trưởng bộ phận. Họ sẽ là cánh tay hỗ trợ đắc lực để sự kiện được diễn ra một cách nhanh chóng và thỏa đáng nhất có thể, mang đến sự hài lòng cho quý khách hàng.

Nhân viên tổ chức sự kiện cũng sẽ đồng thời đóng vai trò làm MC dẫn chương trình, nếu bạn có năng khiếu này thì bạn có thể đảm nhiệm thêm. Họ sẽ tiến hành xử lý các vấn đề phát sinh, đưa ra các ý tưởng mới để tạo ra sự sôi động cho sự kiện của công ty tổ chức.

Bên cạnh đó, các nhân viên tổ chức sự kiện cần phải đảm bảo tính an toàn của sự kiện, các thiết bị, đồ trang trí cần được trang trí chắc chắn, đảm bảo an toàn cho những người tham gia, đảm bảo cho sự kiện được diễn ra một cách suôn sẻ.

Tìm việc làm nhân viên tổ chức sự kiện

2.4. Các công việc khác trong quá trình tổ chức sự kiện

Ngoài những công việc trên đây thì nhân viên tổ chức sự kiện còn phải sắp xếp chỗ ngồi cho các khách mời tới dự sự kiện, ổn định tình hình. Đảm bảo không gian của hội trường tổ chức có tạo hình đẹp mắt, thoáng đãng, sang trọng và sạch sẽ.

Ngoài ra, hệ thống đèn chiếu sáng cần phải phù hợp với tính chất của sự kiện, nhân viên tổ chức sự kiện cần phải làm việc với bên hội trường để điều chỉnh âm thanh và ánh sáng sao cho phù hợp, tạo ra không gian hấp dẫn, thu hút đối với những người tham gia sự kiện.

Tiến hành chỉ đạo công tác dọn bàn, điều phối nhân viên khu bếp mang đồ ăn ra đúng thời điểm, điều phối các hoạt động trong sự kiện để khớp với kế hoạch đã vạch ra.

Ngoài ra, người làm công việc tổ chức sự kiện cũng cần báo cáo cho người quản lý về tình trạng của các thiết bị trước và sau khi sử dụng để có kế hoạch bảo quản, chăm sóc và thay mới nếu cần thiết.

Xem thêm: Mô tả công việc bác sĩ răng hàm mặt

3. Những yêu cầu đối với ứng viên ứng tuyển vị trí nhân viên tổ chức sự kiện

Vị trí nhân viên tổ chức sự kiện là một công việc rất năng động, sáng tạo và cần phải đầu tư nhiều thời gian. Công việc này không đơn giản cũng như dễ dàng để làm việc. Để tuyển chọn được các ứng cử viên xuất sắc thì bên tuyển dụng vị trí luôn đưa ra những yêu cầu cụ thể. Trong đó:

- Bạn cần phải tốt nghiệp tại các trường đào tạo về ngành truyền thông, báo chí, marketing, ngoại giao, thương mại...

- Bạn phải biết đọc và viết được tiếng nước ngoài, ít nhất là tiếng Anh, có thể giao tiếp được bằng tiếng nước ngoài để phục vụ cho quá trình làm việc với các khách hàng là người nước ngoài.

- Bạn cần phải có óc sắp xếp hợp lý, khoa học và có khả năng viết văn, có thể trình bày văn bản khoa học để phục vụ cho việc lập kế hoạch tổ chức sự kiện.

- Ngoài ra, bạn cần phải có những kỹ năng cơ bản nhưng lại rất quan trọng trong việc tổ chức sự kiện đó là:  sử dụng tin học tốt, biết cách dùng các chương trình máy tính, biết sử dụng phần mềm thiết kế, biết cách dựng video và làm phim tư liệu...

- Bạn cần phải là người có tính cách hướng ngoại, có sự nhanh nhẹn và hòa đồng, vui vẻ.

- Bạn cần có phải ngoại hình ưa nhìn và nhất là bạn phải có một sức khỏe tốt.

Một điều quan trọng khác giúp cho bạn làm việc tốt trong công việc này đó là niềm đam mê, đây không phải là công việc có tính chất nhàn hạ như dân văn phòng, công việc đòi hỏi bạn phải tham gia rất nhiều hoạt động, chạy đôn chạy đáo để lo toan nhiều đầu việc khác nhau. Do đó, khi có niềm đam mê thì bạn sẽ không dễ bị nản chí.

Ngoài ra, khi làm việc ở vị trí nhân viên tổ chức sự kiện thì bạn cần phải có sự am hiểu về tốc độ phát triển của xã hội, hiểu biết rộng trong nhiều lĩnh vực để biết được đặc điểm của từng lĩnh vực mà có thể đưa ra được kế hoạch phù hợp.

Tìm việc làm chuyên viên tổ chức sự kiện

4. Tìm hiểu chế độ đãi ngộ của vị trí nhân viên tổ chức sự kiện

Nhiều tin tuyển dụng có ghi về chế độ đãi ngộ mà các bạn nhận được khi làm việc ở vị trí nhân viên tổ chức sự kiện. Trong đó, mức lương có thể được ghi trực tiếp hoặc sẽ thỏa thuận trong buổi gặp mặt với  nhà tuyển dụng.

Chế độ dành cho vị trí nhân viên tổ chức sự kiện cũng sẽ rất hấp dẫn, các bạn sẽ nhận được rất nhiều ưu đãi về thưởng cho những dự án lớn, làm tốt công việc, sự đóng góp, công sức... của nhân viên. Đồng thời, các chế độ về đóng bảo hiểm thì các bạn cũng được tham gia,

Để làm việc tại vị trí nhân viên tổ chức sự kiện, các bạn hãy luôn phải ghi nhớ rằng, bạn là một trong những người có đầy đủ khả năng để làm tốt công việc của mình, khi bạn ứng tuyển vào một công ty sự kiện bất kỳ thì bạn sẽ cần nhiều trợ thủ giúp đỡ để quá trình tìm việc trở nên nhanh chóng hơn. Trong đó work247.vn có thể được xem là một trong những trợ thủ tuyệt vời dành cho các ứng viên.

Tại work247.vn, các bạn sẽ nhanh chóng tìm kiếm được các tin tuyển dụng từ các công ty tổ chức sự kiện, bạn có thể ứng tuyển dễ dàng bằng cách click vào xem bản mô tả công việc nhân viên tổ chức sự kiện đầy đủ trong tin tuyển dụng, tại đó bạn sẽ được hướng dẫn cách thức ứng tuyển hoặc có thể ứng tuyển trực tiếp ngay tại trang work247.vn.

Như thế, bản mô tả công việc nhân viên tổ chức sự kiện tuy nhỏ nhưng lại có võ nhé các bạn. Để thành công trong quá trình ứng tuyển vào công ty sự kiện thì bạn cần phải nghiên cứu kỹ bản mô tả công việc nhân viên tổ chức sự kiện.