Tìm hiểu bản mô tả công việc Trợ lý tổng giám đốc chi tiết

Tìm Việc Làm Trợ Lý

1. Tổng quan về vị trí Tổng giám đốc

AGM hay còn được hiểu đơn giản là Trợ lý tổng giám đốc, chính là một “trợ thủ” đắc lực cấp cao, là người luôn song hành cùng Tổng giám đốc trong các hoạt động công việc. Để hoàn thành các trách nhiệm của mình, một Trợ lý tổng giám đốc phải hội tụ rất nhiều chuyên môn, kỹ năng, thái độ và cả lòng trung thành. Không quá lời khi nói rằng, họ là một trong những nhân tố quyết định sự thành bại của một Tổng giám đốc.

Trợ lý tổng giám đốc được phân quyền và giao cho những nhiệm vụ mang tính quản lý nhất định. Tổng giám đốc có thể là người ủy quyền cho người trợ lý của mình trong một vài trường hợp họ vắng mặt. Thường thì, Trợ lý tổng giám đốc thực hiện các mảng sắp xếp lịch trình làm việc, hỗ trợ tài liệu, giấy tờ, chuẩn bị hậu cần cho các cuộc gặp gỡ đối tác hay đi công tác cùng Tổng giám đốc. Nhìn chung, Trợ lý tổng giám đốc là một công việc đa nhiệm, họ có thể thực hiện bất cứ nhiệm vụ nào theo yêu cầu hợp lý của Tổng giám đốc.

2. Bản mô tả công việc Trợ lý tổng giám đốc chi tiết

Trong các doanh nghiệp lớn hay các tập đoàn, Trợ lý tổng giám đốc luôn là một vị trí được nhiều người mơ ước. Đối với chức danh trợ lý, thoạt nghe có vẻ đơn giản, nhưng phía sau công việc của họ luôn yêu cầu một chuyên môn khá tầm cỡ, đặc biệt là các kỹ năng mềm, kỹ năng xã hội, nghiệp vụ hỗ trợ, giúp việc,... để làm cho “bệ phóng” của Tổng giám đốc có thể vững chắc nhất.

Ngày nay, Trợ lý tổng giám đốc là một trong những vị trí hấp dẫn trên thị trường việc làm, nhất là ngành Trợ lý - Thư ký. Độ hấp dẫn của công việc này cũng có thể bắt nguồn từ mức thu nhập khủng của họ. Nếu đang thực sự quan tâm đến vị trí này, hãy tìm hiểu bản mô tả công việc Trợ lý tổng giám đốc thật kỹ càng. Chắc chắn rằng điều này sẽ không chỉ giúp bạn hiểu rõ hơn về công việc, mà còn hỗ trợ quá trình ứng tuyển xin việc và phỏng vấn của bạn hiệu quả nhất có thể đấy.

Mô tả công việc chi tiết của Trợ lý tổng giám đốc như sau:

- Trên sự sắp xếp lịch trình của thư ký, Trợ lý tổng giám đốc có nhiệm vụ điều phối công việc, nhắc nhở công việc và lịch làm việc cho Tổng giám đốc.

- Thực hiện ghi chép các thông tin trong các cuộc họp, hội thảo có mặt Tổng giám đốc.

- Trên cơ sở được ủy quyền bởi Tổng giám đốc, thay mặt và đại diện cho Tổng giám đốc thực hiện chỉ đạo, duy trì công tác điều hành, quản lý tất cả những khía cạnh hoạt động của các bộ phận, phòng ban và cả công ty.

- Thực hiện các tổng hợp, phân tích và đánh giá thực trạng hoạt động của tổ chức, các bộ phận phòng ban trên cơ sở những báo cáo chi tiết của họ.

- Tham mưu, cố vấn cho Tổng giám đốc về hoạch định các chiến lược phát triển tổ chức, công ty.

- Tham mưu, cố vấn và hỗ trợ thực hiện triển khai các chiến lược, kế hoạch phát triển của công ty, thông qua việc đảm bảo sự chỉ đạo và phân công của Tổng giám đốc. Cam kết việc thực thi nghiêm túc và thông báo kịp thời đến các bộ phận liên quan.

- Trợ giúp trong quá trình làm việc, theo dõi và giám sát các bộ phận, phòng ban, các cá nhân trong công ty cho Tổng giám đốc.

- Cố vấn trong vấn đề thực hiện và triển khai các chiến lược, kế hoạch phát triển của công ty.

- Chủ động đề xuất các ý kiến về giải pháp, phương án thực hiện và hỗ trợ Tổng giám đốc trong các công tác đối ngoại, đối nội, xây dựng và duy trì các mối quan hệ hợp tác, làm ăn.

- Chuẩn bị công tác hành chính, trực tiếp tham gia vào các cuộc họp, sự kiện trong nội bộ cũng như ngoài công ty được Tổng giám đốc yêu cầu. Triển khai các công tác phiên dịch, thông dịch (tùy vào ngôn ngữ Tổng giám đốc sử dụng) trong các cuộc gặp gỡ với các đối tác là người nước ngoài.

- Lên kế hoạch và chuẩn bị công tác tổ chức cuộc họp cho các bộ phận khác với Tổng giám đốc khi được yêu cầu.

- Triển khai một số công việc khác khi được giao phó.

- Sẵn sàng đi công tác cùng Tổng giám đốc.

Tùy vào quy mô của từng doanh nghiệp cũng như tính chất làm việc của cá nhân Tổng giám đốc công ty đó. Mà những trách nhiệm trong mô tả công việc Trợ lý tổng giám đốc có thể được linh hoạt điều chỉnh sao cho phù hợp. Nhà tuyển dụng nên tham khảo mẫu mô tả công việc sau đây để hoàn chỉnh JD tuyển dụng Trợ lý tổng giám đốc cho công ty của mình:

Tro_Ly_Tong_Giam_Doc.pdf

3. Chức năng nhiệm vụ của Trợ lý tổng giám đốc

Trên cơ sở bản mô tả công việc, hãy cùng work247.vn khám phá những chức năng và nhiệm vụ cụ thể của một người Trợ lý tổng giám đốc nhé!

3.1. Nhiệm vụ nghiệp vụ trợ lý

Trong công tác nghiệp vụ trợ lý, Trợ lý tổng giám đốc sẽ phải chịu trách nhiệm trong việc trở thành trung gian liên hệ, liên kết giữa ban giám đốc điều hành và Tổng giám đốc. Họ có nhiệm vụ lên kế hoạch, thực hiện các sắp xếp, chủ động nhắc nhở lịch trình làm việc và hoạt động đặc biệt quan trọng cho Tổng giám đốc. Bên cạnh đó, họ cũng là cá nhân trực tiếp đứng ra điều hành và quản lý các chương trình tổng kết, sơ kết cho doanh nghiệp, hỗ trợ và phụ giúp để triển khai cho các cuộc họp, sự kiện, buổi làm việc có mặt Tổng giám đốc.

Trợ lý tổng giám đốc còn đảm nhận nhiệm vụ tham mưu, cố vấn cho Tổng giám đốc về công việc, hồ sơ làm việc.... thực hiện giám sát và quản lý các vấn đề liên quan theo yêu cầu, cũng như tuân thủ theo quyền hạn, chức năng của mình. Chú ý, Trợ lý tổng giám đốc không được phép giải quyết các vấn đề không nằm trong quyền hạn của họ, nếu chưa được sự ủy thác của Tổng giám đốc. Đồng thời, họ có trách nhiệm trong việc chủ động đề xuất, ý kiến về các phương án giải quyết các vấn đề khó khăn trong quá trình làm việc.

Cuối cùng ở trách nhiệm này, Trợ lý tổng giám đốc chính là cá nhân đại diện và thay mắt để quyết định hoặc giải quyết những vấn đề phát sinh khi được sự ủy thác của Tổng giám đốc. Là người xây dựng các kế hoạch cũng như chuẩn bị công tác hậu cần cho những chuyến làm việc xa của Tổng giám đốc.

Tìm việc làm trợ lý tổng giám đốc

3.2. Nhiệm vụ văn thư, lưu trữ, hành chính

Các công tác về hành chính văn thư cũng có mặt trong nhiệm vụ của một Trợ lý tổng giám đốc. Thậm chí đây là một chức năng khá quan trọng đối với họ. Trợ lý tổng giám đốc cần là người am hiểu và có kiến thức trong công tác ghi chép, lưu trữ cũng như sắp xếp giấy tờ, tài liệu, hồ sơ, hợp đồng,... một cách chuyên nghiệp và khoa học. Điều này là để đảm bảo cho việc trích xuất hoặc xuất trình tài liệu cho Tổng giám đốc bất cứ lúc nào khi được yêu cầu.

Bên cạnh đó, Trợ lý tổng giám đốc cũng là người thực hiện các công tác soạn thảo, thiết kế nội dung, lưu trữ và ban hành các tài liệu văn bản theo yêu cầu. Trực tiếp hướng dẫn và biên soạn các báo cáo, biểu mẫu, giấy tờ liên quan đến thực trạng và kết quả làm việc của các bộ phận, phòng ban theo sự chỉ đạo trực tiếp từ Tổng giám đốc.

Triển khai nhiệm vụ lưu trữ, ghi chép tại văn phòng làm việc, tiếp nhận, thông báo và xử lý các tài liệu, giấy tờ được gửi đến và truyền đạt lại thông tin cho Tổng giám đốc. Mặt khác, Trợ lý tổng giám đốc cũng là cá nhân có trách nhiệm hỗ trợ việc quản lý và theo dõi danh sách gặp mặt, tiếp đón đối tác khách hàng, các cơ quan, đơn vị hành chính nhà nước cho Tổng giám đốc. Thực hiện công tác trực điện thoại, nối máy và trả lời các liên hệ khi cần thiết.

3.3. Nhiệm vụ tổng hợp

Có thể nói, Trợ lý tổng giám đốc là một công việc vô cùng đa nhiệm, họ phải thực hiện rất nhiều nhiệm vụ đa dạng. Trong đó, bao gồm cả việc đôn đốc, nhắc nhở các bộ phận, phòng ban thực hiện công tác báo cáo công việc một cách kịp thời và đầy đủ. Ngoài ra, họ cũng đảm nhận luôn việc cập nhật thường xuyên công tác thực hiện của các phòng ban đã được phân công nhiệm vụ báo cáo cho ban lãnh đạo và Tổng giám đốc.

Trợ lý tổng giám đốc thực hiện việc giám sát, kiểm tra và đánh giá tiến độ cũng như hiệu quả triển khai và thực hiện các kế hoạch, chiến lược, chiến dịch, những dự án được chỉ đạo trực tiếp từ cấp trên. Song song với đó, họ cũng là người tiếp nhận các thông tin, ý kiến phản hồi từ các phòng ban, bộ phận. Họ thường xuyên cập nhất các thông tin về pháp luật, quy định, thực trạng và những biến động liên quan đến thị trường, các tác nhân có thể là yếu tố tác động đến sự phát triển của doanh nghiệp.

Xem thêm: Trợ lý kinh doanh là gì? Kỹ năng cần có khi làm trợ ký kinh doanh

4. Yêu cầu công việc

Mô tả công việc Trợ lý tổng giám đốc cũng đề cập đến những tiêu chí và điều kiện cụ thể đối với các ứng viên phù hợp với vị trí này như sau:

- Về chuyên môn trình độ: Cử nhân Đại học trở lên các chuyên ngành về Tâm lý học, Kế toán, Kinh tế, Quản trị kinh doanh, Luật, Marketing, Tài chính - Ngân hàng,...

- Về kinh nghiệm: Đã từng làm việc tối thiểu 2 năm, hoặc tối thiểu 1 năm ở vị trí tương đương.

- Về năng lực:

+ Thành thạo các nghiệp vụ về máy tính văn phòng;

+ Có kỹ năng giao tiếp thành thạo bằng tiếng Anh;

+ Có kỹ năng sắp xếp thời gian, công việc, biết cách lên kế hoạch và triển khai thực hiện.

+ Có tầm nhìn chiến lược, tư duy logic, khả năng làm việc khoa học.

+ Có kỹ năng làm việc nhóm và làm việc độc lập tốt.

+ Am hiểu về quản trị tài chính, nhân sự, sản xuất và kinh doanh.

Xem thêm: Mô tả công việc thư ký giám đốc

5. Quyền lợi được hưởng và mức lương

- Được thỏa thuận và chủ động thương lượng về mức lương dựa trên kinh nghiệm, chuyên môn và năng lực thực tế.

- Có cơ hội tham gia làm việc ở một môi trường hiện đại, văn minh, lịch sự và chuyên nghiệp.

- Được tham gia đầy đủ các chế độ bảo hiểm dành cho người lao động theo quy định hiện hành.

- Được hưởng các chế độ, phúc lợi đãi ngộ khác trên cơ sở chính sách nhân sự của doanh nghiệp.

- Được hưởng một vài quyền hạn nhất định bao gồm:

+ Trực tiếp yêu cầu các phòng ban, bộ phận và các cá nhân trong công ty thực thi các nhiệm vụ theo sự chỉ đạo của Tổng giám đốc.

+ Trực tiếp đôn đốc, yêu cầu các phòng ban, bộ phận, các cá nhân thực hiện đầy đủ, nhanh chóng và hoàn thiện các báo cáo công việc cho Tổng giám đốc.

Giám đốc quản lý là một vô vị trí cùng hấp dẫn, chắc chắn công việc này sẽ rèn luyện cho bạn một nền tảng về kỹ năng, được tiếp xúc và học hỏi với nhiều gương mặt cấp cao cũng như lãnh đạo cao nhất công ty. Cơ hội tìm kiếm Trợ lý tổng giám đốc có một không hai tại work247.vn. Hãy truy cập để trải nghiệm tính năng tìm hiểu siêu việt và siêu tốc nhất bạn nhé!

Trên đây là công việc mô tả Trợ lý tổng giám đốc, hy vọng thông tin được work247.vn cung cấp sẽ giúp ích cho bạn trong quá trình chinh phục nhà tuyển dụng!