Tìm hiểu về quy trình chấm công chuẩn và những vấn đề liên quan

1. Lợi ích của quy trình chấm công chuẩn

Chấm công là hoạt động cần thiết được tổ chức trong doanh nghiệp, quy trình chấm công bao gồm những hoạt động diễn ra trước giai đoạn chấm công và sau giai đoạn này để có thể tiến tới quy trình hạch toán tiền lương cho nguồn nhân lực nội bộ doanh nghiệp.

1.1. Tăng hiệu quả trong hoạt động quản lý nhân viên

Một quy trình chấm công chuẩn hiểu đơn giản là quy trình này đưa ra được kết quả giờ làm việc, công làm việc của nhân viên một cách chính xác và ít xảy ra sai sót. Quy trình chấm công chuẩn tạo ra cho doanh nghiệp một hệ thống chấm công tính lương liền mạch, liên tục và có hiệu quả.

Khi doanh nghiệp áp dụng được quy trình chấm công chuẩn thì sẽ giảm thiểu được chi phí, thời gian, nguồn lực trong việc quản lý thời gian làm việc của nhân viên. Từ đó hoạt động tổng hợp, báo cáo, trích xuất giờ làm được thực hiện với các bước đơn giản và tối ưu hóa cho quy trình tính lương sau đó.

1.2. Tránh xảy ra những rủi ro, sai sót

Quy trình chấm công nếu không chuẩn sẽ gây ra những rủi ro sai sót trong quá trình tổng hợp chấm công từ đó ảnh hưởng tới các hoạt động khác làm cho doanh nghiệp mất nhiều thời gian và chi phí để xử lý. 

Hơn nữa chấm công được xem như là một minh chứng được nhân viên thực hiện hàng ngày để có thể xác định được công sức mà mình bỏ ra và nhận về quyền lợi xứng đáng. Vì một quy trình chấm công chuẩn cũng dễ dàng xử lý những vấn đề về giờ làm việc không minh bạch tránh được những rủi ro trong quản lý nhân sự.

1.3. Tạo sự chuyên nghiệp trong quản lý nhân sự

Nhờ quy trình chấm công chuẩn, công ty đưa ra những quy định, chính sách chấm công hợp lý mà dựa vào đó nhân viên phải hiểu và tuân theo. Nó tạo ra một quá trình triển khai kế hoạch chấm công quản lý nhân lực xuyên suốt, nâng cao tính chuyên nghiệp trong hoạt động của mỗi nhân viên đến mỗi phòng ban của công ty.

Mỗi kỳ thường là tháng, doanh nghiệp sẽ tiến hành tổng hợp số công của nhân viên để tiến hành hạch toán lương. Nếu quy trình không chuẩn thì kết quả số công này có thể không chính xác từ đó kéo theo hệ lụy liên quan và mất nhiều thời gian để xử lý, tạo nên cái nhìn không thiện cảm từ phía nhân viên về tính hoạt động chuyên nghiệp và hiệu quả của bộ phận nhân sự nói riêng hay cả doanh nghiệp nói chung.

1.4. Là tiền đề cho quy trình tính lương chuẩn

Từ quy trình chấm công chuẩn có thể dễ dàng xác định được các con số cụ thể của mỗi nhân viên từ đó tạo nên tính chính xác về tiền lương cũng như các chế độ thưởng phạt đi kèm. Do đó, doanh nghiệp có thể kịp thời trả lương cho người lao động cũng như có những số liệu để đánh giá và đưa ra kế hoạch hoạt động tiếp theo.

Thêm nữa, hệ thống tài liệu, bảng biểu theo dõi thời gian làm việc của từng người cũng được báo cáo rõ ràng, minh bạch. Qua đó, Doanh nghiệp quản lý nhân viên hiệu quả, có thể gắn kết mối quan hệ giữa người lao động với công ty, tạo ra được một hệ thống nguồn nhân lực vững chắc và mang lại nhiều cơ hội phát triển cho doanh nghiệp.

2. Cụ thể về quy trình chấm công tính lương chuẩn

Quy trình chấm công tính lương chuẩn hiện nay có thể được hình dung cụ thể với các bước dưới đây:

- Bước 1: Tạo và lưu hồ sơ nhân viên: Để có thể tiến hành chấm công và tính lương nhân viên thì cần phải có dữ liệu của mỗi cá nhân, đặc điểm về chế độ lương có trong hợp đồng ký kết cũng như những thông tin khác có liên quan đến người lao động đó.

- Bước 2: Chấm công, hoạt động diễn ra mỗi ngày cho từng cán bộ, nhân viên. Giờ công của mỗi cá nhân được xác định theo số liệu chấm công qua thẻ, qua vân tay, qua nhân diện khuôn mặt hoặc qua giấy tờ theo phương thức chấm công truyền thống.

- Bước 3: Tổng hợp, đối chiếu xác nhận số liệu chấm công. Phòng nhân sự thực hiện tổng hợp phiếu chấm công và các chứng từ liên quan để so chiếu và xác nhận tính chính xác của hoạt động chấm công và ghi chú báo cáo cho bộ phận kế toán số liệu cụ thể.

- Bước 4: Lập bảng lương, kế toán tiền lương dựa vào số công và ghi chú tính toán tổng lương và chi tiết tiền lương cho mỗi người lao động và chuyển báo cáo cho kế toán trưởng. Ở bước này nếu thực hiện tổng hợp lương tự động qua phần mềm chấm công thì kế toán tiền lương phải xác định những ghi chú và hạch toán số tiền lương cuối cùng mà mỗi nhân viên được nhận.

- Bước 5: Kế toán trưởng, bộ phận kiểm tra xem xét để duyệt bảng lương. Nếu tính đúng, đủ và đúng đối tượng thì phê duyệt đồng ý và đưa cho Giám đốc quản lý phê duyệt. Còn nếu phát hiện sai sót và không đồng ý thì chuyển báo cáo lại cho kế toán tiền lương để chỉnh sửa.

- Bước 6: Thực hiện viết phiếu chi. Khi bảng lương được giám đốc ký duyệt thì kế toán trưởng chuyển bảng lương cho kế toán tiền lương để viết phiếu chi để thanh toán tiền lương cho người lao động.

- Bước 7: Trả tiền lương cho nhân lực và xử lý những khúc mắc nếu có. Thủ quỹ hoặc kế toán tiền lương thực hiện phân phát lương cho người lao động, và cần cá nhân đó xác nhận là đã nhận được tiền. Nếu có những thắc mắc về tiền thì hai bên sẽ giải quyết và xử lý ngay tại thời điểm này.

- Bước 8: Hoàn thiện và lưu hồ sơ. Khi đã thực hiện xong các bước và phát đủ tiền lương cho người lao động thì kế toán sẽ ghi chép sổ sách và lưu trữ tất cả hồ sơ, chứng từ có liên quan như: Phiếu thu, phiếu chi, bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương.

3. Những lưu ý trong quy trình chấm công chuẩn

Trong quy trình chấm công nếu người lao động phát hiện giờ công bị thiếu thì phải làm giấy đề nghị xác định chấm công theo quy định quản lý giờ công và gửi cho bộ phận nhân sự để họ xác nhận ghi chú.

Trưởng hợp phòng nhân sự kiểm tra phát hiện giờ công không đúng theo quy chế của công ty thì phải mời các cá nhân đó giải thích và nếu vi phạm quy chế thì thực hiện xử lý theo quy định của công ty.

Đối với trường hợp làm tăng ca thì phòng nhân sự cần kiểm tra công tăng ca của nhân viên đó có đúng với chính sách của công ty hay không. Và ghi chú để kế toán tiền lương xác định mức phụ cấp, thưởng cho nhân viên tăng ca.

Để giảm thiểu gián đoạn trong quá trình tính lương thì khi hoàn thành bảng tổng hợp số công, phòng nhân sự cần chuyển cho từng bộ phận để xác định tính chính xác của giờ công mà nhân viên đã thực hiện chấm công. Nếu có thắc mắc thì liên hệ trực tiếp để giải trình và xử lý.

Doanh nghiệp cũng cần quy định cụ thể về hình thức chấm công, thời gian chấm công, số lần chấm công trong một ngày để có thể đảm bảo được hoạt động chấm công diễn ra hiệu quả. 

Sử dụng phần mềm chấm công hay app chấm công quản lý nhân viên đang là cách thức phổ biến và hiệu quả doanh nghiệp có thể tham khảo và ứng dụng vào mô hình hoạt động của công ty mình.

Trên đây là những thông tin cụ thể về quy trình chấm công chuẩn. Hy vọng qua bài viết bạn có thể xác định được những lợi ích mà quy trình chấm công chuẩn mang lại cũng như nắm bắt được các bước trong quy trình chấm công tính lương chuẩn hiện nay.