[Mách bạn] Thông tin cần biết về quy trình nhập xuất kho bài bản

1. Không có quy trình nhập xuất kho bài bản gây hậu quả gì cho doanh nghiệp?

Hàng hóa hay tư liệu sản xuất là công cụ quan trọng đóng góp trực tiếp bào quá trình sản xuất đồng thời nó cũng chiếm một tỷ phần lớn trong khối lượng tài sản lưu động của một công ty. Do đó, để hoạt động kinh doanh của công ty có thể được tiến hành một cách ổn định thì việc có một quy trình nhập xuất kho bài bản là vô cùng cần thiết. Nếu một doanh nghiệp không lên kế hoạch bài bản cho quy trình nhập xuất kho sẽ gây những hệ quả như sau:

- Hàng hóa đưa vào sản xuất không được kiểm kê dẫn đến việc thừa quá nhiều hàng hóa gây lãng phí tiền bạc cho việc lưu kho hoặc nếu thiếu hàng hóa gây gián đoạn quá trình sản xuất sản phẩm của doanh nghiệp. Cả hai hệ quả này đều gây tổn thất lớn cho doanh nghiệp.

- Tình trạng hàng hóa bị mất do những sai sót hoặc là người thực hiện quá trình nhập xuất hàng gian lận trong khâu nhập xuất hàng hóa. Đây cũng là một hệ quả khiến hoạt động sản xuất của doanh nghiệp không đạt được hiệu quả cao.

- Việc không có quy trình nhập xuất kho bài bản cũng khiến cho người lãnh đạo không thể quản lý tình trạng của hàng hóa dẫn đến chúng bị hao mòn, hư hại hoặc là không thể sử dụng được nữa do đã bị tồn kho quá lâu.

- Việc hàng hóa không được kiểm kê từ lúc nhập dẫn đến việc doanh nghiệp phải bỏ ra nhiều chi phí để kiểm soát hay là tìm kiếm hàng hóa trong kho phục vụ cho hoạt động sản xuất.

Trên đây là một số ít hậu quả được chúng tôi liệt kê. Có thể thấy rằng những thiếu sót trong quy trình này đều để lại hậu quả vô cùng lớn cho doanh nghiệp. Nó khiến doanh nghiệp phải bỏ ra  nhiều công sức và chi phí hơn trong quá trình kiểm soát và tìm kiếm nguyên vật liệu sản xuất.

2. Quy trình nhập xuất kho chi tiết nhất

Trước khi đến với quy trình xuất kho hàng hóa thì chúng tôi giới thiệu tới bạn nội dung của một quy trình nhập kho hàng hóa đang được sử dụng tại nhiều doanh nghiệp ở Việt Nam hiện nay.

2.1. Quy trình nhập kho đầy đủ từ A đến Z

Trong một quy trình bài bản của quá trình nhập kho hàng hóa thì sẽ chia thành hoạt động nhập kho các mặt hàng thành phẩm hoặc là nhập kho các mặt hàng là nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất. Tuy nhiên, cả hai quy trình này đều sẽ diễn ra theo 4 bước được chúng tôi trình bày chi tiết dưới đây:

2.1.1. Lên kế hoạch nhập kho

Khi quá trình sản xuất cần sử dụng đến loại nguyên vật liệu nào các bộ phận của doanh nghiệp sẽ thông báo với bộ phận nhập xuất kho để nhân viên lên kế hoạch cho việc nhập kho các loại nguyên vật liệu.

Khi tiến hành hoạt động nhập kho hàng hóa thì nhân viên thực hiện nhiệm vụ này sẽ tiến hành hoạt động nhập kho cho các loại nguyên liệu, vật liệu sau đó lập các mẫu nhập kho và chuyển đến cho bộ phận kế toán.

2.1.2. Kiểm tra hàng hóa được nhập kho

Người quản lý kho dựa vào phiếu nhập hàng hoặc là đơn đặt hàng để có thể thực hiện việc đối chiếu số lượng các loại nguyên vật liệu và kiểm tra chất lượng của số nguyên vật liệu được nhập vào kho.

Đối với quá trình đưa hàng hóa nhập kho thì người kế toán kiểm soát kho sau khi nhận được phiếu đề nghị nhập hàng hoặc đơn hàng thì sẽ lập phiếu nhập kho thành các liên để lưu sở và gửi cho nhân viên nhập kho, gửi cho kho hàng.

2.1.3. Đối chiếu và in phiếu nhập kho

Khi quá trình kiểm tra các mặt hành, nguyên vật liệu được hoàn tất thì toàn bộ các văn bản có liên quan đến quá trình nhập hàng sẽ được chuyển giao lại cho kế toán để những người này có thể đối chiếu và tiến hành việc in phiếu nhập kho.

Còn đối với quá trình nhập khẩu hàng hóa thành phẩm thì các mặt hàng này cũng sẽ được kiểm tra một cách kỹ lưỡng trước khi tiến hành việc nhập kho.

2.1.4. Nhập thông tin nhập kho để dễ dàng quản lý

Đây là bước cuối cùng trong quy trình nhập kho nguyên vật liệu hoặc thành phẩm.

Công việc cần tiến hành ở bước này là quản lý kho nhập các thông tin về lần nhập kho vào excel quản lý kho hàng hoặc phần mềm quản lý mà doanh nghiệp đang sử dụng.

2.2. Quy trình xuất kho hàng hóa

Quy trình xuất kho bao gồm 6 bước và được tiến hành theo thứ tự như chúng tôi trình bày ở nội dung bên dưới:

2.2.1. Lập phiếu đề nghị xuất kho cho hàng hóa

Tổ chức chịu trách nhiệm về việc xuất kho hàng hóa phải tiến hành lập phiếu đề nghị và yêu cầu xuất kho hàng hóa. Mỗi loại hành hóa khác nhau sẽ do một bộ phận nhất định lập phiếu yêu cầu xuất kho. Ví dụ như xuất kho thành phẩm thì đơn vị chịu trách nhiệm lập phiếu xuất kho là phòng kinh doanh. Còn nếu xuất kho nguyên vật liệu thì phòng sản xuất sẽ phải lập phiếu xuất kho.

Phiếu yêu cầu xuất kho có giá trị là phiếu được lập bởi người có thẩm quyền. Việc này nhằm đảm bảo cho yêu cầu xuất kho là đúng đắn, dựa trên yêu cầu phù hợp của các phòng ban, đây là hoạt động nhằm mục đích phục vụ cho công ty.

2.2.2. Phê duyệt phiếu yêu cầu, đề nghị xuất kho

Những người có thẩm quyền sẽ xem xét và phê duyệt yêu cầu xuất kho của các loại mặt hàng hoặc là vật tư của doanh nghiệp. Đối với yêu cầu xuất kho các nguyên vật liệu thì người phê duyệt sẽ là giám đốc hoặc trưởng phòng sản xuất.

Đối với thành phẩm mà công ty bán ra thì có thể không nhất thiết cần phải thông qua giám đốc mà bộ phận bán hàng hoặc bộ phận kế toán có thể tự ký duyệt. Đây là một bước quan trọng và không thể thiếu trong bất kỳ quy trình xuất kho nào.

2.2.3. Kiểm tra hàng tồn kho

Sau khi yêu cầu đề nghị xuất kho đã được phê duyệt  thì bộ phận kho sẽ thực hiện hoạt động kiểm tra hàng tồn kho xem có đáp ứng đủ số lượng hay chất lượng như trong đơn yêu cầu hay không.

Kế toán kho nhận phiếu yêu cầu là kiểm kê hàng hóa cần thiết. Nếu hàng hóa trong kho không đáp ứng đủ yêu cầu về số lượng hay chất lượng thì tiến hành liên hệ với các phòng ban liên quan để lên kế hoạch xử lý kịp thời. Có thể đề xuất nhập thêm các loại nguyên vật liệu hay là sản xuất các mặt hàng hóa có liên quan. Sau đó cần xác nhận lại đã bổ sung kịp thời hàng hóa và chuyển sang các bước tiếp theo trong quy trình xuất hàng.

2.2.4. Hoàn thiện các thủ tục phục vụ cho việc xuất kho

Căn cứ vào nội dung được ghi trên yêu cầu, phiếu đề nghị xuất kho đã được duyệt hoặc là hóa đơn bán hàng những người kế toán cần lập phiếu xuất kho và trình quản lý kho để có thể thực hiện việc lấy hàng theo đơn đặt hàng.

Phiếu này cần được lập thành ít nhất hai liên, 1 liên được tiến hành lưu trữ và 1 liên chuyển cho người thủ kho.

2.2.5. Thực hiện việc xuất kho

Nhân viên phụ trách việc quản lý kho của doanh nghiệp dựa trên các thông tin đã được duyệt trên phiếu xuất kho để lấy hàng hóa, nguyên vật liệu.

Người này cũng cần tiến hàng hoạt động kiểm tra tình trạng và chất lượng hàng hóa trước khi xuất hàng hóa ra khỏi kho. Thêm vào đó, họ cũng phải thực hiện việc xếp hàng lên các phương tiện thực hiện nhiệm vụ vận chuyển nếu cần thiết.

2.2.6. Cập nhật các thông tin phục vụ quá trình xuất kho

Sau khi người kế toán kho thực hiện cập nhật tình trạng xuất kho và hạch toán các nghiệp vụ xuất hàng thì thủ kho phải ghi lại những thông tin này đồng thời kiểm kê lại lượng hàng hóa còn tồn đọng trong kho.

Số liệu hàng hóa sau kiểm kê cần được ghi lại và đối chiếu giữa các bộ phận trong doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, nhằm thực hiện tốt công tác quản lý kho hàng cần thực hiện các hoạt động kiểm tra và đối chiếu một cách định kỳ. Nếu có sai lệch xảy ra thì cần tìm hiểu nguyên nhân để đưa ra cách khắc phục.

Qua bài viết này, hy vọng rằng quý độc giả của chúng tôi đã nắm rõ những thông tin về quy trình nhập xuất kho đồng thời là những điểm cần lưu ý ở cả hai quy trình nhập hàng và xuất hàng.