Nghiệp vụ quản lý quán cafe | Quy tắc và lưu ý cần biết

1. Nhiệm vụ chung khi quản lý quán cafe 

Trong các chuỗi cửa hàng hay các cửa hàng cafe bán lẻ, tư nhân, quy trình quản lý quán cafe luôn được xem trong và đặt lên hàng đầu. Nếu xét theo góc độ quản trị học, tại những chuỗi cửa hàng cafe, vị trí quản lý là nhà quản trị cấp cơ sở, là những người trực tiếp theo dõi, giám sát, làm việc với nhân viên và phục vụ khách hàng. Còn tại những cửa hàng cafe bán lẻ, nhiệm vụ quản lý đôi khi là của chính chủ cơ sở kinh doanh hoặc là vị trí quản trị cấp trung, giúp chủ kinh doanh kiểm soát hoạt động của quán. 

Bất kể dù thuộc loại hình nào, nhiệm vụ chung của người quản lý là nắm bắt những thông tin liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, từ đó tiến hành kiểm tra, giám sát, đo lường kết quả hoạt động của quán để đưa ra những chiến lược phù hợp nhất. Hãy cùng chúng tôi khám phá chi tiết nghiệp vụ quản lý quán cafe trong phần tiếp theo của bài viết nhé. 

2. Chi tiết các nghiệp vụ quản lý quán cafe

Trong bài viết này, chúng tôi chia nghiệp vụ quản lý quán cafe ra thành 3 nghiệp vụ chính: điều hành, chăm sóc khách hàng và xây dựng chiến lược kinh doanh. Với mỗi nghiệp vụ, chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn đọc những công việc, phương thức hoạt động để quản lý quán cafe hiệu quả. 

2.1. Các nghiệp vụ trong điều hành quán cafe 

Nếu quản lý những quán cafe thuộc một chuỗi thương hiệu lớn, việc điều hành cửa hàng sẽ có những quy tắc được định sẵn và rõ ràng hơn cho cả quản lý lẫn nhân viên. Nhưng ở các cửa hàng tư nhân, hộ kinh doanh cá thể, quản lý sẽ phải tự xây dựng phương thức điều hành cho cửa hàng của mình. 

Để điều hành quán cafe sẽ bao gồm: quản lý nhân viên, quản lý nguyên liệu, quản lý tài sản, quản lý doanh thu. Cùng đi sâu vào từng mục để tìm hiểu kỹ hơn nhé. 

2.1.1. Quản lý nhân viên trong quán cafe 

Trong những chuỗi cửa hàng, mỗi chi nhanh sẽ có định mức số lượng nhân viên theo từng ca, tùy theo doanh thu, quy mô, số lượng khách của quán. Khi cửa hàng thiếu nhân sự sẽ gửi đề xuất cho phòng nhân sự của doanh nghiệp để các nhân viên nhân sự tiến hành tuyển dụng. Quản lý sẽ tiếp nhận nhân sự và phản hồi lại chất lượng nhân sự sau thời gian học việc. Còn với những hộ kinh doanh họ sẽ tự tuyển dụng và đào tạo nhân sự cho cửa hàng của mình. 

Quản lý nhân viên trong quán cafe sẽ chia ra nhân viên làm việc toàn thời gian (thu ngân, pha chế…) và nhân viên làm việc bán thời gian (chạy bàn, phục vụ…). Hoạt động quản lý nhân viên bao gồm: đào tạo các khâu phục vụ, làm việc; hướng dẫn và kiểm soát hoạt động của nhân viên; kiểm soát lịch làm việc của nhân viên; tính công và trả lương. 

2.1.2. Quản lý xuất nhập nguyên liệu 

Khi kinh doanh quán cafe, nguyên liệu nhập vào và xuất ra sẽ có nhiều thay đổi. Ví dụ, chủ quán nhập 1 kg táo nhưng chỉ xuất ra được 3 cốc nước ép táo. Chính vì vậy việc quản lý xuất nhập nguyên liệu phải được chú trọng kỹ lưỡng để tránh gây ra thất thoát. 

Đặc biệt, loại hình hàng cafe sẽ thường kinh doanh nhiều loại đồ uống để phục vụ nhu cầu của khách hàng và những thay đổi thời tiết. Thêm vào đó, với những loại nguyên liệu như hoa quả có thể bị dập, nát khi vận chuyển hoặc hư hỏng do bảo quản không đúng cách; những nguyên liệu khô như siro, mật ong, các loại hương liệu pha chế cũng có thể hết hạn và bắt buộc phải hủy để đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm. 

Những chuỗi cửa hàng thường sẽ yêu cầu nhân viên kiểm kê, cân lại các nguyên liệu khi kết ca cuối ngày, còn những cửa hàng hộ kinh doanh trung bình một tháng một lần sẽ kiểm kê lại nguyên liệu để đảm bảo tính chính xác.

2.1.3. Quản lý tài sản trong quán cafe

Khi đã xây dựng mô hình kinh doanh quán cafe, bên cạnh cafe bạn còn đang kinh doanh dịch vụ chỗ ngồi, giải trí cho khách hàng. Có thể nói, quán cafe không chỉ là nơi để khách hàng đến thưởng thức đồ uống mà còn là nơi để họ đến làm việc, trò chuyện cùng bạn bè.

Tài sản trong quán cafe bên cạnh bàn ghế, những đồ trang trí còn có các loại dụng cụ pha chế: máy ép, máy xay, máy rang cafe… 

Việc quản lý tài sản trong quán cafe vừa để kiểm kê số lượng tài sản mà còn kiểm tra được hiện trạng, tình trạng của tài sản trong quán nhằm phục vụ mục đích sử dụng hoặc tiến hành sửa chữa kịp thời. 

2.1.4. Quản lý doanh thu trong quán cafe 

Doanh thu là phần không thể thiếu trong việc điều hành quán cafe. Hiện nay, phần mềm Quản lý bán hàng 365 đang được rất nhiều hộ kinh doanh tin dùng khi đáp ứng được đầy đủ các nhu cầu trong quản lý, kiểm soát doanh thu và đem lại cho chủ kinh doanh những thông tin đầy đủ nhất về tình hình kinh doanh thực tế của quán. 

2.2. Các nghiệp vụ chăm sóc khách hàng tại quán cafe 

2.2.1. Giải quyết các khúc mắc của khách hàng

Khi khách hàng gặp bất kỳ vấn đề gì trong sử dụng dịch vụ, họ sẽ muốn được làm việc với người quản lý để nhận được sự hỗ trợ tốt nhất. 

Một trong những nghiệp vụ không thể thiếu để quản lý quán cafe là giải quyết khúc mắc và chăm sóc khách hàng khi họ yêu cầu. Người quản lý cần biết cách ứng xử, đưa ra cách giải quyết phù hợp và đặt quyền lợi của khách hàng lên đầu. 

2.2.2. Hỗ trợ khách hàng sử dụng dịch vụ 

Hiện nay, không chỉ những chuỗi cửa hàng mà rất nhiều quán cafe tư nhân cũng tự xây dựng những hoạt động khuyến mãi, xúc tiến bán để tăng thu hút cho quán. Chính vì vậy, người quản lý phải là người đứng ra hỗ trợ khách hàng sử dụng dịch vụ sao cho đúng với những tiêu chí khuyến mãi đưa ra. 

Ví dụ: Quán kết hợp hình thức mua 2 tặng 1 với sản phẩm nước ép, khách hàng mua thêm bánh ngọt ăn kèm sẽ được tặng một voucher của quán giảm 10% cho lần mua tiếp theo. Quản lý sẽ cần hướng dẫn nhân viên giới thiệu cho khách hàng về chiến dịch này của quán và giúp khách hàng trải nghiệm dịch vụ, nhắc nhở khách hàng sử dụng voucher để không mất quyền lợi. 

2.3. Xây dựng chiến lược kinh doanh cho quán 

Nghiệp vụ cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng chính là xây dựng chiến lược kinh doanh cho quán. Tùy theo quy mô, phạm vi hoạt động mà mỗi quán cafe sẽ có chiến lược kinh doanh riêng sao cho phù hợp nhất. 

Chiến lược kinh doanh của quán sẽ dựa trên doanh thu, số lượng nhân viên, sở thích của khách hàng và các xu hướng kinh doanh phổ biến. Người quản lý sẽ cần có cái nhìn thật khôn ngoan để giúp quán đi lên và ngày càng phát triển. 

Vậy là với bài viết này, work247.vn đã cùng bạn đọc tìm hiểu về nghiệp vụ quản lý quán cafe. Mong rằng những thông tin chúng tôi cung cấp hữu ích và giúp bạn đọc ứng dụng được thực tiễn. Tạm biệt và hẹn gặp lại.