Tham khảo ngay những quy định chấm công bằng vân tay chi tiết nhất

1. Những quy định chấm công vân tay phổ biến

Các máy chấm công không chỉ xác nhận danh tính của nhân viên mà còn xác nhận thời gian nhân viên chấm công tính lương. Bởi vậy các doanh nghiệp đều yêu cầu nhân viên chấm công vào đầu và cuối mỗi ca hoặc ngày làm việc để ghi nhận công và quản lý nề nếp làm việc của nhân viên.

1.1. Quy định về thời gian chấm công bằng vân tay

Máy chấm công bằng vân tay nào cũng có chức năng ghi lại thời gian nhân viên chấm công. Dữ liệu này sẽ được gửi trực tiếp về máy chủ để xác nhận nhân viên đi làm đúng giờ. Thông thường các doanh nghiệp đều có những quy định về thời gian làm việc cho nhân viên. Tương tự quy định về thời gian chấm công cho nhân viên cũng được đưa ra dựa trên thời gian làm việc.

1.1.1. Đối với những nhân viên làm việc full-time

Nhân viên làm việc full-time sẽ chấm công vào đầu và cuối ca hoặc ngày làm việc của mình.

Nếu doanh nghiệp áp dụng hình thức chấm công 2 lần thì nhân viên sẽ chấm công vào đầu giờ buổi sáng trước khi vào làm và cuối giờ buổi chiều sau khi đã kết thúc ngày làm việc. Nhân viên nào chấm công sau thời gian bắt đầu làm việc và trước khi kết thúc thời gian làm việc theo quy định thì sẽ bị tính là đi muộn về sớm. Trong trường hợp này nhân viên sẽ bị xử phạt theo quy định của mỗi doanh nghiệp.

Nếu doanh nghiệp áp dụng hình thức chấm công 4 lần (2 lần vào ca làm việc buổi sáng và 2 lần vào ca làm việc buổi chiều) thì nhân viên sẽ phải chấm công trước khi bắt đầu và sau khi kết thúc ca làm việc. Nhân viên chấm công sai thời gian quy định cũng sẽ bị xử phạt.

Một số doanh nghiệp cũng có quy định về việc nới lỏng thời gian chấm công cho nhân viên trong trường hợp gặp phải những sự cố không lường trước trên đường đi làm, hay nhận những nhiệm vụ đặc biệt. Tuy nhiên trong trường hợp đó nhân viên cần báo cáo trước với quản lý trực tiếp và thường được yêu cầu xác nhận bằng hình ảnh.

Nếu quên chấm công vào đầu hoặc cuối ca hoặc ngày làm việc thì nhân viên sẽ không được ghi nhận công trong ca hoặc ngày làm việc đó.

1.1.2. Đối với những nhân viên làm việc part-time

Nhân viên part-time thường sẽ đăng ký lịch làm việc trong tuần với quản lý trực tiếp vào ngày cuối tuần trước, hoặc họ làm việc theo các ca làm do doanh nghiệp quy định.

Quy định về thời gian chấm công bằng vân tay áp dụng đối với nhân viên part-time cũng tương tự như nhân viên full-time. Bạn cần chủ động về mặt thời gian để phòng trường hợp gặp phải sự cố nào đó trên đường đi làm thì vẫn có thể đến chấm công kịp giờ.

Trong trường hợp máy chấm công bị lỗi thì doanh nghiệp cần có biện pháp xử lý kịp thời để đảm bảo quyền lợi cho các nhân viên.

1.2. Quy định về hình thức chấm công bằng vân tay

Mỗi nhân viên cũng cần nắm rõ quy định chấm công vân tay của công ty để tự đảm bảo quyền lợi cho chính bản thân mình. Mỗi công ty sẽ có những quy định riêng về việc chấm công bằng vân tay, tuy nhiên sẽ có một vài quy định chung như sau:

- Mỗi nhân viên cần phối hợp với bộ phận kỹ thuật để xác nhận vân tay qua máy chấm công, lấy dữ liệu cơ sở để đối chiếu mỗi lần chấm công sau đó.

- Tất cả các nhân viên khi đến công ty làm việc đều phải chấm công bằng vân tay thì mới được ghi nhận công. Những trường hợp quên chấm công vì bất cứ lý do nào đều không được chấp nhận.

- Với các trường hợp xin nghỉ phép, nghỉ làm vì lý do nào đó, xin đi muộn về sớm… nhân viên đều phải báo cáo lại với bộ phận nhân sự. Khi báo cáo nhân viên cần phải cung cấp được lý do chính đáng thì mới được xét duyệt cho nghỉ làm. Nhân viên nghỉ làm không cần chấm công.

- Mỗi tháng nhân viên sẽ có tối thiểu 1 lần được xin phép đi muộn và phải có lý do chính đáng. Tuy nhiên thời gian đến muộn không quá 30 phút và trong thời gian đó nhân viên vẫn được chấm công và ghi nhận ngày công. Nhân viên đi muộn quá 30 phút sẽ bị phạt vì đi làm muộn. Nhân viên đi muộn từ 1 tiếng trở lên sẽ không được chấm công vân tay và bị tính là đi làm muộn nửa ngày. Nếu làm theo ca thì sẽ coi như ca đó không được ghi nhận công.

- Khi chấm công bằng vân tay mà máy bị lỗi thì cần ngay lập tức báo cáo lại với bộ phận nhân sự để xác nhận chấm công thủ công và có biện pháp xử lý kịp thời.

- Nếu trong giờ làm việc mà nhân viên bắt buộc phải xin ra ngoài vì lý do nào đó thì cần báo cáo với bộ phận nhân sự để ghi sổ rồi mới có thể ra ngoài. Nhân viên cần cung cấp rõ lý do và thời gian dự kiến quay trở lại làm việc.

- Nhân viên không được phép làm giả dấu vân tay để gian lận chấm công. Các công ty thường sẽ lắp đặt thêm camera để theo dõi việc chấm công của nhân viên.

Trong trường hợp làm thêm giờ thì trước đó nhân viên cần đăng ký làm thêm giờ với quản lý và bộ phận nhân sự. Đồng thời nhân viên vẫn cần chấm công khi kết thúc ca làm việc chính, cũng như chấm công vân tay vào đầu và cuối ca làm thêm giờ đó.

2. Quy định tính lương thưởng theo dữ liệu chấm công vân tay

Vào mỗi cuối tháng, nhân viên kế toán có trách nhiệm “đổ” dữ liệu từ máy chấm công vân tay để làm bảng lương cho nhân viên. Thông thường các công ty đều sẽ có hạng mục thưởng chuyên cần cho những nhân viên chăm chỉ và xử lý phạt đối với những nhân viên đi muộn về sớm. Mức phạt sẽ khác nhau tùy theo thời gian đi muộn về sớm được ghi lại trên máy chấm công vân tay.

Trong trường hợp nhân viên quên chấm công hoặc khi chấm công máy bị lỗi mà không báo cáo lại thì kế toán sẽ không ghi nhận công làm việc trong ca hoặc ngày hôm đó.

Bài viết trên đây đã cung cấp cho bạn đọc những quy định chấm công vân tay phổ biến nhất được áp dụng trong các công ty và doanh nghiệp. Bạn đọc cần nhớ rõ những quy định chung và quy định riêng ở nơi làm việc để biết cách chấm công đúng nhằm tự đảm bảo quyền lợi cho bản thân. Ngoài ra, bạn cũng nên chủ động đi làm sớm hơn thời gian quy định để có thời gian khắc phục những sự cố bất ngờ để đến kịp thời gian chấm công, cũng như báo cáo lên bộ phận nhân sự nếu máy chấm công bị trục trặc để không bị mất công.