Khái niệm và mô tả công việc của kế toán nội bộ

1. Khái niệm về kế toán nội bộ

Kế toán là một trong những phòng ban quan trọng nhất công ty, đóng vai trò điều hành tài chính và tư vấn cho ban lãnh đạo về những biến động tài chính trong công ty. Việc làm kế toán được chia thành hai nhánh là kế toán nội bộ và kế toán thuế. Dưới đây, tôi cùng các bạn sẽ tìm hiểu về khái niệm kế toán nội bộ.

Kế toán nội bộ là người phản ánh những nghiệp vụ phát sinh thực tế tại doanh nghiệp, và không cần làm việc với cơ quan thuế.

Tất cả các nghiệp vụ kế toán phát sinh trong doanh nghiệp, kể cả những nghiệp vụ không có hóa đơn chứng từ đều được kế toán nội bộ phản ánh trong hệ thống sổ sách nội bộ. Những sổ sách này chỉ được lưu hành trong cơ quan và thường được yêu cầu bảo mật, tránh bị lọt ra ngoài. Nó là những con số “biết nói” phản ánh về tình hình hoạt động của doanh nghiệp một cách thực tế nhất, chính xác nhất.

Nếu như kế toán thuế là những người trực tiếp với cơ quan thuế và được giao nhiệm vụ phải tối đa hóa chi phí để giảm tối thiểu số thuế phải nộp thì kế toán nội bộ lại là những người theo dõi tình hình thực tế của doanh nghiệp và luôn nắm rõ về mọi hoạt động tài chính của công ty bất kể có hóa đơn, chứng từ hay không.

Hiện nay, khi các doanh nghiệp được thành lập ngày càng nhiều, và đặc biệt ở các thành phố lớn như thì nhu cầu tuyển dụng việc làm kế toán nội bộ ngày càng có xu hướng tăng cao. Đối với mỗi doanh nghiệp khác nhau yêu cầu dành cho vị trí kế toán nội bộ sẽ có những điểm khác nhau. Có thể coi vị trí này chính là bàn đạp để các bạn có thể tiến xa hơn nữa trong nghề kế toán và hiểu sâu hơn về các hoạt động tài chính của công ty.

2. Mô tả công việc của kế toán nội bộ

Tại các công ty khác nhau, công việc của kế toán nội bộ cũng có nhiều điểm khác nhau. Tuy nhiên, các bạn có thể điểm qua một số đầu việc sau mà kế toán nội bộ cần phải làm.

2.1. Thực hiện việc luân chuyển chứng từ kế toán nội bộ theo quy định đúng đắn.

Dù không làm việc với cơ quan thuế, các kế toán nội bộ vẫn cần căn cứ vào chứng từ thực tế (có chữ ký đầy đủ) để ghi sổ. Việc luân chuyển chứng từ là một công việc mà bất kỳ kế toán nội bộ bào cũng đều phải làm.

Ví dụ khi phát sinh một nghiệp vụ tạm ứng tiền công tác phí chẳng hạn. Kế toán nội bộ cần đảm bảo thực hiện quy trình luân chuyển chứng từ như sau:

·         Yêu cầu người được tạm ứng làm giấy đề nghị tạm ứng và xin duyệt tạm ứng từ cấp trên

·         Khi đã được duyệt tạm ứng, tiến hành lập phiếu chi chi tiền tạm ứng cho thủ quỹ xuất quỹ

·         Sau khi người xin tạm ứng kết thúc thời gian công tác, nếu số tiền tạm ứng còn thừa, kế toán nội bộ sẽ tiến hành lập chứng từ hoàn ứng, nếu số tiền còn thiếu sẽ tập hợp lại hồ sơ chứng từ để cấp trên duyệt và tiến hành lập phiếu chi tiếp theo.

Đối với mỗi công ty, quy trình luân chuyển chứng từ lại có những đặc trưng riêng. Ở một số công ty như công ty xây dựng có khối lượng chứng từ tương đối lớn, kế toán nội bộ sẽ khá vất vả trong việc điều hành “ đường đi” của chứng từ và đảm bảo phản án đúng những chứng từ này trong sổ sách nội bộ.

2.2. Hạch toán nghiệp vụ nội bộ, xác định kết quả kinh doanh trong kỳ của doanh nghiệp

Kế toán nội bộ sẽ có nhiệm vụ phản ánh tất cả các nghiệp vụ phát sinh trong doanh nghiệp vào trong sổ sách kế toán. Các nghiệp vụ này là những nghiệp vụ có thực, bao gồm cả các khoản chi phí phạt, chi phí không được đề cập trong báo cáo thuế và những khoản chi không được đề cập tới trong sổ sách thuế.

Hàng tuần hoặc định kỳ, kế toán nội bộ sẽ phải lập báo cáo tình hình tài chính nội bộ theo yêu cầu của cấp trên. Đây là báo cáo thực nhất về tình hình lưu chuyển tiền, tình hình lỗ lãi và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.

Các kế toán nội bộ cần có sự kết hợp chặt chẽ với nhau để đảm bảo có thể phản ánh các chỉ số tài chính của doanh nghiệp một cách chính xác nhất. So với kế toán thuế, công việc của kế toán nội bộ thiên nhiều hơn về quản trị, sổ sách được ghi chép theo quy định riêng của từng công ty để đảm bảo các nhà quản lý không hiểu biết quá nhiều về ngôn ngữ kế toán cũng có thể đọc được chúng.

Xem thêm: Mách bạn cách chèn ảnh vào Excel và các công cụ sửa hình ảnh trong Excel

3. Kế toán nội bộ được phân loại như thế nào?

Kế toán nội bộ là một cụm từ bao hàm chung cho những kế toán phục vụ cho mục đích quản trị doanh nghiệp. Chẳng hạn như tại TP.Hồ Chí Minh những doanh nghiệp có quy mô lớn, việc làm kế toán tại thành phố Hồ Chí Minh được phân chia ra làm nhiều mảng khác nhau. Trong đó đối với kế toán nội bộ, mỗi người sẽ đảm nhiệm một phần công việc riêng, sau đó được tổng hợp lại để làm nên báo cáo nội bộ.

3.1. Kế toán tiền mặt

Kế toán tiền đóng vai trò theo dõi dòng tiền thực tế tại công ty bao gồm tất cả các khoản thu- chi . Thông thường, ở vị trí này,kế toán sẽ đóng vai trò quản lý quỹ và đảm bảo việc số tiền tồn quỹ trên sổ sách nội bộ khớp với số tiền thực có trong két .

Trong trường hợp phát hiện thừa hay thiếu tiền, kế toán nội bộ cần rà soát lại toàn bộ chứng từ, và thực hiện điều chỉnh bổ sung. Trong trường hợp âm quỹ không rõ nguyên nhân, kế toán tiền sẽ phải hoàn toàn chịu trách nhiệm về khoản tiền âm đó.

3.2. Kế toán tiền gửi ngân hàng

Đối với kế toán tiền gửi ngân hàng, các bạn sẽ thường xuyên giao dịch với ngân hàng để thực hiện các hoạt động thanh toán của công ty. Ngoài ra kế toán ngân hàng thường phụ trách việc làm hồ sơ để vay vốn ngân hàng ( Đối với các công ty xây dựng).

Kế toán ngân hàng có nhiệm vụ vào số ngân hàng và cuối tháng đối chiếu với sổ phụ của ngân hàng, đảm bảo số tiền tồn trên số theo dõi, sổ phụ và  tiền thực tế trong ngân hàng khớp nhau.

3.3. Kế toán lương và các khoản trích theo lương

Tại các doanh nghiệp lớn, thường sẽ có một kế toán tiền lương chuyên theo dõi chi phí nhân công thực tế phải trả tại doanh nghiệp.

Hằng tháng kế toán tiền lương sẽ chấm công, tính lương và đổ lương cho người lao động theo đúng thời hạn. Kế toán lương cũng là người theo dõi bảo hiểm, báo tăng, báo giảm bảo hiểm và làm thủ tục bảo hiểm cho nhân sự mới và nhân sự nghỉ việc.

Qua số liệu của kế toán tiền lương, các nhà quản trị có thể căn cứ để có kế hoạch tuyển dụng mới để phù hợp với tình hình phát triển của công ty.

3.4. Kế toán bán hàng và kế toán kho

Đối với các công ty có quy mô lớn, kế toán bán hàng và kế toán kho sẽ được chia ra làm hai mảng khác nhau.Ở một số công ty nhỏ, vị trí này thường được một người phụ trách và kiêm nhiệm.

Với mảng kế toán này, kế toán sẽ phụ trách xuất hóa đơn cho khách hàng, theo dõi số lượng hàng tồn trong kho, thu tiền từ khách hàng để kế toán tiền vào sổ,nhập đơn hàng để kế toán công nợ theo dõi tình hình công nợ.

Kế toán bán hàng sẽ là người xác định kết quả kinh doanh của cửa hàng đồng thời đảm bảo khớp sổ sách với các kế toán phụ trách những mảng khác như kế toán tiền, kế toán ngân hàng, kế toán công nợ

3.5. Kế toán công nợ

Kế toán công nợ là những người theo dõi công nợ của công ty và đảm bảo số dư tài khoản 131 và 331 khớp so với thực tế. Đối tượng kế toán này sẽ chịu trách nhiệm trong việc xử lý công nợ đến thời hạn thanh toán như trong hợp đồng được ký kết.

Kế toán công nợ sẽ phải theo dõi các điều khoản về thanh toán công nợ trong hợp đồng, phối hợp với bộ phận kinh doanh thu hồi công nợ trong trường hợp khách hàng chưa thanh toán, trích lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi để đảm bảo nguyên tắc thận trọng trong kế toán.

Tìm việc làm kế toán công nợ

4. Kế toán nội bộ cần đáp ứng được những tiêu chí gì?

4.1. Kế toán nội bộ cần làm việc cẩn thận và theo đúng nguyên tắc

Để có thể phản ánh số liệu một cách chính xác nhất, tôn chỉ làm việc của các kế toán nội bộ chính là cẩn thận và đúng nguyên tắc. Sai sót trong kế toán nội bộ sẽ ảnh hưởng rất lớn tới việc đưa ra quyết định quản  trị và điều hành công ty.

Do vậy, kế toán nội bộ cần hạn chế tối thiểu sai sót và xử lý nhanh các  vấn đề còn tồn đọng để đảm bảo các hoạt động tài chính diễn ra một cách đúng quy trình đồng thời hỗ trợ cho các phòng ban khác xử lý nhanh công việc.

Xem thêm: Nghiệp vụ kế toán bán hàng và những điều cần biết về kế toán bán hàng

4.2. Kế toán nội bộ am hiểu về nguyên lý kế toán

Mặc dù không làm việc với cơ quan thuế, kế toán nội bộ vẫn phải bảo vệ được số dư của tài khoản mình phụ trách.  Hiểu rõ nguyên lý kế toán và đường đi của tài khoản sẽ giúp kế toán có thể phản ánh đầy đủ và những vấn đề phát sinh trong doanh nghiệp trên hệ thống sổ sách. Đối với các vị trí như kế toán bán hàng, kế toán tiền,…số tài khoản các bạn phụ trách khá nhiều. Khi hiểu sai nguyên lý kế toán, các bạn sẽ dễ dàng “định khoản ngược” hoặc định khoản sai gây ảnh hưởng tới những nhân viên khác trong bộ phận kế toán.

4.3. Kế toán nội bộ xử lý công việc một cách linh hoạt

Nguyên tắc không có nghĩa là làm việc một cách cứng nhắc Để các hoạt động tài chính trong doanh nghiệp diễn ra một cách trôi chảy nhất, các bạn kế toán nội bộ cần xử lý nghiệp vụ một cách linh hoạt, chính xác và nhanh nhạy trước một số tình huống.

Việc các bạn gặp những khách hàng không hợp tác trong việc chốt công nợ hàng tháng, khách hàng trả lại đơn hàng không rõ nguyên nhân không phải là hiểm. Nếu áp dụng nguyên tắc cứng nhắc, khi phát sinh các nghiệp vụ như vậy, kế toán nội bộ sẽ không hỗ trợ được các phòng ban khác hoàn thành công việc theo cấp trên yêu cầu.

Bài viết trên đây là mô tả sơ lược về công việc của kế toán nội bộ và một số tiêu chí riêng của ngành nghề này. Hy vọng có thể đem lại những thông tin hữu ích cho các bạn đang có nhu cầu ứng tuyển vào các vị trí trong ngành kế toán nội bộ.