Xây dựng một timeline truyền thông sự kiện khoa học và hiệu quả

1. Timeline truyền thông sự kiện là gì?

1.1. Truyền thông sự kiện.

Trước hết để có cái nhìn bao quát về timeline truyền thông sự kiện, chúng ta cần hiểu rõ về truyền thông sự kiện. Truyền thông là quá trình đưa sản phẩm của mình tới tai của người tiêu dùng. Hay nói cách khác là tăng tầm phủ sóng của sản phẩm, sản phẩm ở đây được nhắc tới chính là sự kiện. 

Có hai phương pháp án truyền thông được sử dụng rộng rãi là: Truyền thông truyền thống và truyền thông hiện đại.

Truyền thông truyền thống hay còn gọi là truyền thông trực tiếp, bằng việc tận dụng vòng quan hệ của mọi người để làm cho đối tượng truyền thông được biết tới rộng rãi. Có thể kể đến như: rải tờ rơi, đặt bàn bút, hoặc hợp tác với những đơn vị đang tổ chức sự kiện để có thể thông tin qua cho người tham gia.

Truyền thông hiện đại còn có tên khác là truyền thông đa phương tiện. Nhờ sự ưu việt, khả năng giảm thiểu các chi phí chính và chi phí phát sinh mà truyền thông hiện đại đang dần thế chỗ cho truyền thông truyền thống. Truyền thông hiện đại phép doanh nghiệp tận dụng nền tảng số để thực hiện tiếp thị, truyền thông. Có thể kể đến các phương pháp truyền thông như: Truyền thông trên các nền tảng mạng xã hội, thuê những influencer, KOL để làm cho người theo dõi của họ biết đến thương hiệu. Phương pháp này khá hiệu quả mà chi phí so với việc hợp tác với các tổ chức khác được tiết kiệm đi rất nhiều. Vậy nên hầu hết các doanh nghiệp hiện tại đều chuyển dịch sang phương thức truyền thông đa phương tiện.

1.2. Timeline truyền thông sự kiện

Timeline truyền thông sự kiện chính là bản kế hoạch chi tiết đến tận mốc thời gian của công việc truyền thông. Bản kế hoạch này sẽ bao gồm, nội dung cần được phổ biến trên, thời gian, người phổ biến. 

Tất nhiên vì có 2 phương thức truyền thông nên sẽ có 2 dạng timeline truyền thông sự kiện nhưng về bản chất là giống nhau. Tuy nhiên timeline truyền thông đa phương tiện sẽ cần độ chính xác cao hơn cũng như mức độ chi tiết của nội dung cũng cao hơn. Hiện này vẫn có một số người còn nhầm lẫn giữa timeline truyền thông sự kiện và timeline tổ chức sự kiện hoặc bản script của MC dẫn sự kiện.

2. Cần những yếu tố gì trong timeline truyền thông sự kiện?

2.1. Nội dung

Trước tiên phần quan trọng nhất chính là nội dung, khi chuẩn bị lên một bản kế hoạch truyền thông, tất cả mọi người phải brainstorm chọn ra những ý tưởng hợp lí nhất cho concept của sự kiện.

Sau đó tiến hành phân chia nhân sự phục cho việc hoàn thiện các tuyến bài phục vụ cho mục đích truyền thông. Có thể kể tới 3 dạng bài chính nên có trong timeline truyền thông sự kiện như: tuyến bài giới thiệu sự kiện, tuyến bài kéo tương tác cho phương tiện truyền thông, tuyến bài ngắn, giải trí nhằm giúp page không bị quá tải nội dung. Tuyến bài sáng tạo với mục đích thu hút tương tác nên được đầu tư kĩ càng và chỉn chu nhất. Bởi vì chỉ khi page có lượng reach cao thì thuật toán của các nền tảng đa phương tiện mới ưu tiên đẩy bài của chúng ta lên trước đối với những đối tượng đã theo dõi. Dạng bài sáng tạo không đơn thuần là các bài đăng dạng ảnh và mô tả, mà nó có thể là video, short, reel,.. Tất nhiên cũng cần phải cân nhắc đẩy kế hoạch truyền thông trên nhiều nhiều nền tảng khác nhau nếu như có thể.

2.2. Thời gian

Có 2 mốc thời gian trên một bản timeline truyền thông sự kiện cần phải lưu ý: Thời gian cuối hoàn thiện nội dung và thời gian đăng nội dung. 

Với mốc thời gian hoàn thiện nội dung, người quản lí cần phải phải kiểm tra và thúc đẩy sát sao nhằm đảm bảo bản kế hoạch diễn ra đúng như như trong dự định. Tuy nhiên trong trường hợp xấu cũng có thể cân nhắc đẩy các bài đã hoàn thiện lên trước để đảm bảo cho sự liền mạch của các tuyến bài

Còn với mốc thời gian đăng bài, cần phải có nghiên cứu, khảo sát kĩ càng về mức độ tiếp cận nội dung theo thời gian của người dùng. 

2.3. Nhân sự

Sau khi đã hoàn thành tất cả các bài đăng và điền vào trong sheet công việc chúng, chúng ta cần phải sắp xếp nhân sự đăng đăng bài cũng như trực page để có thể phản hồi, chỉnh lý các bài đăng hoặc thông tin bị sai lệch nhanh hết sức có thể. Tuy nhiên việc facebook cho phép hẹn giờ bài đăng khiến cho công việc này trở nên nhẹ nhàng hơn đôi chút.

Đối với nhân sự truyền thông truyền thống, cần phải luân phiên túc trực nơi bàn bút, có lẽ sẽ hơi vất vả nhưng để chiến dịch thành công thì đây là đánh đổi hoàn toàn xứng đáng.

3. Các giai đoạn của timeline truyền thông sự kiện 

3.1. Giai đoạn trước sự kiện 

Có lẽ khi nghe thấy timeline truyền thông sự kiện mọi người chỉ quan tâm đến việc truyền thông trong khi sự kiện diễn ra nhưng như vậy là một thiếu sót vô cùng lớn. Truyền thông trước sự kiện chính là giai đoạn kéo tương tác tạo tiền đề cho việc các bài đăng giới thiệu sự kiện, sáng tạo cho nhận được nhiều tương tác hay không.

Giai đoạn này nên diễn ra trước khi sự kiện bắt đầu 2 tuần. Các tuyến bài nên đăng bao gồm: tuyến bài sáng tạo, tuyến bài bật mí đôi chút về sự kiện. Và đặc biệt một dạng bài thu hút lượng traffic cực lớn đó chính là Giveaway. Việc cho người tham gia có cơ hội nhận một giải thưởng nhận với điều kiện tiên quyết là share bài đã giúp tăng tương tác của sự kiện lên chóng mặt.

3.2. Giai đoạn trong sự kiện

Cũng có một vài người hiểu sai về giai đoạn này, truyền thông trong sự kiện không chỉ đơn thuần diễn ra trong vài ngày của sự kiện. Mà nó bắt đầu từ ngày bung truyền thông hay còn gọi là ngày thay đổi bộ nhận diện cho sự kiện. Bắt đầu từ giai đoạn này các tuyến bài trở nên dày đặc và chất lượng hơn. 

Hầu như mỗi ngày đều cần phải có từ 1 đến 2 bài đăng để đảm bảo cho tương tác của người quan tâm đối với sự kiện. Tất nhiên các tuyến bài nên xen kẽ để tránh cho việc người đọc bị ngợp thông tin. 

Tất nhiên cho dù sự kiện có nhiều người quan tâm nhưng vẫn cần chú ý seeding bài. Việc seeding nên được đầu tư nội dung kĩ càng tránh những bình luận dập khuôn. Vì nếu như có quá nhiều bình luận như vậy thuật toán của nền tảng sẽ xác định đối tượng là spam và giảm tương tác bài viết, tệ hơn nữa là giảm tương tác của cả page.

3.3. Giai đoạn sau kết thúc sự kiện

Mặc dù đây là giai đoạn kết thúc nhưng trong timeline truyền thông sự kiện vẫn cần có những bài khác nhau để người tham gia cảm thấy được tôn trọng. Các tuyến bài có thể kể đến như recap sự kiện, cảm ơn người tham gia, cảm ơn nhà tài trợ. Một dạng bài quan trọng không thể không kể đến đó chính là trả quyền lợi cho nhà tài trợ.

Vừa rồi là tất cả chia sẻ của work247.vn về việc xây dựng timeline truyền thông sự kiện, mong rằng qua bài viết vừa rồi các bạn có thể hiểu hơn về truyền thông nói chung cũng như timeline truyền thông sự kiện nói riêng.