Điểm mặt những phần mềm quản lý công việc hiệu quả nhất hiện nay

App chấm công online

1. Quản lý công việc có thực sự cần thiết hay không?

Trong quá trình làm việc, có những giai đoạn bạn sẽ cảm thấy rất “đau đầu” với cả tá công việc phải làm mỗi ngày. Đôi khi bạn còn phải tăng ca và mang cả công việc về nhà để tiếp tục làm. Hay có đôi khi bạn bắt buộc phải thức đến 2 - 3 giờ sáng để hoàn thành nốt báo cáo. Công việc quá tải khiến bạn không có thời gian cho chính bản thân và gia đình mình.

Vậy có bao giờ bạn tự hỏi rằng nguyên nhân của những điều trên là do đâu chưa? Do khối lượng công việc quá nhiều hay do bạn chưa biết cách để sắp xếp và quản lý công việc một cách hiệu quả?

Để giải quyết vấn đề này, bạn cần phải hiểu được quản lý công việc là gì. Quản lý công việc chính là cách bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên và quỹ thời gian dự kiến để hoàn thành những công việc đó. Nghe thì có vẻ khá đơn giản tuy nhiên không phải ai cũng đều có kỹ năng quản lý công việc tốt đâu nhé.

Kỹ năng quản lý công việc giúp cho các công việc hàng ngày được thực hiện một cách khoa học hơn, giúp cá nhân có thể làm chủ được quỹ thời gian, cũng giúp cải thiện tăng năng suất làm việc của chính bản thân. Bạn sẽ có thể hoàn thành công việc đúng hạn và không còn nỗi lo bị deadline “ dí sát đầu”.

Tham khảo: Giới thiệu những phần mềm KPI phổ biến nhất dành cho doanh nghiệp

2. Phần mềm quản lý công việc

2.1. Lợi ích của phần mềm quản lý công việc

Hiểu được tầm quan trọng của quản lý công việc, ngày nay có các nhà phát triển hay các công ty phần mềm đã xây dựng và cho ra mắt những phần mềm quản lý công việc rất hiệu quả. Hơn nữa nhưng phần mềm này còn liên tục được hoàn thiện và có thể hỗ trợ người sử dụng rất hiệu quả nhằm quản lý công việc một cách khoa học.

Sau đây chúng ta hãy cùng điểm qua những lợi ích tuyệt vời mà các phần mềm quản lý công việc có thể mang lại cho mỗi cá nhân nhé!

2.1.1. Nâng cao hiệu suất và hiệu quả công việc

Các phần mềm quản lý công việc đều có chức năng hỗ trợ người dùng tạo các đầu mục công việc, trong đó có thể thêm vào nhiều chi tiết bao gồm thời gian, địa điểm, tài liệu và các lưu ý cần thiết khác.

Bên cạnh đó, người quản lý cũng có thể phân chia các đầu việc dành cho nhân viên dưới quyền. Nhân viên cũng có thể tìm kiếm các tài liệu tham khảo, chi tiết công việc, hay thậm chí còn có cả quy trình làm việc và định hướng công việc cụ thể.

2.1.2. Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên

Một trong những bí quyết quản lý công việc hiệu quả đó là hãy sắp xếp công việc theo mức độ quan trọng và thứ tự ưu tiên. Như vậy sẽ giúp bạn tiết kiệm được thời gian và nâng cao độ hiệu quả trong công việc, bởi lẽ sẽ có những công việc bạn cần phải xử lý ngay để tạo tiền đề cho những công việc khác sau đó.

Phần mềm quản lý công việc sẽ giúp bạn quản lý danh mục các công việc cần thực hiện, bạn cũng có thể chủ động sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên để khi nhìn lại bạn sẽ biết được tiếp theo mình cần làm gì. Điều này giúp bạn tránh được sự hoang mang khi đang thực hiện dang dở một công việc dang dở nhưng bắt buộc phải “quay xe” để thực hiện một công việc khác.

2.1.3. Tự động nhắc nhở

Thông thường các phần mềm quản lý công việc sẽ được liên kết với điện thoại và email cá nhân của người dùng, bởi vậy bạn có thể nhận được thông báo về những cập nhật công việc mới nhất. Bạn cũng có thể cài đặt một số ứng dụng quản lý công việc trên điện thoại. Một số phần mềm còn có thể “học tập” thói quen làm việc của bạn, theo dõi thời gian và nhắc nhở bạn cần phải hoàn thành công việc trước khi đến deadline.

2.1.4. Theo dõi tiến độ công việc và báo cáo kết quả

Nhiều phần mềm quản lý công việc sẽ tự động ghi nhận thời gian bạn bắt đầu nhận đầu việc và thời gian bạn kết thúc công việc để tạo bảng thống kê về tiến độ công việc cũng như tốc độ hoàn thành công việc cả bạn. Sau khi phân tích những thống kê này bạn có thể rút ra được kinh nghiệm hay bài học để nhằm nâng cao hiệu suất công việc và khắc phục những vấn đề ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc của bản thân.

2.2. Một số phần mềm quản lý công việc tốt nhất hiện nay

Sau khi tìm hiểu xong lợi ích của các phần mềm quản lý công việc thì bạn đã cảm thấy mình cần có một phần mềm quản lý công việc hay chưa? Cùng tham khảo một số phần mềm quản lý công việc tốt nhất hiện nay ngay sau đây nhé!sđ

2.2.1. Phần mềm quản lý dự án Tredoll

Tredoll là một phần mềm giúp quản lý dự án một cách rất hiệu quả. Phần mềm này có thể giúp những người quản lý dự án phân chia công việc cho các thành viên trong một nhóm theo từng đầu mục công việc.

Tredoll cũng có thể ghi nhận dữ liệu về tình trạng của các đầu việc và tiến độ hoàn thành công việc của mỗi cá nhân. Ngoài ra các thành viên trong nhóm cũng có thể thông qua phần mềm này để tương tác và yêu cầu sự giúp đỡ từ những thành viên khác.

Giao diện của phần mềm cũng được thiết kế theo hướng tối giản hóa, dễ sử dụng, dễ thao tác.

2.2.2. Phần mềm Microsoft Planner

Chắc hẳn chúng ta không còn xa lại gì với cái tên Microsoft – cái tên cung cấp hầu hết những tiện ích dành cho giới nhân viên văn phòng. Hãng này cũng đã ra mắt trên thị trường thêm một công cụ nữa dành cho giới văn phòng và cụ thể là những người quản lý dự án. Đó chính là Microsoft Planner.

Phần mềm Microsoft Planner được xây dựng dành cho các nhóm dự án. Thành viên trong nhóm có thể tổ sắp xếp công việc, theo dõi tiến độ công việc. Không chỉ vậy, các thành viên còn có thể chia sẻ dữ liệu công việc với nhau và thậm chí là chat video và nhiều tính năng khác nữa.

Ngoài ra, do đến từ chính Microsoft nên phần mềm này còn có thể tích hợp với các phần mềm văn phòng khác do tập đoàn này phát triển.

2.2.3. Phần mềm quản lý công việc cá nhân Due

Due được giới thiệu là một giải pháp quản lý công việc cá nhân thông minh và rất hiệu quả. Tất cả những gì bạn cần làm là nhập vào dữ liệu về các công việc của mình và Due sẽ nhắc nhở bạn hoàn thành những công việc này.

Bên cạnh đó phần mềm này cũng sẽ tự động đưa ra những đánh giá về mức độ hoàn thành công việc của bạn dựa trên tiến  độ công việc đã được đặt ra từ đầu. Thông qua những đánh giá này bạn sẽ biết bản thân cần cải thiện điều gì và có phương án điều chỉnh phù hợp.

Như vậy, qua bài viết tin chắc bạn đã hiểu được tầm quan trọng của thao tác quản công việc cũng như lợi ích tuyệt vời của các phần mềm quản lý công việc. Làm việc một cách có tổ chức và khoa học sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và cải thiện hiệu suất công việc. Mỗi phần mềm đều sẽ có những ưu điểm và nhược điểm riêng, đồng thời cũng sở hữu những đặc điểm phù hợp với mục đích sử dụng không hoàn toàn giống nhau.