Hướng dẫn tạo bảng chấm công quán cafe chuyên nghiệp

Việc làm bán thời gian

1. Bảng chấm công quán cafe có chức năng gì?

Tương tự với nhiều cơ sở kinh doanh, bảng chấm công là công cụ giúp người quản lý theo dõi được thời gian làm việc của nhân viên, qua đó có thể tính lương cho nhân viên một cách chính xác và thỏa đáng.

Thêm nữa, bảng chấm công quán cafe có tác dụng và ảnh hưởng lớn đến cơ sở kinh doanh. Nguyên nhân là do quán cafe thường sẽ có nhiều nhân viên làm theo ca, chứ không có nhiều nhân viên full time. Thời gian làm việc của họ linh hoạt đồng nghĩa với việc quản lý nhân sự phải có trách nhiệm theo dõi kỹ càng hơn, xem nhân viên đi làm vào buổi nào trong ngày, bao nhiêu buổi một tuần,...

Vậy bảng chấm công quán cafe phải có yêu cầu gì về tính chất cũng như nội dung?

Xem thêm: Làm part time là gì? Lý do sinh viên nên làm công việc part time

2. Bảng chấm công quán cafe được hình thành thế nào?

Để có được một bảng chấm công quán cafe hoàn chỉnh, các bạn cần nắm rõ về điều kiện cũng như các dữ liệu quan trọng của nó.

2.1. Điều kiện thiết lập bảng chấm công quán cafe

Trước tiên, vì mục đích của bảng này sinh ra là để giúp quản lý công việc cũng như tính công cho nhân viên, nên vấn đề này phải được kiểm soát bởi bộ phận nhân sự, kết hợp với nhân viên kế toán của cơ sở. Vấn đề này đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối, đảm bảo có sự xác thực giữa hai bên. Từ đó, khi tính lương vào cuối tháng thì sẽ không xảy ra vướng mắc, hay thiệt thòi, bất công cho nhân viên cũng như chủ.

Về tổng thể, bảng chấm công quán cafe sẽ cần chú trọng xem nhân viên làm việc toàn thời gian hay bán thời gian. Sau đó, xét đến vấn đề chuyên cần, xem nhân viên có đi đầy đủ không, có làm tăng ca không. Toàn bộ dữ liệu sẽ đều được thể hiện chung trên bảng chấm công quán cafe để dễ dàng kiểm soát và theo dõi.

Một điều kiện tiên quyết đó chính là người quản lý cần thành thạo công cụ kỹ thuật để hỗ trợ chấm công, cụ thể ở đây sẽ là phần mềm Excel. Đây là kỹ năng tin học văn phòng tuy cơ bản nhưng lại cực kỳ hữu dụng và có độ chính xác cực cao. Ngoài việc để điền thông tin thì phần mềm còn có khả năng tính toán những vấn đề như ngày công, tiền lương,... tùy theo cài đặt của nhân viên kế toán.

Xem thêm: Thông tin và cách sử dụng máy chấm công abrivision

2.2. Nội dung chi tiết trong bảng chấm công quán cafe

Trước khi tạo dựng bảng chấm công quán cafe, các bạn cần nắm bắt những quy định về thời gian làm việc hay quy tắc tính lương của quán. Phần lớn nhân viên làm ở cafe thì sẽ đi làm theo ca, mỗi ca kéo dài khoảng 4 đến 6 tiếng, và mỗi ngày sẽ được chia thành 3 ca. Do đây là ngành dịch vụ về ăn uống, nên thời gian hoạt động sẽ khá dài, cũng như nhân viên cũng khó có thể đáp ứng về thời gian như các việc làm hành chính.

Thêm nữa, những đối tượng đi làm phần đông sẽ là sinh viên đang đi học, nên lịch làm còn bị phụ thuộc vào lịch trên trường. Tức là các nhân viên có thể sẽ không cố định làm buổi nào, ngày nào trong tuần. Khi đó, họ sẽ phải đăng ký lịch làm với quản lý từ đầu tuần, hoặc có vấn đề đột xuất thì phải thương lượng với các bạn khác để đổi lịch, rồi thông báo lại để sửa bảng chấm công. Sự lựa chọn ngày, giờ đi làm thường sẽ là do nhân viên chủ động thực hiện, tuy nhiên cũng cần phải tuân theo quy tắc làm việc, và có giám sát của quản lý.

Tiếp đến, bảng chấm công quán cafe sẽ cần có những dữ liệu sau:

- Thời gian chi tiết đối với từng ngày trong tháng

- Ca làm việc chọn làm trong ngày. Mục này là để giúp đối chiếu với mục trên, do mỗi ca làm việc trong ngày đôi khi được quy định với khoảng thời gian khác nhau, ví dụ như ca sáng thì 4 tiếng, ca chiều lại 5 tiếng. Sự dôi thời gian cũng thể hiện rằng nhân viên đã làm việc tăng ca.

- Tổng số giờ hoặc buổi làm việc trong cả tháng

- Tổng thời gian làm thêm

Ngoài những vấn đề liệt kê thì còn nhiều thứ nữa như số ngày nghỉ phép, ngày phạt vì đăng ký nhưng không đi làm, lỗi mắc phải và bị trừ lương theo quy định,... Những mục này là hoàn toàn tùy chọn theo yêu cầu của cơ sở kinh doanh chứ không hoàn toàn bắt buộc trong bất kỳ bảng chấm công quán cafe nào cả.

cv online đẹp

3. Trình bày bảng chấm công quán cafe thế nào?

Như các bạn có thể thấy ở phía trên, số lượng dữ liệu trong bảng chấm công quán cafe được liệt kê là tương đối lớn. Đồng thời, chúng cũng khá quan trọng và cần thiết. Vậy phải làm thế nào để đưa hết những mục này vào một bảng Excel mà trông vẫn thật rõ ràng và logic?

Excel bản chất là tài liệu theo dạng bảng, sinh ra là để phục vụ cho công tác thống kê. Tuy nhiên, với số lượng tiêu đề như trên, nếu trình bày kém khoa học thì khi làm việc và xử lý số liệu sẽ cực kỳ dễ sai sót. Đặc biệt, đối với những bạn nhân viên kế toán mới vào nghề, thì cần nắm vững nghiệp vụ, cũng như có thể tham khảo qua hướng dẫn dưới đây để lập được bảng chấm công quán cafe hoàn chỉnh.

Một cách sắp xếp các dữ liệu hiệu quả và được sử dụng phổ biến, áp dụng cho từng nhân viên như sau:

- 3 dòng đầu tiên xếp tương ứng cho 3 ca từ sáng đến tối thông thường của quán cafe. Mục đích là để biết được nhân viên làm việc ca nào trong ngày.

- Thường thì bảng chấm công từng tháng sẽ thay đổi, nên các bạn hãy chia các cột theo từng ngày trong tháng. Tức là liệt kê từ ngày 1 đến 31 (tùy tháng có bao nhiêu ngày), rồi để nhân viên tích xem đã làm những ngày nào.

- Tiếp theo là đến các cột cho những mục như số ngày nghỉ có phép, không phép, rồi hơn nữa có thể thêm là số lỗi mắc phải trong tháng đi làm để quy ra số tiền lương bị trừ.

- Mục không thể thiếu sẽ là cột ghi tổng cộng số buổi hoặc số giờ đã làm việc, và cột ghi lương sau khi quy đổi. Có đầy đủ những thông tin này, thì sau khi in ra, nhân viên sẽ đối chiếu xem đã chuẩn về thời gian đi làm, cũng như lương quy đổi hay chưa.

Sau khi trình bày các mục trong bảng chấm công quán cafe một cách hợp lý, các bạn cần áp dụng chuyên môn, nghiệp vụ kế toán để tối ưu chức năng của Excel. Tức là, bạn có thể dùng các công thức, để Excel tính tổng số buổi nhân viên đi làm, quy đổi giá tiền của lỗi, và cuối cùng chốt hạ là tính lương mà nhân viên nhận được.

Qua bài viết này, work247.vn đã mang đến cẩm nang tạo lập bảng chấm công quán cafe vô cùng hữu ích cho các bạn. Ngoài những hướng dẫn bên trên, những nhân viên kế toán chưa có kinh nghiệm hoàn toàn có thể tham khảo các mẫu chấm công cực kỳ chuyên nghiệp ở dưới đây nhé!

mau-bang-cham-cong.xls 

Bảng chấm công 2020 (1).xls