Tôi luyện kỹ năng tổ chức công việc để trở nên thành công

Việc làm quản lý điều hành

1. Khám phá kỹ năng tổ chức công việc

Tổ chức, triển khai công việc là một trong những trách nhiệm không thể thiếu của một người lãnh đạo hay quản lý. Nhân viên cấp dưới càng đông, thì quá trình quản lý, phân công việc làm càng cần được đảm bảo chỉn chu và hiệu quả.

Nhân viên của bạn có cảm thấy hài lòng với công việc hay không, phần lớn cũng như vào sự công bằng và minh bạch trong nhiệm vụ, vai trò của họ. Bên cạnh đó, sử dụng kỹ năng tổ chức công việc để phân chia các đầu việc một cách cụ thể, chi tiết sẽ giúp nhân viên giảm thiểu áp lực, biết mình nên làm gì và không bị rơi vào cảm giác căng thẳng.

Đầu tiên, người quản lý cần nhận định chính xác trách nhiệm và vai trò đối với các công việc. Sau đó, người quản lý cũng cần ra dấu hiệu cho nhân viên cấp dưới biết họ nên làm gì, cũng như cách thức để hoàn thiện và thực hiện nhiệm vụ đó. Ngoài ra, trên cương vị cấp trên, bạn cũng nên thể hiện những kỳ vọng đối với kết quả công việc để nhân viên biết.

Xem thêm: HR Manager là gì? Phát triển sự nghiệp với nghề quản lý nhân sự

2. Tại sao kỹ năng tổ chức công việc lại quan trọng?

2.1. Duy trì và nâng cao hiệu suất công việc

Một trong những ích lợi lớn nhất mà kỹ năng này mang đến cho bạn chính là chúng đảm bảo được chất lượng công việc. Khi công việc được tổ chức và triển khai một cách rõ ràng, hợp lý thì tất cả sẽ được diễn ra đúng quy trình và tiến độ, hoặc tối thiểu là hạn chế được những sai lầm. Những ai được phân công rõ ràng trong từng nhiệm vụ, nhiệm vụ đó lại tỷ lệ thuận với năng lực cá nhân thì họ đều có xu hướng làm việc tích cực, hăng say và hiệu quả hơn.

Nhân viên làm việc hiệu quả sẽ giúp cấp trên tiết kiệm được thời gian trong công đoạn kiểm tra, sửa lỗi và khắc phục. Đồng nghĩa là họ sẽ dành khoảng thời gian đó cho những nhiệm vụ lớn lao hơn.

Không chỉ vậy, kỹ năng này còn tạo một nền tảng, một cơ sở tương đối thuận lợi nhằm giúp nhân viên dễ dàng chia sẻ kinh nghiệm, dữ liệu và cả phương pháp làm việc với nhau. Từ đó, thúc đẩy quá trình teamwork trở lên hiệu quả hơn.

Xem thêm: Các kỹ năng cần thiết của nhà quản trị

2.2. Giúp các thành viên trong nhóm hiểu nhau hơn

Khi làm việc đội nhóm, ai trong chúng ta cũng nhận định được nên sở hữu kỹ năng nào, tận dụng kinh nghiệm gì và xác định được ai sẽ là người hỗ trợ mình trong quá trình hoàn thiện công việc. Khi trong nhóm đã có sự thấu hiểu mạnh mẽ về cả lợi thế và hạn chế của từng thành viên thì thường sẽ dẫn đến việc hiểu rõ trách nhiệm của cả tập thể và mỗi cá nhân như thế nào.

cv xin việc đơn giản

Đó chính là lý do cấp trên cũng sẽ thuận lợi hơn trong quá trình phân công công việc. Vì trên thực tế, họ đã biết nhân viên của mình có năng lực phù hợp với nhiệm vụ gì.

2.3. Phát triển kỹ năng lãnh đạo

Những người quản lý thường phải có tài ăn nói, tương tác để cấp dưới của mình nhận thức được những trách nhiệm gắn liền với họ. Khi đó, hãy nói chuyện thật cụ thể, rõ ràng, làm cách nào để thông tin đến tai nhân viên đảm bảo tính chính xác và dễ hiểu nhất có thể. Ngoài nói chuyện, những người quản lý cũng nên biết cách lắng nghe nhân viên của mình.

Bên cạnh đó, cấp trên thường có ảnh hưởng nhất định trong tâm trí của những nhân viên, đó là lý do bạn nên dành thời gian xây dựng hình ảnh, thúc đẩy động lực cho nhân viên của mình.

Xem thêm: Việc làm quản lý khu vực

2.4. Xây dựng mối quan hệ với các thành viên trong nhóm

Yếu tố mấu chốt trong kỹ năng tổ chức công việc là người quản lý cần duy trì trạng thái tốt đẹp trong mối quan hệ với nhân viên của mình. Những người lãnh đạo được nhân viên tin tưởng thì luôn được nhân viên thường xuyên tương tác về công việc, chẳng hạn như trong trường hợp họ chưa hiểu rõ nhiệm vụ và cách thức hoàn thiện nhiệm vụ,..

Ngoài sự tin tưởng, xây dựng tốt mối quan hệ trong bộ phận, phòng ban hay đơn giản chỉ là một nhóm nhỏ cũng sẽ giúp không khí hòa thuận và tương hỗ hơn. Mối quan hệ giữa quản lý và nhân viên tốt thì công việc lúc nào cũng trải qua suôn sẻ và ít gặp phải sự cố.

3. Làm thế nào để rèn luyện cho bản thân kỹ năng tổ chức công việc?

Kỹ năng tổ chức công việc không chỉ gắn liền với những người quản lý hay lãnh đạo. Chúng quan trọng với mỗi cá nhân nếu bạn thực sự muốn hoàn thiện bản thân mỗi ngày. Đừng làm việc thiếu khoa học và tổ chức, chúng là lý do chính khiến tâm trạng và hiệu suất làm việc của bạn mãi trì trệ. Nếu muốn rèn luyện kỹ năng này, hãy thử một vài mẹo được gợi ý sau đây.

3.1. Tổ chức trong tư duy

Tổ chức trong tư duy là ngay cả khi chưa hành động, nhận thức của bạn đã sẵn sàng cho mọi thứ sắp diễn ra. Hãy thử nghĩ xem, bây giờ chìa khóa xe của bạn đang nằm ở vị trí nào, bạn có buổi hẹn hay lịch gặp khách hàng nào vào chiều nay hay không? Hay đơn giản, bạn có nhớ những mốc ngày quan trọng trong cuộc đời của bạn không?

Nếu mơ màng về câu trả lời, có thể bạn không sở hữu một óc tổ chức tốt. Do đó, để rèn luyện óc tổ chức, hãy cố gắng ghi chép ra những nhiệm vụ, công việc cần phải thực hiện trong ngày. Bên cạnh đó, bạn cũng nên bố trí một nơi làm việc mà trong đó, tất cả dụng cụ, vật dụng đều gắn liền với một công dụng hay mục đích nào đó. Khi mọi đồ dùng được sắp xếp gọn gàng theo quy củ, việc tìm kiếm cũng sẽ dễ dàng hơn.

3.2. Sắp xếp tài liệu trong thiết bị

Ngày nay, công nghệ hiện đại cho phép chúng ta làm việc và chung sống với những thiết bị hàng ngày. Đặc biệt là chiếc máy tính. Công việc không chỉ được sắp xếp gọn gàng ở không gian đời thực, chúng còn nên được áp dụng ở chính thiết bị làm việc của bạn.

Thử nhìn vào đống lộn xộn trên máy tính của bạn, bạn cảm thấy khó khăn trong việc tìm kiếm một tài liệu hay một file công việc nào đó. Lời khuyên dành cho bạn là tổ chức các tệp hay thư mục theo sơ đồ hình cây. Đó là một phương pháp tổ chức rất hiệu quả. Trong thư mục lớn lại có những thư mục nhỏ, trong thư mục nhỏ lại phân thành những tệp nhỏ hơn.

Thông tin dữ liệu được sắp xếp khao học sẽ tiết kiệm cho chúng ta rất nhiều thời gian trong quá trình tìm kiếm.

3.3. F5 không gian hoặc bàn làm việc

Không gian hay bàn làm việc đều là những nhân tố quan trọng tác động đến hiệu quả công việc và mức độ hoàn thành các nhiệm vụ của bạn. Tốt nhất, không gian và bàn làm việc của bạn nên giảm thiếu tối đa số lượng đồ dùng, tài liệu và tất cả những gì cần thiết nên được bố trí một cách gọn gàng nhất.

Có khá nhiều người có thói quen để bàn làm việc cá nhân chất đầy những thứ không cần thiết, mọi thứ lộn xộn, ngổn ngang và trông thật cẩu thả. Tất cả nhìn có vẻ đơn giản, nhưng chúng có thể ảnh hưởng đến tâm trạng làm việc của bạn.

3.4. Bố trí công việc theo thứ tự ưu tiên

Nếu công việc của bạn có khối lượng lớn, bạn không biết bắt đầu từ đâu, thì tốt nhất hãy học cách sắp xếp tất cả theo thứ tự ưu tiên giảm dần. Sử dụng những cách thức như sau:

- Thứ nhất, đánh số để phân loại các nhiệm vụ thành các nhóm: (1) Ưu tiên, (2) Bình thường và (3) Không ưu tiên.

- Thứ hai, đánh dấu các nhiệm vụ bằng những màu mực khác nhau. Chẳng hạn như nhiệm vụ ưu tiên thì sử dụng màu mực đỏ, nhiệm vụ bình thường thì sử dụng mực màu xanh và nhiệm vụ không ưu tiên thì sử dụng màu mực đen.

- Thứ ba, tài liệu, giấy tờ cũng nên được sắp xếp ở những túi đựng có màu khác nhau. Trong quá trình tìm tài liệu để phục vụ công việc hoặc báo cáo cấp trên, bạn có thể dễ dàng nhận biết.

- Thứ tư, sử dụng giải pháp sơ đồ găng để chốt thời điểm hoàn thành các nhiệm vụ. Chẳng hạn như thứ sáu mỗi tuần là mốc thời gian mà bạn nên kiểm tra, đánh giá lại toàn bộ những nhiệm vụ và tài liệu đã thực hiện trong tuần.

3.5. Biết nói không và học cách không lạm dụng công nghệ

Người làm việc hiệu quả và người có kỹ năng tổ chức công việc là người biết nói không, hay biết cách từ chối với những gì quá tầm với hoặc vượt quá khả năng cho phép. Đừng ôm đồm thêm nhiệm vụ nếu số lượng nhiệm vụ hiện tại bạn vẫn chưa thực hiện xong. Thậm chí ngay cả khi cấp trên giao thêm công việc, bạn cũng hãy tinh tế, trình bày nguyên nhân và từ chối chúng. Năng lực của một người thể hiện ở chất lượng công việc chứ không nằm ở số lượng bao nhiêu.

Bên cạnh đó, hãy học cách không lạm dụng quá nhiều vào công nghệ. Mặc dù không thể phủ nhận công nghệ đem đến sự tiện ích cho mỗi người nhưng chúng cũng là cái bẫy lớn giết chết thời gian của bạn. Đừng làm việc rồi cứ thi thoảng đọc báo, xem tin tức, hay chat với bạn bè nhé.

Xem thêm: Cách viết các kỹ năng trong CV

3.6. Nhận định được nhiệm vụ nào là quan trọng

Nếu là một người lãnh đạo nhóm, yếu tố này rất cần được quan tâm. Là một người lãnh đạo tài năng, bạn nên biết nhiệm vụ nào cần thiết và nhiệm vụ nào là mấu chốt. Hay bạn cũng phải có độ tinh tế và hiểu biết để nhận định, dự báo những nhiệm vụ có thể dễ gây sai sót. Kỹ năng tổ chức công việc giúp bạn chủ động hơn rất nhiều trong công việc.

Bất kể bạn là ai, hãy rèn luyện cho mình thật nhiều kỹ năng mềm, trong đó hãy đảm bảo vận dụng tốt kỹ năng tổ chức công việc bạn nhé.