Mô tả công việc Truyền Thông Nội Bộ

1. Truyền thông nội bộ là gì?

Truyền thông nội bộ vốn được biết đến là một phương thức kết nối con người không thể thiếu trong xã hội và thị trường kinh doanh. Nó có khả năng gắn kết doanh nghiệp với công chúng và thậm chí là gắn kết những người trong doanh nghiệp với nhau bằng thông qua kênh truyền thông nội bộ.

Đây là một công việc được xem là khá phổ biến trên toàn cầu, nó có mặt ở hầu hết các công ty, tập đoàn đặc biệt là những doanh nghiệp lớn. 

2. Vai trò của bộ phận Truyền thông nội bộ

Trên thế giới, vị trí Truyền thông nội bộ còn có tên riêng là Internal Communications. Hiểu một cách cụ thể thì công việc sẽ bao quanh các hoạt động truyền đạt thông tin, cập nhật tin tức giữa các thành viên, bộ phận, phòng ban trong cùng một doanh nghiệp. Mục đích chính của vị trí này là gây dựng, duy trì và củng cố mối quan hệ giữa các thành viên nhân sự với nhau, giữa các phòng ban, bộ phận với nhau, giữa nhân sự với sếp. 

Dựa trên định nghĩa này, có thể thấy rằng công tác truyền thông trong nội bộ rất cần thiết và quan trọng trong bất kỳ một doanh nghiệp, công ty, cơ quan nào bởi lẽ không có một công ty nào tồn tại được nếu thiếu đi sự gắn kết, mất kỷ luật chung của nhân sự. Nhìn chung, bản kế hoạch truyền thông nội bộ có ý nghĩa rất to lớn đối với các doanh nghiệp:

• Đoàn kết, gắn bó nhân sự, các phòng ban, bộ phận lại với nhau. Nếu kế hoạch truyền thông nội bộ đạt hiệu quả thì các doanh nghiệp sẽ vô cùng phát triển bởi có một trụ cột vững chắc bên trong
• Truyền tải thông điệp ý nghĩa và cập nhật thông tin cho nhân sự trong doanh nghiệp, mang thông điệp của các sếp, ban quản trị truyền đạt cho các thành viên bên dưới. Nếu plan truyền thông nội bộ không đạt được hiệu quả thì nhân viên sẽ không ý thức được tầm nhìn và chiến lược của doanh nghiệp

Công tác truyền thông nội bộ được thực hiện qua các phương tiện đa dạng như: mạng internet nội bộ (gồm mạng xã hội), phim tài liệu, truyền miệng, giấy thông báo, các phương tiện in ấn, các cuộc họp nội bộ,…

Tin tuyển dụng: Việc làm truyền thông nội bộ

3. Mô tả công việc nhân viên truyền thông nội bộ

Như đã nói ở trên, trách nhiệm của một nhân viên truyền thông nội bộ sẽ xung quanh mối quan hệ của nhân sự trong chính doanh nghiệp đó, bao gồm mối quan hệ làm việc và mối quan hệ đời sống. Đặc biệt nhấn mạnh nhấn đó chính là nhiệm vụ về truyền tải các thông tin trong giới hạn doanh nghiệp và các nhiệm vụ khác về xây dựng văn hóa nội bộ công ty theo kế hoạch của ban quản trị. Cụ thể đó là:

2.1. Cung cấp thông tin nội bộ

Chuyên viên truyền thông nội bộ đảm nhận các công việc chung liên quan đến việc cập nhật, cung cấp các thông tin cũng như quản lý các thông tin nội bộ, sau đó sử dụng các phương tiện truyền thông nội bộ tới các nhân viên trong doanh nghiệp như: lịch nghỉ Tết, lịch nhận lương, thay đổi về các quy chế, chính sách của doanh nghiệp, kế hoạch du lịch,…

Việc cung cấp và truyền tải các thông tin nội bộ giúp cho nhân viên nhận thức và ý thức được các quy định, quy chế và chính sách của doanh nghiệp, đảm bảo thống nhất một mục tiêu, quy định hoạt động, hướng đến việc xây dựng một cộng đồng doanh nghiệp, văn hóa doanh nghiệp thống nhất, ổn định để còn phát triển đi lên. Qua đó, việc giao tiếp của các nhân viên truyền thông nội bộ sẽ còn được đẩy mạnh hơn nữa. Bên cạnh đó, bộ phận chuyên viên truyền thông nội bộ xuất hiện cũng nhằm đảm bảo các bí mật nội bộ, thông tin truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp được an toàn và tránh lọt ra ngoài mà nhân viên vẫn có thể tiếp cận được tốt.

2.2. Tuyên truyền và định hướng, giáo dục

Một trong những những nhiệm vụ chính của các nhân viên truyền thông nội bộ đó là tuyên truyền, định hướng và giáo dục cho nhân viên, bộ phận khác trong doanh nghiệp. Việc tuyên truyền thông tin trong nội bộ đảm bảo rằng nhân viên nào cũng có cơ hội được tiếp cận và hưởng thụ công bằng như nhau. Tiếp đó, định hướng cho các nhân viên môi trường chính sách, quy chế doanh nghiệp và văn hóa doanh nghiệp ra sao, cần phải duy trì và phát triển thống nhất như thế nào.

Ngoài ra, các chuyên viên truyền thông nội bộ cũng có trách nhiệm truyền đạt các thông tin liên quan đến giáo dục, đào tạo cho nhân viên, các chính sách đào tạo nhân lực giỏi và một số các chính sách liên quan khác, đảm bảo phát triển một nhân lực giỏi, có năng lực để cạnh tranh trên thị trường nội địa nói riêng và thị trường quốc tế nói chung.

2.3. Xây dựng, duy trì và củng cố mối quan hệ doanh nghiệp

Việc truyền tải, cung cấp các thông tin, tin tức của các nhân viên truyền thông nội bộ giúp cho toàn bộ hệ thống nhân viên trong doanh nghiệp được tiếp cận thông tin như nhau, hiểu biết và hưởng thụ như nhau, đảm bảo tính công bằng, cạnh tranh lành mạnh và minh bạch. Một số chính sách như du lịch, văn hóa sự kiện, vui chơi,… của doanh nghiệp cũng giúp cho toàn bộ nhân viên gắn kết tình cảm đồng nghiệp, xây dựng và duy trì mối quan hệ mật thiết giữa các nhân viên với nhau thông qua việc lên kế hoạch các sự kiện, tổ chức vui chơi nội bộ cho nhân viên doanh nghiệp.

Đặc biệt hơn, việc có được các bộ phận chuyên viên truyền thông nội bộ sẽ giúp truyền tải chính sách, tầm nhìn của sếp tới nhân viên, giúp cho các nhân viên doanh nghiệp ý thức được trách nhiệm và nghĩa vụ của mình đối với việc đóng góp cho doanh nghiệp. Qua đó, tạo mối liên kết chặt chẽ giữa sếp và nhân viên.

2.4. Khích lệ, động viên và tạo môi trường cạnh tranh lành mạnh

Nhiệm vụ của các nhân viên truyền thông nội bộ còn phải tạo ra sự khích lệ, động viên và mang đến một môi trường cạnh tranh lành mạnh, tích cực cho các nhân viên doanh nghiệp thi đua nhau hơn nữa. Việc cung cấp, cập nhật thông tin về chính sách, quy định của doanh nghiệp mang đến cho các nhân viên hiểu biết và nỗ lực cạnh tranh nhau để đạt được năng suất tốt nhất có thể.

Việc ganh đua công bằng, minh bạch khiến cho môi trường doanh nghiệp ngày càng phát triển hơn nữa, từ đó vươn ra tầm quốc tế và đạt được mục tiêu thành công. Có thể nói, nhân viên truyền thông nội bộ cũng có trách nhiệm quản lý blog và các trang web nội bộ của doanh nghiệp để thực hiện thông báo và cập nhật các thông tin nội bộ được truyền từ phía trên xuống.

Xem thêm: Việc làm tổ chức sự kiện

2.5. Tổ chức các sự kiện thường niên của doanh nghiệp

Thứ năm không thể không nhắc đến đó chính là nhiệm vụ tổ chức các sự kiện thường niên của doanh nghiệp của vị trí bộ phận này. Các nhân viên truyền thông nội bộ sẽ cần lên kế hoạch, kịch bản chi tiết từ khâu chuẩn bị, các giai đoạn sự kiện để có một buổi tiệc chính hoàn hảo nhất. Thông thường các sự kiện thường niên này đã được cố định hằng năm cho nên nhân viên truyền thông nội bộ cần có ý tưởng và sự chuẩn bị trước ngày chính từ 1 - 2 tháng. Những sự kiện này sẽ không mang mục đích đối ngoại cho nên những người tham gia chỉ là nội bộ doanh nghiệp. Tuy nhiên trên thực tế nó vẫn là một cách để doanh nghiệp và bộ phần truyền thông nội bộ có thể quảng bá những hình ảnh đẹp của doanh nghiệp trong mắt các ứng viên và đối tác. 

Các bạn có thể tham khảo một mẫu mô tả công việc truyền thông nội bộ cụ thể dưới đây để có hình dung rõ nhất về 5 nhiệm vụ kể trên. 

 Mô tả công việc truyền thông nội bộ.doc

2.6. Thực hiện đánh giá hiệu quả và báo cáo kết quả

Nhiệm vụ cuối cùng của chuyên viên truyền thông nội bộ mà chúng tôi muốn nhắc đến chính là thực hiện đánh giá hiệu quả các hoạt động phát triển văn hóa nội bộ doanh nghiệp như: mức độ tham gia, tương tác của các nhân viên doanh nghiệp, không khí chung nội bộ, tỷ lệ sự hài lòng, những phản hồi tích cực và tiêu cực, lí do nhân sự nghỉ việc, lí do nhân sự không đạt hiệu quả năng suất công việc,… Việc này bộ phận nhân viên truyền thông nội bộ cần phải kết hợp với bộ phận hành chính – nhân sự để có thể đạt được hiệu quả đánh giá chính xác, chân thực nhất có thể.

Kế đó, các họ cần phải lập báo cáo đánh giá kết quả và báo lại cho các cấp quản lý có thẩm quyền, các cấp trên để có được các giải pháp khắc phục và duy trì thích hợp nhất.

Xem thêm: Mô tả công việc Giám đốc Truyền thông chuẩn không cần chỉnh

3. Tiêu chí tuyển dụng truyền thông nội bộ

Về trình độ chuyên môn

Ứng viên phải tốt nghiệp đại học, cao đẳng trở lên thuộc ngành Quản trị nhân lực hoặc Truyền thông, Marketing, hoặc các chuyên ngành tương tự lĩnh vực trên

Về kỹ năng truyền thông nội bộ 

Ứng viên cần có kĩ năng quản lý blog/trang web của doanh nghiệp, quản lý, sắp xếp và cập nhật tin tức, thông tin, kĩ năng giao tiếp, xây dựng và lên kế hoạch tổ chức sự kiện, kĩ năng làm việc nhóm, chịu áp lực công việc, kĩ năng sử dụng các phần mềm thiết kế, edit video, thiết kế,…

Về kinh nghiệm

Ứng viên ưu tiên tuyển dụng có kinh nghiệm thuộc ngành nghề lĩnh vực truyền thông nội bộ hoặc tương từ từ 1-3 năm, có kinh nghiệm quản lý các phương tiện đa truyền thông và thực hiện các dự án truyền thông

Về phẩm chất

Ứng viên phải nhanh nhẹn, hòa đồng, vui vẻ, nhiệt tình, đam mê, có trách nhiệm với công việc, có khả năng gắn kết người khác

Như vậy, công việc truyền thông nội bộ tuy không đòi hỏi quá nhiều chuyên môn nhưng cần có kỹ năng, kinh nghiệm, quy trình truyền thông nội bộ hợp lý, liên quan tới vị trí công việc thật tốt. Để có thể trở thành các chuyên viên truyền thông nội bộ chuyên nghiệp, các ứng viên của chúng tôi cần phải chuẩn bị trước hành trang công việc thật kĩ càng, đầy đủ kiến thức và kĩ năng xã hội.

4. Quyền lợi và mức lương dành cho vị trí truyền thông nội bộ

Đối với các nhân viên truyền thông nội bộ, mức lương được đánh giá là khá hấp dẫn, dao động tùy thuộc vào vị trí kinh nghiệm và năng lực của các ứng viên sau khi được nhận. Vì lẽ đó mà công việc còn có một ưu điểm đó là một lộ trình thăng tiến rõ ràng. Khởi điểm của công việc này sẽ từ vị trí tập sự lần lượt lên đến nhân viên, quản lý và giám đốc. Với con số lương bắt đầu từ khoảng 5.000.000đ cho đến trên 1000 USD một tháng. Ngoài ra, cơ chế tính lương của vị trí này còn dựa theo thời gian. Nghĩa là bạn làm việc càng lâu thì mức lương net cũng dần tăng lên. Thông thường sẽ là 6 tháng một lần tăng lương 5% lương cứng. 

Bên cạnh các chính sách về lương thưởng mà một chuyên viên truyen thong noi bo nhận được, thì các chính sách về đãi ngộ như bảo hiểm, lương tháng 13, chế độ du lịch, phúc lợi xã hội cũng vô cùng hấp dẫn. Cụ thể, vì là những người trực tiếp bắt tay thực hiện các hoạt động về nội bộ cho nên hầu hết các sự kiện lớn nhỏ, vui chơi, giải trí, dã ngoại nhân viên truyền thông nội bộ sẽ đều được tham gia. Điều này đã mang đến cho vị trí công việc 2 quyền lợi đó là: quyền lợi về giải trí và quyền lợi về làm việc tự do. Có lẽ chính vì thế mà công việc thêm hấp dẫn và thu hút nhiều ứng viên ứng tuyển hơn. 

Cùng với đó thì như đã đề cập ở trên, hầu hết vị trí truyền thông sẽ có ở những doanh nghiệp lớn cho nên môi trường làm việc của vị trí này sẽ vô cùng chuyên nghiệp và năng động. Không những thế tính chất công việc cũng có sự cạnh tranh cao tuy nhiên là trên phương diện lành mạnh, công bằng. Đây được coi trọng tiếng nói và các quyền công dân có được, được thăng tiến nếu có năng lực tốt và đào tạo chuyên nghiệp, nâng cao. Đây sẽ là cơ hội lớn cho để được phát triển, hoàn thiện bản thân và gây dựng các mối quan hệ xã hội chất lượng.

Trên đây là toàn bộ thông tin về vị trí công việc truyền thông nội bộ chi tiết và đầy đủ mới nhất. Các bạn có thể thông qua phần mô tả về công việc truyền thông nội bộ để chuẩn bị cho mình hành trang tuyển dụng tốt nhất, kỹ càng nhất. Nắm được những điều này chính là bí quyết giúp bạn bách chiến bách thắng. Chúc các bạn thành công trên con đường mình đã chọn nhé!

Tìm kiếm việc làm