[Nhật ký công việc] Ghi chép lại câu chuyện công việc hàng ngày

Tìm việc

1. Tìm hiểu nhật ký công việc là gì hiện nay?

Nhật ký công việc trong tiếng Anh được sử dụng với cụm từ là Work Diary. Nhật ký công việc hàng ngày là cách mà nhiều nhân viên thực hiện để ghi lại tất cả thời gian dành cho công việc trong ngày làm việc đó từ khi đến công ty làm việc cho đến khi kết thúc công việc một ngày.

Bạn có thể hiểu đơn giản là mẫu nhật ký công việc được một cá  hận ghi lại như lịch trình làm việc một ngày của họ gồm có số lượng các công việc cần thực hiện trong ngày, thời gian sử dụng cho các công việc đó phân bố như thế nào, nội dung cần thực hiện ra sao và kết quả sau khi công việc đó được giải quyết như thế nào. Không có có mẫu nhật ký công việc hàng ngày hàng giống nhau cho tất cả các ngành nghề, tùy thuộc vào công việc, vị trí làm việc và ngành nghề của mỗi cá nhân mà cách viết nhật ký công việc cũng có sự khác nhau.

Đối với những người thích sống theo kế hoạch cụ thể và muốn sắp xếp thời gian của mình một cách hợp lý để giải quyết toàn bộ các công việc trong ngày được giao tại công ty và hoàn thành công việc một cách tốt nhất thì việc ghi chép nhật ký công việc hàng ngày sẽ rất hiệu quả đối với những người sống có quy tắc và sống theo một thời gian biểu trong công việc được vạch ra rõ ràng.

Không chỉ có cá nhân viết nhật ký công việc mà đối với những người làm tại vị trí là thư ký cho quản lý, thư ký giám đốc, chủ tịch công ty sẽ cần phải thay họ lên kế hoạch về nhật ký công việc không chỉ trong ngày mà còn trong tuần, trong tháng để đảm bảo họ có thể nắm bắt tất cả các công việc và sắp xếp lịch trình cá nhân đáp ứng cuộc sống bận rộn một cách hiệu quả nhất.

Vậy bạn có muốn biết cụ thể và chi tiết những nội dung chính cần có trong một mẫu nhật ký công việc cần triển khai như thế nào hãy đọc phần tiếp theo của bài viết này để có được những thông tin bổ ích và Kỹ năng viết nhật ký công việc chuyên nghiệp, khoa học cho bản thân.

2. Những nội dung chính trong một mẫu nhật ký công việc bằng excel

Đối với nội dung chính không thể thiếu trong một mẫu nhật ký công việc hàng ngày, hoặc hàng tháng cần đảm bảo cung cấp và đề cập đầy đủ các thông tin như sau:

Thứ nhất, tên người thực hiện kế hoạch có thể là người lên bản kế hoạch đó hoặc cũng có thể là bản nhật ký công việc được người khác xây dựng cho và cụ thể ở đây là những người làm công tác trợ lý, thư ký.

Thứ hai, số thứ tự và tên các công việc thực hiện được xếp lần lượt theo thời gian. Lưu ý cho bạn đó chính là nên sắp xếp những công việc quan trọng trong nhật ký công việc lên đầu để dành thời gian ưu tiên giải quyết và thực hiện các công việc đó, rồi đến các công việc ít quan trọng hơn.

Thứ ba, đề cập đến khản thời gian dành để thực hiện các công việc được sắp xếp theo nhật ký công việc hàng ngày hoặc có thể hàng tuần hoặc hàng tháng. Với khoảng thời gian được đề ra, bạn cần giải quyết công việc trong khoảng thời gian đó để có thể chuyển hoạt động sang thực hiện các công việc khác.

Thứ tư, các công việc và hoạt động cần thực hiện trong công việc đó gồm những gì và như thế nào. Cách thức thực hiện sẽ giúp bạn hoàn thành công việc nhanh chóng và hiệu quả, không tốn thời gian và công sức bạn bỏ ra quá nhiều.

Thứ năm, đề cập đến kết quả bạn cần phải đạt được khi thực hiện công việc theo kế hoạch đã vạch ra.

Đó là những nội dung chính bạn cần phải đề cập trong một mẫu nhật ký công việc bằng excel, nhật ký này cũng chính là thời gian biểu giúp bạn quản lý công việc và hoàn thành toàn bộ những nhiệm vụ được giao với vị trí của mình theo ngày, theo tuần hoặc theo tháng, tạo sự phát triển tốt nhất cho bản thân trên con đường thăng tiến trong công việc.

Việc làm chăm sóc khách hàng

3. Bạn sẽ có lợi ích gì khi thực hiện việc tạo nhật ký công việc hàng ngày?

Rất nhiều người đã rời vào trường hợp dành quá nhiều thời gian trong ngày để thực hiện cho một công việc nào đó mà không hoàn thành hết được các công việc được giao, điều này khiến công việc và quá trình làm việc tạo kết quả kém, ảnh hưởng đến tiến độ của công việc và kết quả chung của toàn đội. Để không bị rơi vào trường hợp này thì cách tốt nhất bạn nên sử dụng đó chính là dụng đến sổ nhật ký công việc cho cá nhân bạn. Những lợi ích bạn nhận được còn hơn thế:

Thứ nhất, việc quản lý nhật ký công việc của bạn sẽ giúp bạn hoàn thành công việc được giao một cách hiệu quả, các kpi được giao hàng ngày, hàng tuần bạn thực hiện rất tốt bởi có một nhật ký thực hiện rất tốt.

Thứ hai, quản lý tốt về thời gian dành cho các công việc của bạn, để đảm bảo bạn không bị lãng phí thời gian quá nhiều cho một công việc nào đó mà bỏ quên các công việc còn lại.

Thứ ba, trong nhật ký công việc, các bạn thường sắp xếp các công việc quan trọng cần thực hiện lên trước, điều này giúp bạn có được kết quả công việc tốt. Đặc biệt hoàn thành trước đối với các công việc quan trọng và đúng với kế hoạch được giao.

Thứ tư, mẫu sổ nhật ký công việc hàng ngày sẽ giúp những bạn không biết cách quản lý về thời gian có được một cách sắp xếp khoa học nhất với công việc của mình để đảm bảo hoàn thành công việc một cách hiệu quả và đảm bảo chất lượng công việc được tốt nhất.

Thứ năm, đặc biệt với những người nhiều công việc cần thực hiện và đảm nhận vai trò ở nhiều vị trí công việc khác nhau thì cần phải có một nhật ký công việc chi tiết, cụ thể để đảm bảo cuộc sống hoạt động được suôn sẻ, không công việc nào bị ảnh hưởng và dành thời gian của mình cho công việc được tốt nhất.

Thứ sáu, những người biết cách tạo sổ nhật ký công việc và là những người biết cách quản lý công việc một cách hiệu quả. Đây sẽ là một bàn đạp giúp các bạn đi đến thành công trong công việc một cách nhanh chóng.

4. Quản lý công việc hiệu quả với phần mềm nhật ký công việc hàng ngày

Hiện nay trên thị trường có rất nhiều các phần mềm ghi nhật ký công việc hàng ngày, hỗ trợ con người quản lý tốt nhất quỹ thời gian của bạn thân dành cho công việc để đạt được hiệu quả công việc tốt nhất trong quá trình làm việc. 

Công nghệ thông tin phát triển và hỗ trợ con người về nhiều mảng hiện này trong công việc, trong đó các ứng dụng nhật ký công việc cũng được phát triển để hỗ trợ con người một cách hiệu quả nhất. Mỗi người một ngày chỉ có 24h trong đó dành 8h – 10h đồng hồ một ngày cho công việc, với khối lượng công việc rất nhiều, làm thế nào để quản lý tốt và hiệu quả đó chính là sự hỗ trợ tốt nhất quản lý nhật ký công việc thông qua các ứng dụng, phần mềm chuyên dụng.

Khi sử dụng các ứng dụng này bạn không nhất thiết phải có kỹ năng viết nhật ký công việc mà chỉ cần thực hiện việc khai báo theo hướng dẫn của phần mềm để giúp bạn quản lý được tốt nhất. Hiện nay thị trường có nhiều phần mềm quản lý nhật ký công việc khác nhau, tùy thuộc vào lĩnh vực công việc bạn đam làm và vị trí bạn đang đảm nhận để có thể lựa chọn một phần mềm quản lý nhật ký công việc phù hợp với bản thân.

Thông qua ứng dụng, bạn không chỉ có thể quản lý quỹ thời gian của mình dành cho công việc trong ngày mà còn có thể quản lý trong khoản thời gian dài hơn, theo tuần, theo tháng. Đặc biệt, ứng dụng trong một công ty để giúp quản lý công việc và hiệu quả công việc của nhân viên rất hữu ích.

Việc làm phát triển thị trường

5. Một số nhược điểm khi ứng dụng nhật ký công việc trong thực tế

Việc ghi chép nhật ký công việc rất có lợi, tuy nhiên bên cạnh đó cũng có một số các nhược điểm bạn có thể ít nhiều gặp phải trong thực tế như sau:

Một là, đối với những người làm việc trong một tập thể thì bản nhật ký công việc có thể là thước đo về hiệu quả công việc của các cá nhân điều này khiến nhiều người ghi chép không được trung thực.

Hai là, đây là một việc cần phải thường xuyên ghi chép lại lịch trình, các công việc thực hiện, hiệu quả công việc như thế nào với nhiều người khác phiên phức và mất thời gian không cần thiết.

Ba là, trong quá trình thực hiện nhật ký công việc không hoàn thành đúng với khoảng thời gian đã lên kế hoạch trước đó làm ảnh hướng đến các công việc về sau khiến kết quả công việc không được như mong muốn.

Bốn là, nhiều người khi thực hiện lên kế hoạch về nhật ký công việc thì thường làm vào cuối ngày khiến họ không nhỏ rõ được những công việc mà bản thân đã thực hiện bao gồm những gì và cụ thể ra sao.

Như vậy, bên cạnh những ưu điểm và mục đích cần dùng nhật ký công việc để có thể biết được hiệu quả công việc và đánh giá chất lượng công việc của mỗi cá nhân như thế nào thì nó cũng còn tồn tại những nhược điểm khiến nhiều người không muốn sử dụng nhật ký công việc này.

Qua những thông tin chia sẻ trong bài viết này về nhật ký công việc sẽ giúp bạn hiểu và biết được các để tạo nhật ký công việc chuyên nghiệp cần đảm bảo những nội dung như thế nào. Bên cạnh đó bạn còn có được những thông tin bổ ích liên quan đến vấn đề này hiện này trong cuộc sống. Với những với những chia sẻ này, có thể chưa đầy đủ, hãy để lại comment để cùng thảo luận nhé.